Sécurité et confiance

Vos documents, traités dans l’UE et sous contrôle

Où les données sont traitées, ce qui est conservé et combien de temps, comment elles sont chiffrées et qui peut y accéder. Tout ce que votre délégué à la protection des données demande habituellement, sur une seule page.

Demander la documentation de sécurité Voir le certificat ENS

Traitement et IA dans l’UE
ENS (Espagne), catégorie MOYENNE
Conforme au RGPD
Journal d’audit sans données personnelles

Où les données sont traitées

Le service fonctionne sur des serveurs OVHcloud à Gravelines (France) et à Varsovie (Pologne), au sein de l’Union européenne.
L’IA de détection est la nôtre et tourne sur ces mêmes serveurs : les documents ne sont pas envoyés à des services d’IA tiers.
L’hébergement n’implique aucun transfert international hors de l’Espace économique européen.

ENS et RGPD

Politeia Soft est certifiée selon le Schéma national de sécurité espagnol (ENS), catégorie MOYENNE (certificat ENS-2026/0141, délivré par AENOR). Valable jusqu’au 1er octobre 2028, avec 68 mesures et un niveau moyen en confidentialité, intégrité, traçabilité, authenticité et disponibilité ; son périmètre inclut notre siège de Jerez de la Frontera et les centres de données OVHcloud de Gravelines et Varsovie.
Conçu pour respecter le RGPD et la loi espagnole LOPDGDD : minimisation, limitation de la durée de conservation et sécurité du traitement (art. 32).
Lorsque nous traitons des documents pour le compte de votre organisation, Politeia agit en qualité de sous-traitant (art. 28 du RGPD), conformément au contrat.
En cas de violation de données, l’autorité de contrôle est notifiée sous 72 heures lorsque c’est requis.

Ce qui est conservé et combien de temps

Anonymisation immédiate : le document est traité en mémoire et n’est pas enregistré sur le serveur.
File d’attente en arrière-plan : l’original est supprimé à la fin du traitement et le résultat, lorsque vous le téléchargez.
Conservation par groupe : l’administrateur du groupe peut faire supprimer automatiquement documents et résultats après un nombre de jours défini (de 1 à 365).
Historique des versions : jusqu’à 10 versions par document, chiffrées et sans le nom du fichier.
Le compte est conservé pendant la durée du contrat et les données de facturation, pendant la durée légale (6 ans en Espagne).

Chiffrement

Connexions chiffrées en TLS 1.2 ou supérieur et chiffrement au repos sur l’infrastructure du fournisseur.
Les tables de pseudonymisation sont stockées chiffrées en AES-256-GCM avec une clé propre à chaque groupe, et expirent automatiquement.
Les tables que vous téléchargez ou envoyez dans la file sont protégées par le mot de passe de votre choix, qui n’est pas conservé.
Les mots de passe de connexion sont stockés sous forme de hachage BCrypt.

Accès et comptes

Vérification en deux étapes (2FA) par code envoyé par e-mail ou application d’authentification ; l’entreprise peut la rendre obligatoire pour tous ses utilisateurs.
Authentification unique (SSO) via OpenID Connect avec Microsoft Entra ID, Google Workspace ou un autre fournisseur OIDC, limitée aux domaines de messagerie de l’entreprise, avec création automatique des comptes en option (SAML n’est pas pris en charge).
Autorisations par rôle : qui administre le groupe, qui peut désanonymiser et qui dispose de clés API.
Les invitations expirent au bout de 7 jours et chaque clé API appartient à un utilisateur et à un groupe précis.

Journal d’audit

Journal exportable en CSV ou PDF : date, utilisateur, opération, origine (web, API ou MCP), pages, empreinte du document et résultat.
Il n’enregistre jamais le nom ni le contenu des documents : seulement leur empreinte SHA-256.
Il sert de preuve lors des audits ENS et ISO 27001 et consigne aussi les suppressions liées à la durée de conservation.

Garanties et certifications

Certificat ENS catégorie MOYENNE
AENOR CONFIA, certificat ENS-2026/0141 (décret royal espagnol 311/2022), valable du 1er octobre 2026 au 1er octobre 2028.
Voir le certificat (PDF)Détails du certificat
Claude for Startups
Politeia Soft est membre du programme startups d’Anthropic.
OVHcloud Startup Program
Politeia Soft est membre du programme startups d’OVHcloud, chez qui nous hébergeons Anonimatum dans l’UE.

Sous-traitants ultérieurs et contrat de sous-traitance

L’infrastructure principale est fournie par OVHcloud (France et Pologne, UE). La liste complète des sous-traitants ultérieurs et le contrat de sous-traitance (DPA) sont transmis aux clients qui les demandent lors de la souscription.

Demander la liste et le contrat

En savoir plus Conformité RGPD · Certification ENS · Politique de confidentialité