Sicherheit und Vertrauen

Ihre Dokumente: in der EU verarbeitet und unter Kontrolle

Wo Daten verarbeitet werden, was wie lange gespeichert wird, wie verschlüsselt wird und wer Zugriff hat. Alles, was Ihr Datenschutzbeauftragter üblicherweise fragt, auf einer Seite.

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Verarbeitung und KI in der EU
ENS (Spanien), Kategorie MITTEL
DSGVO-konform
Audit-Protokoll ohne personenbezogene Daten

Wo die Daten verarbeitet werden

Der Dienst läuft auf OVHcloud-Servern in Gravelines (Frankreich) und Warschau (Polen), innerhalb der Europäischen Union.
Die Erkennungs-KI ist eine Eigenentwicklung und läuft auf denselben Servern: Dokumente werden nicht an KI-Dienste Dritter gesendet.
Das Hosting ist mit keinen Übermittlungen in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verbunden.

ENS und DSGVO

Politeia Soft ist nach dem spanischen Nationalen Sicherheitsschema (ENS), Kategorie MITTEL zertifiziert (Zertifikat ENS-2026/0141, ausgestellt von AENOR). Gültig bis 1. Oktober 2028, mit 68 Maßnahmen und mittlerem Niveau bei Vertraulichkeit, Integrität, Nachvollziehbarkeit, Authentizität und Verfügbarkeit; der Geltungsbereich umfasst unseren Sitz in Jerez de la Frontera und die OVHcloud-Rechenzentren in Gravelines und Warschau.
Ausgelegt auf die DSGVO und das spanische Datenschutzgesetz LOPDGDD: Datenminimierung, Speicherbegrenzung und Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32).
Wenn wir Dokumente im Auftrag Ihrer Organisation verarbeiten, handelt Politeia als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage des Vertrags.
Bei einer Datenschutzverletzung wird die Aufsichtsbehörde, soweit erforderlich, innerhalb von 72 Stunden benachrichtigt.

Was wie lange gespeichert wird

Sofort-Anonymisierung: Das Dokument wird im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht auf dem Server gespeichert.
Hintergrund-Warteschlange: Das Original wird gelöscht, sobald der Auftrag abgeschlossen ist, das Ergebnis, sobald Sie es herunterladen.
Aufbewahrung pro Gruppe: Gruppenadministratoren können Dokumente und Ergebnisse nach einer festgelegten Anzahl von Tagen (1 bis 365) automatisch löschen lassen.
Versionsverlauf: bis zu 10 Versionen pro Dokument, verschlüsselt und ohne Dateinamen.
Das Konto bleibt für die Vertragslaufzeit bestehen, Abrechnungsdaten für die gesetzliche Frist (in Spanien 6 Jahre).

Verschlüsselung

Verbindungen mit TLS 1.2 oder höher verschlüsselt, dazu Verschlüsselung ruhender Daten in der Infrastruktur des Anbieters.
Zuordnungstabellen der Pseudonymisierung werden mit AES-256-GCM und einem eigenen Schlüssel je Gruppe verschlüsselt gespeichert und laufen automatisch ab.
Zuordnungstabellen, die Sie herunterladen oder an die Warteschlange senden, sind mit einem Passwort Ihrer Wahl geschützt, das nicht gespeichert wird.
Anmeldepasswörter werden als BCrypt-Hash gespeichert.

Zugriff und Konten

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) per Code per E-Mail oder Authenticator-App; Ihr Unternehmen kann sie für alle Nutzer verpflichtend machen.
Single Sign-on (SSO) über OpenID Connect mit Microsoft Entra ID, Google Workspace oder einem anderen OIDC-Anbieter, beschränkt auf die E-Mail-Domains des Unternehmens und mit optionaler automatischer Kontoanlage (SAML wird nicht unterstützt).
Rollenbasierte Berechtigungen: wer die Gruppe verwaltet, wer de-anonymisieren darf und wer API-Schlüssel hat.
Einladungen laufen nach 7 Tagen ab, und jeder API-Schlüssel gehört zu einem bestimmten Nutzer und einer bestimmten Gruppe.

Audit-Protokoll

Exportierbares Protokoll als CSV oder PDF: Datum, Nutzer, Vorgang, Herkunft (Web, API oder MCP), Seiten, Dokument-Fingerabdruck und Ergebnis.
Dokumentnamen und -inhalte werden nie gespeichert: nur ihr SHA-256-Fingerabdruck.
Es dient als Nachweis in ENS- und ISO-27001-Audits und protokolliert auch Löschungen aufgrund der Aufbewahrungsfrist.

Rückhalt und Zertifizierungen

ENS-Zertifikat, Kategorie MITTEL
AENOR CONFIA, Zertifikat ENS-2026/0141 (spanisches Königliches Dekret 311/2022), gültig vom 1. Oktober 2026 bis 1. Oktober 2028.
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Claude for Startups
Politeia Soft ist Mitglied des Startup-Programms von Anthropic.
OVHcloud Startup Program
Politeia Soft ist Mitglied des Startup-Programms von OVHcloud, wo wir Anonimatum in der EU hosten.

Unterauftragsverarbeiter und AV-Vertrag

Die zentrale Infrastruktur stellt OVHcloud bereit (Frankreich und Polen, EU). Die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erhalten Kunden bei Vertragsabschluss auf Anfrage.

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