Öffentlicher Sektor · Transparenz · Lokale KI in der EU
Dokumentenanonymisierung für Kommunen
Anonymisieren Sie Protokolle, Beschlüsse und Akten vor der Veröffentlichung im Transparenzportal. Lokale KI in der Europäischen Union, keine externen LLM-APIs, im Einklang mit DSGVO und Datenminimierung.
Transparenz, ohne personenbezogene Daten preiszugeben
Kommunen veröffentlichen Sitzungsprotokolle, Beschlüsse, Bußgeldbescheide, Genehmigungen und Unterlagen der Sozialdienste. Jede Akte kann Ausweisnummern, Adressen, Unterschriften oder Hinweise auf Bürgerinnen, Bürger und Beschäftigte enthalten. Die manuelle Prüfung vor dem Transparenzportal kostet Stunden und vervielfacht das Fehlerrisiko.
Anonimatum erkennt und schwärzt personenbezogene Daten in PDFs und Office-Dokumenten mit lokaler KI auf Servern in der EU. Inhalte werden nicht an OpenAI, Google oder andere externe LLM-APIs gesendet. Sie prüfen die Vorschau, setzen Whitelists ein, wenn Mandatsträger oder andere Angaben sichtbar bleiben müssen, und veröffentlichen mit Augenmaß.
Politeia Soft betreibt das Produkt. Die Kommune bleibt Verantwortlicher: Die Plattform ermöglicht die technische Verarbeitung; Rechtsgrundlage und Veröffentlichungsverfahren legt Ihre Organisation fest.
Mehr dazu in unserem Praxisleitfaden 2026 zur Anonymisierung für Kommunen.
Anwendungsfälle in Kommunen
Typische Abläufe für Transparenz, Sekretariat, Datenschutzbeauftragte, Sozialdienste, Stadtplanung und Vergabe.
Sitzungsprotokolle
Erstellen Sie die veröffentlichungsfähige Fassung, indem Sie Hinweise auf natürliche Personen verbergen und sichtbar lassen, was nach Ihren Kriterien sichtbar bleiben muss (etwa Mandatsträger).
Beschlüsse und Verfügungen
Anonymisieren Sie identifizierende Daten, bevor Sie Beschlüsse und Verfügungen ins Transparenzportal oder an die elektronische Amtstafel hochladen.
Bußgeldverfahren
Reduzieren Sie personenbezogene Daten in Bußgeld- und Verwaltungsverfahren, wenn diese mit Schutzvorkehrungen geteilt oder veröffentlicht werden müssen.
Sozialdienste
Schützen Sie Pflegegutachten, Leistungsbescheide und sensible Akten mit menschlicher Prüfung vor jedem Austausch.
Stadtplanung
Baugenehmigungen, Planungsbeschlüsse und Akten mit Kataster- oder Eigentümerdaten, bereit für die Datenminimierung.
Öffentliche Vergabe
Leistungsbeschreibungen, Zuschläge und Bieterunterlagen: Anonymisieren Sie das Nötige, ohne erfundene Kennzahlen oder rechtliche Abkürzungen.
Was anonymisiert wird
Ausgehend von der Vorlage „Kommunaler Bescheid mit Zustellung und CSV“:
Name, Ausweisnummer und Kontaktdaten der betroffenen Person
KI-Option „DSGVO-Anonymisierung“ und das Muster [G] DNI / NIF bei Scans
Wohn- und Zustelladresse
KI-Option „Adressen“
Verifizierungscodes (CSV), QR-Codes und E-Signatur-Stempel
KI-Option „QR-Codes und digitale Signaturen“
Wiederkehrende Beteiligte (Unternehmen, Vereine)
Eigene Wortliste, die der Vorlage hinzugefügt wird
Was sichtbar bleiben muss: Beträge, Datumsangaben, Aktenzeichen und Amtsträger
Nicht ausgewählt oder in die Whitelist aufgenommen
Fiktives Dokument
Vorher und nachher: Bescheid des Bürgermeisters
Fiktiver Bußgeldbescheid (erfundene Namen, Ausweisnummer, Adresse, CSV und QR-Code) auf Englisch. Schwarze Schwärzung ohne Text, wie von der Vorlage erzeugt.
So wurde es gemacht
- Vorlage „Kommunaler Bescheid mit Zustellung und CSV“ (DSGVO-Anonymisierung, Adressen, QR-Codes und digitale Signaturen).
- Das Amt („Mayor“) bleibt sichtbar; der Name des Unterzeichners wird verborgen, sofern Sie ihn nicht auf die Whitelist setzen.
- Aktenzeichen, Datum, Verstoß und Betrag bleiben sichtbar.
Nachgestellte Abbildung auf Basis eines synthetischen PDFs: Sie gibt die Auswahl der genannten Optionen wieder und ist kein Screenshot der Engine.
Verwendete Vorlagen und Funktionen
Vorlage „Kommunaler Bescheid mit Zustellung und CSV“
Beträge, Datumsangaben, Aktenzeichen und Amtsträger bleiben sichtbar; betroffene Person, Zustellvermerk, CSV, QR-Code und Stempel werden verborgen.
Vorlage „Vertrag mit seitlichen Unterschriftsstempeln“
Für Vergabeverfahren: verbirgt Unterzeichner und Adressen, Gegenstand, Preis und Fristen bleiben erhalten.
Vorlage „Audit report (ENS, ISO)“
Auditberichte ohne personenbezogene Daten und mit sichtbaren Datumsangaben veröffentlichen.
Whitelist und umgekehrte Anonymisierung
Mandatsträger oder die unterzeichnende Stelle bleiben sichtbar.
Stapel und OCR
Den wöchentlichen Stapel an Erlassen verarbeiten – Scans inklusive.
Typischerweise anwendbare Vorschriften
- DSGVO und Landesdatenschutzgesetze
- Datenminimierung: Nur die für den Zweck erforderlichen personenbezogenen Daten veröffentlichen. Für Kommunen gelten neben der DSGVO in der Regel das Datenschutzgesetz ihres Landes und die kommunalrechtlichen Regeln zur Öffentlichkeit von Sitzungen.
- Informationsfreiheits- und Transparenzgesetze
- Das IFG des Bundes und die Gesetze der Länder wägen Informationszugang und Datenschutz ab; der teilweise Zugang mit geschwärzten Angaben über Dritte ist ausdrücklich vorgesehen, etwa in § 7 Abs. 2 IFG.
- Spanisches Nationales Sicherheitsschema (ENS)
- Politeia Soft verfügt über eine ENS-Zertifizierung der Kategorie Mittel, deren Geltungsbereich Anonimatum umfasst.
- Hinweis
- Nur zur Orientierung, keine Rechtsberatung. Was mit welcher Rechtsgrundlage veröffentlicht oder geteilt wird, entscheidet der Verantwortliche.
Warum lokale KI in der EU statt externer APIs
Dieselbe Produktbasis wie auf den übrigen Anonimatum-Seiten: Kontrolle über die Daten und Compliance im Betrieb.
Eigenes NLP in der EU
Anonymisierungs-Engine mit lokaler KI auf europäischer Infrastruktur. Keine Abhängigkeit von unkontrollierten externen LLM-APIs für Ihre Dokumentinhalte.
OCR für Scans
Gescannte PDFs und digitalisiertes Papier: OCR im Anonymisierungsablauf, wenn der Text nicht nativ vorliegt.
Stapel und Nachverfolgbarkeit
Verarbeiten Sie PDF- und ZIP-Sendungen auf dem Server, wenn Transparenzpflichten oder Aktenvolumen über eine einzelne Datei hinausgehen.
Muster und Wortlisten
Ergänzen Sie die KI mit Mustern, Wortlisten und Whitelists für wiederkehrende kommunale Dokumenttypen.
So funktioniert es
Dokument oder Stapel hochladen
PDF, Office oder ZIP. Protokolle, Beschlüsse oder ganze Sendungen – je nach Ihrem Ablauf.
Mit lokaler KI und Regeln erkennen
Lokale KI in der EU, Muster und Whitelists. Treffer vor dem Schwärzen in der Vorschau prüfen.
Prüfen und anpassen
Treffer ein- oder ausschließen. Mandatsträger oder andere Angaben, die sichtbar bleiben müssen, beibehalten.
Exportieren und veröffentlichen
Laden Sie die anonymisierte Fassung herunter und stellen Sie sie ins Transparenzportal oder Dokumentenmanagementsystem.
Compliance: DSGVO und Transparenz
Anonimatum hilft, identifizierende Daten vor dem Veröffentlichen oder Teilen zu minimieren. Es garantiert für sich allein keine Rechtskonformität: Die Abwägung zwischen Transparenz und Datenschutz bestimmen Ihr internes Verfahren und Ihre rechtliche Beurteilung.
- Verarbeitung mit lokaler KI in der Europäischen Union, ohne externe LLM-APIs für die zentrale Erkennungs-Engine.
- Die Kommune ist Verantwortlicher; Politeia Soft betreibt das technische Werkzeug Anonimatum.
- Whitelists und menschliche Prüfung, damit Sie nichts verbergen, was nach Vorschriften oder Ihren Richtlinien sichtbar bleiben muss.
Häufige Fragen von Kommunen
Wie anonymisieren wir Sitzungsprotokolle oder Erlasse vor der Veröffentlichung im Transparenzportal?
Laden Sie das PDF (oder einen Stapel) in Anonimatum hoch, prüfen Sie die Erkennung personenbezogener Daten in der Vorschau und exportieren Sie die anonymisierte Fassung vor der Veröffentlichung. Lokale KI, Muster und Whitelists (etwa für Mandatsträger) lassen sich kombinieren, damit nichts verborgen wird, was nach den Vorschriften sichtbar bleiben muss.
Deckt es sowohl die DSGVO als auch die Pflichten aus dem Transparenzgesetz ab?
Anonimatum ist ein technisches Werkzeug, das hilft, identifizierende Daten vor dem Veröffentlichen oder Teilen DSGVO-konform zu minimieren. Transparenzpflichten und die Abwägung mit dem Datenschutz werden in Ihrem internen Verfahren festgelegt; die Plattform ersetzt nicht die rechtliche Beurteilung der Kommune.
Können wir Whitelists für Mandatsträger oder andere Daten nutzen, die sichtbar bleiben müssen?
Ja. Mit Whitelists und dem umgekehrten Modus bleiben Namen oder Angaben sichtbar, die sichtbar bleiben müssen (etwa Mandatsträger in Protokollen), und der Rest wird anonymisiert. Die Konfiguration wird anhand repräsentativer Dokumente Ihrer Organisation validiert.
On-Premises oder SaaS in der Europäischen Union?
Anonimatum wird als SaaS angeboten – Verarbeitung und lokale KI auf Infrastruktur in der Europäischen Union, ohne Dokumente an externe LLM-APIs zu senden. Wenn Ihre Organisation Bereitstellungsmodelle vergleicht, lesen Sie unseren Leitfaden On-Premises vs. SaaS in der EU und klären Sie den konkreten Umfang mit Politeia Soft.
Lässt es sich in das Dokumentenmanagementsystem der Kommune integrieren?
In der Enterprise-Variante kann die REST-API das Einreichen von Dokumenten und das Abrufen der Ergebnisse aus internen Systemen steuern. Der Integrationsumfang wird mit Politeia Soft je nach DMS und Volumen vereinbart.
Wer ist der Verantwortliche für die Datenverarbeitung?
Die Kommune (bzw. die Stelle) ist Verantwortlicher. Politeia Soft betreibt Anonimatum als technisches Werkzeug; Rechtsgrundlage, internes Verfahren und Veröffentlichungsentscheidungen verbleiben bei Ihrer Organisation.
Kommunale Dokumente mit Anonimatum anonymisieren?
Nennen Sie uns Ihre Dokumenttypen (Protokolle, Beschlüsse, Stapel) – wir beraten Sie zu Demo und Angebot. Keine öffentlichen Preise: Jede Organisation hat einen anderen Umfang.