Sicurezza e fiducia

I tuoi documenti, trattati nell’UE e sotto controllo

Dove vengono trattati i dati, cosa viene conservato e per quanto tempo, come viene cifrato e chi può accedervi. Tutto quello che di solito chiede il tuo responsabile della protezione dei dati, in una sola pagina.

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Trattamento e IA nell’UE
ENS (Spagna), categoria MEDIA
Conforme al GDPR
Registro di audit senza dati personali

Dove vengono trattati i dati

Il servizio funziona su server OVHcloud a Gravelines (Francia) e Varsavia (Polonia), all’interno dell’Unione europea.
L’IA di rilevamento è nostra e gira sugli stessi server: i documenti non vengono inviati a servizi di IA di terzi.
L’hosting non comporta trasferimenti internazionali al di fuori dello Spazio economico europeo.

ENS e GDPR

Politeia Soft è certificata secondo lo Schema nazionale di sicurezza spagnolo (ENS), categoria MEDIA (certificato ENS-2026/0141, rilasciato da AENOR). Valido fino al 1° ottobre 2028, con 68 misure e livello medio per riservatezza, integrità, tracciabilità, autenticità e disponibilità; il perimetro comprende la nostra sede di Jerez de la Frontera e i data center OVHcloud di Gravelines e Varsavia.
Progettato per rispettare il GDPR e la legge spagnola LOPDGDD: minimizzazione, limitazione della conservazione e sicurezza del trattamento (art. 32).
Quando trattiamo documenti per conto della tua organizzazione, Politeia agisce come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) secondo il contratto.
In caso di violazione dei dati, l’autorità di controllo viene informata entro 72 ore quando previsto.

Cosa viene conservato e per quanto tempo

Anonimizzazione immediata: il documento viene elaborato in memoria e non viene salvato sul server.
Coda in background: l’originale viene eliminato al termine del lavoro e il risultato quando lo scarichi.
Conservazione per gruppo: chi amministra il gruppo può far eliminare automaticamente documenti e risultati dopo un certo numero di giorni (da 1 a 365).
Cronologia delle versioni: fino a 10 versioni per documento, cifrate e senza il nome del file.
L’account resta attivo per tutta la durata del contratto e i dati di fatturazione per il periodo previsto dalla legge (6 anni in Spagna).

Cifratura

Connessioni cifrate con TLS 1.2 o superiore e cifratura dei dati a riposo sull’infrastruttura del fornitore.
Le mappe di pseudonimizzazione sono salvate cifrate con AES-256-GCM e una chiave propria di ogni gruppo, e scadono automaticamente.
Le mappe che scarichi o invii alla coda sono protette dalla password che scegli tu, che non viene salvata.
Le password di accesso sono salvate come hash BCrypt.

Accesso e account

Verifica in due passaggi (2FA) con codice via email o app di autenticazione; l’azienda può renderla obbligatoria per tutti i suoi utenti.
Single sign-on (SSO) tramite OpenID Connect con Microsoft Entra ID, Google Workspace o un altro provider OIDC, limitato ai domini email dell’azienda e con creazione automatica degli account opzionale (SAML non è supportato).
Permessi per ruolo: chi amministra il gruppo, chi può de-anonimizzare e chi ha le chiavi API.
Gli inviti scadono dopo 7 giorni e ogni chiave API appartiene a un utente e a un gruppo precisi.

Registro di audit

Registro esportabile in CSV o PDF: data, utente, operazione, origine (web, API o MCP), pagine, impronta del documento ed esito.
Non salva mai il nome né il contenuto dei documenti: solo la loro impronta SHA-256.
Serve come prova negli audit ENS e ISO 27001 e registra anche le eliminazioni dovute alla conservazione.

Garanzie e certificazioni

Certificato ENS categoria MEDIA
AENOR CONFIA, certificato ENS-2026/0141 (Regio decreto spagnolo 311/2022), valido dal 1° ottobre 2026 al 1° ottobre 2028.
Vedi il certificato (PDF)Dettagli del certificato
Claude for Startups
Politeia Soft è membro del programma per startup di Anthropic.
OVHcloud Startup Program
Politeia Soft è membro del programma per startup di OVHcloud, presso cui ospitiamo Anonimatum nell’UE.

Sub-responsabili e accordo sul trattamento

L’infrastruttura principale è fornita da OVHcloud (Francia e Polonia, UE). L’elenco completo dei sub-responsabili e l’accordo sul trattamento dei dati (DPA) vengono forniti ai clienti che li richiedono al momento della sottoscrizione.

Richiedi elenco e accordo

Per saperne di più Conformità GDPR · Certificazione ENS · Informativa sulla privacy