Cas d’usage · Exercice du droit
Contrats, conclusions et factures sans données client lorsqu’ils sortent du cabinet
Partagez des modèles, produisez des pièces ou utilisez des outils externes sans exposer votre client ni la partie adverse.
Le problème
Les cabinets réutilisent des contrats comme modèles, produisent des documents dans d’autres procédures, les transmettent à des experts ou les analysent avec des outils tiers. Noms, numéros d’identité, adresses, comptes bancaires et signatures voyagent avec chaque copie.
Le secret professionnel ne fait pas la différence entre un e-mail et un outil en ligne : ce qui ne doit pas sortir doit d’abord être retiré.
Ce qui est anonymisé
Avec les modèles « Contrat avec cachets de signature en marge » et « Facture » :
Signataires, y compris les cachets verticaux en marge
Modèle « Contrat » (Anonymisation RGPD, Codes QR et signatures numériques)
Numéros d’identité, identifiants fiscaux, e-mail et IBAN
Modèles [G] DNI / NIF, [G] CIF, [G] Correo electrónico et [G] IBAN español
Adresses des parties
Option d’IA « Adresses »
Signature manuscrite scannée
Une zone tracée à la main ou un modèle de figure
Ce qui doit rester visible : objet, prix et conditions (ou lignes et totaux sur les factures)
Exclu de la sélection par conception du modèle
Document fictif
Avant / après : contrat de prestation de services
Contrat fictif, en anglais, avec un cachet de signature électronique en marge. Parties, identifiants, adresses, IBAN et cachet latéral sont masqués ; l’objet, le prix et les conditions restent visibles.
Comment nous avons procédé
- Modèle « Contrat avec cachets de signature en marge » (Anonymisation RGPD, Codes QR et signatures numériques, Adresses).
- Modèles [G] DNI / NIF, [G] CIF et [G] IBAN español.
- L’objet, le prix et la durée restent visibles.
Visuel construit à partir d’un PDF synthétique : il reproduit la sélection des options indiquées, ce n’est pas une capture du moteur.
Modèles et fonctionnalités utilisés
Modèle « Contrat avec cachets de signature en marge »
Masque les signataires (marge comprise), les QR codes et les adresses ; conserve l’objet, le prix et les conditions.
Modèle « Facture »
Masque les données personnelles du client et conserve les lignes, les bases, la TVA et les totaux.
Pseudonymisation avec table de correspondance
Remplacez les parties par des pseudonymes cohérents pour travailler sur le dossier, puis revenez en arrière avec la table si besoin.
Word et Office natifs
Anonymisez directement le fichier .docx, sans le convertir en PDF.
Réglementation généralement applicable
- RGPD et loi Informatique et Libertés
- Le cabinet est responsable du traitement des données de ses clients ; le principe de minimisation s’applique à chaque partage de document.
- Secret professionnel
- En France, le secret professionnel de l’avocat est général, absolu et d’ordre public (loi du 31 décembre 1971 et règlement intérieur national) ; il couvre les informations des clients, y compris vis-à-vis des outils et des prestataires.
- Sous-traitant
- Politeia Soft agit en qualité de sous-traitant ; le traitement a lieu dans l’Union européenne, sans API externes de modèles de langage.
- Remarque
- Informations données à titre indicatif, sans valeur de conseil juridique. Il revient au responsable du traitement de décider quoi publier ou partager, et sur quelle base légale.
Questions fréquentes
Puis-je anonymiser un fichier Word sans le convertir en PDF ?
Oui. Word, Excel et PowerPoint sont traités dans leur format d’origine et téléchargés dans ce même format.
Et si j’ai besoin des vrais noms plus tard ?
Utilisez la pseudonymisation : la table de correspondance permet de rétablir le document. L’anonymisation, elle, est irréversible.
Vous préférez l’intégrer à votre système de gestion documentaire ? Voir le portail développeurs
Votre cabinet partage des documents avec des tiers au quotidien ?
Nous vous présenterons les modèles « Contrat » et « Facture » appliqués à vos propres trames.
Demander une démo