Verträge · Vorlagen und Dritte
Verträge anonymisieren, um sie wiederzuverwenden oder an Dritte weiterzugeben
Ein gut verhandelter Vertrag ist ein Wert: Er wird zur Vorlage für den nächsten Mandanten, dient als Beweismittel in einem anderen Verfahren, geht an einen Sachverständigen oder wird mit einem externen Tool geprüft. Jedes Mal nimmt er die Namen der Unterzeichner mit, ihre Ausweisnummern, Adressen, das Abbuchungskonto und den Stempel der E-Signatur-Plattform, der hochkant am Rand jeder Seite steht.
In Spanien werden die Pläne über unser Vertriebsteam abgeschlossen.
Anonimatum startet mit der Vorlage „Contract with side signature stamps“ (Vertrag mit seitlichen Signaturstempeln), die Unterzeichner auch in diesem gedrehten Randtext verbirgt, QR-Codes und Adressen entfernt und Gegenstand, Preis und Fristen sichtbar lässt. Eigene Muster für Steuernummern, Handelsregister- oder Kundennummern ergänzen die Erkennung von Namen, Adressen und IBANs.
Liegt der Vertrag in Word vor, wird er in Word anonymisiert: Eine .docx geht hinein und eine .docx kommt heraus, ohne Umweg über PDF und ohne Verlust von Formatvorlagen, Klauselnummerierung oder Feldern. So dient das Ergebnis direkt als bearbeitbare Vorlage für Ihr Team, und bevorzugt der Empfänger ein PDF, exportieren Sie es anschließend bereits bereinigt.
So wird aus einem unterschriebenen Vertrag eine saubere Vorlage
- 1
Vertrag hochladen, wie er ist
Die Arbeits-.docx oder das elektronisch signierte PDF mit seinem Randstempel. Auch ODT, wenn Sie mit OpenDocument arbeiten.
- 2
Vertragsvorlage anwenden
„Contract with side signature stamps“ aktiviert „GDPR anonymization“, „Addresses“ und „QR codes and digital signatures“ und lässt Gegenstand, Preis und Fristen aus der Auswahl heraus.
- 3
Ergänzen, was die Vorlage nicht kennt
Ein Wortset mit dem Handelsnamen des Kunden oder dem Projektnamen und ein gezeichneter Bereich über einer eingescannten handschriftlichen Unterschrift.
- 4
Prüfen und im selben Format herunterladen
Sie bestätigen jede Markierung in der Vorschau und laden Word-Datei oder PDF herunter, ohne Autoren-Metadaten.
Fiktives Dokument
Vorher und nachher: Gewerbemietvertrag
Fiktiver Vertrag, unterzeichnet über eine E-Signatur-Plattform, die am rechten Rand jeder Seite einen senkrechten Stempel einfügt.
Zwischen Herrn Thomas Vogel, wohnhaft Hauptstraße 7, 12345 Musterstadt, als VERMIETER,
und der Talblick Handels GmbH, Steuer-Nr. 00/000/00000, vertreten durch Frau Ines Moritz, als MIETERIN.
§ 1 Gegenstand: Vermietung einer Gewerbefläche von 120 m² zum Betrieb einer Gaststätte.
§ 2 Miete: 1.400 € monatlich, jährlich angepasst nach dem vereinbarten Index.
§ 3 Laufzeit: fünf Jahre, stillschweigende Verlängerung um je ein Jahr, sofern nicht mit drei Monaten Frist gekündigt wird.
Die Miete wird per Lastschrift vom Konto DE00 0000 0000 0000 0000 00 eingezogen.
Rand: Elektronisch signiert von THOMAS VOGEL · INES MORITZ · Prüfcode A1B2C3D4E5
Zwischen (geschwärzt), wohnhaft (geschwärzt), als VERMIETER,
und der (geschwärzt), Steuer-Nr. (geschwärzt), vertreten durch (geschwärzt), als MIETERIN.
§ 1 Gegenstand: Vermietung einer Gewerbefläche von 120 m² zum Betrieb einer Gaststätte.
§ 2 Miete: 1.400 € monatlich, jährlich angepasst nach dem vereinbarten Index.
§ 3 Laufzeit: fünf Jahre, stillschweigende Verlängerung um je ein Jahr, sofern nicht mit drei Monaten Frist gekündigt wird.
Die Miete wird per Lastschrift vom Konto (geschwärzt) eingezogen.
Rand: Elektronisch signiert von (geschwärzt) · (geschwärzt) · Prüfcode (geschwärzt)
Gegenstand, Miete und Laufzeit bleiben erhalten, weil genau sie den Vertrag als Vorlage oder Marktreferenz nützlich machen.
Details, die beim Anonymisieren von Verträgen oft durchrutschen
Der senkrechte Stempel am Rand
E-Signatur-Plattformen wiederholen die Namen der Unterzeichner als gedrehten Text auf jeder Seite. Die Vorlage behandelt ihn wie waagerechten Text, und genau dort versagt die Prüfung mit bloßem Auge.
Vertreter und Bevollmächtigte
Ein Unternehmen ist kein personenbezogenes Datum, sein Geschäftsführer schon. Die KI erkennt die Person, die für das Unternehmen unterschreibt, und Sie entscheiden, ob der Firmenname über ein Wortset verborgen wird.
Konten und Bankverbindungen
Die IBAN des Lastschriftkontos wird erkannt; steht sie in Ihren Verträgen in ungewöhnlichen Blöcken oder direkt am Klauseltext, ergänzen Sie ein eigenes Muster für genau dieses Format.
Pseudonyme für die Fallarbeit
Geht der Vertrag an einen Gutachter oder zur Prüfung und brauchen Sie später die echten Namen zurück, ersetzt die Pseudonymisierung die Parteien durch konsistente Namen, und die Zuordnungstabelle macht es rückgängig.
Häufige Fragen zum Anonymisieren von Verträgen
Behält die anonymisierte Word-Datei ihre Formatierung?
Ja. Word, Excel und PowerPoint werden im Originalformat verarbeitet und im selben Format heruntergeladen, ohne Umwandlung in PDF. Formatvorlagen und Klauselnummerierung bleiben erhalten.
Kann der Name meines eigenen Unternehmens sichtbar bleiben?
Ja. Setzen Sie ihn auf die Whitelist der Vorlage, dann bleibt er in jedem Vertrag sichtbar, während die Daten der Gegenpartei verborgen werden.
Und wenn ich auch den Preis verbergen möchte?
Aktivieren Sie die Erkennung von Beträgen oder markieren Sie die Zahl bei der Prüfung. Die Vorlage lässt den Preis standardmäßig sichtbar, wie bei Mustern und veröffentlichten Verträgen üblich, Sie können aber eine eigene Variante speichern.
Funktioniert es mit gescannten, handschriftlich unterschriebenen Verträgen?
Ja. Die OCR liest die gescannten Seiten, und die Unterschrift wird mit einem gezeichneten Bereich oder einem auf jeder Seite wiederholten Formmuster abgedeckt.
Kann ich einen ganzen Datenraum verarbeiten?
Ja. Laden Sie ein ZIP mit den Verträgen hoch, wenden Sie auf dem Server dieselbe Vorlage auf den ganzen Stapel an und laden Sie ein ZIP mit den Ergebnissen in ihren Originalformaten herunter.
Machen Sie aus unterschriebenen Verträgen saubere Vorlagen
In einer geführten Demo zeigen wir Ihnen die Vertragsvorlage an Ihren eigenen Dokumenten, Randstempel inklusive.
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