Caso práctico · Abogacía
Contratos, escritos y facturas sin datos del cliente cuando salen del despacho
Comparte modelos, aporta documentación o usa herramientas externas sin exponer a tu cliente ni a la contraparte.
El problema
El despacho reutiliza contratos como modelo, aporta documentos a otros procedimientos, los envía a peritos o los revisa con herramientas de terceros. En cada salida viajan nombres, DNI, domicilios, cuentas bancarias y firmas.
El deber de secreto profesional no distingue entre un correo y una herramienta en la nube: lo que no debe salir, tiene que quitarse antes.
Qué se anonimiza
Con las plantillas «Contrato con sellos laterales de firma» y «Factura»:
Firmantes, también en los sellos verticales del margen
Plantilla «Contrato» (Anonimización RGPD, Códigos QR y firmas digitales)
DNI/NIF, CIF, correo e IBAN
Patrones [G] DNI / NIF, [G] CIF, [G] Correo electrónico y [G] IBAN español
Domicilios de las partes
Opción IA «Direcciones»
Firma manuscrita escaneada
Una zona marcada a mano o un patrón de figuras
Lo que debe verse: objeto, precio y plazos (o conceptos y totales en facturas)
Fuera de la selección por diseño de la plantilla
Documento ficticio
Antes y después: contrato de servicios
Contrato ficticio con sello de firma electrónica en el margen. Se tapan partes, DNI/CIF, domicilios, IBAN y el sello lateral; quedan objeto, precio y plazos.
Cómo se ha hecho
- Plantilla «Contrato con sellos laterales de firma» (Anonimización RGPD, Códigos QR y firmas digitales, Direcciones).
- Patrones [G] DNI / NIF, [G] CIF y [G] IBAN español.
- Objeto, precio y duración siguen visibles.
Imagen maquetada a partir de un PDF sintético: reproduce la selección de las opciones indicadas, no es una captura del motor.
Plantillas y funciones que se usan
Plantilla «Contrato con sellos laterales de firma»
Oculta firmantes (también en el margen), QR y direcciones; deja objeto, precio y plazos.
Plantilla «Factura»
Oculta los datos personales del cliente y deja conceptos, bases, IVA y totales.
Pseudoanonimización con mapa
Sustituye partes por seudónimos coherentes para trabajar el caso y revierte con el mapa cuando haga falta.
Word y Office nativo
Anonimiza el .docx directamente, sin convertirlo a PDF.
Normativa que suele aplicar
- RGPD y LOPDGDD
- El despacho es responsable del tratamiento de los datos de sus clientes; la minimización aplica cada vez que comparte un documento.
- Secreto profesional
- El Estatuto General de la Abogacía Española impone el deber de secreto sobre la información del cliente, también frente a herramientas y proveedores.
- Encargado del tratamiento
- Politeia Soft actúa como encargado; el procesamiento se realiza en la Unión Europea, sin APIs externas de modelos de lenguaje.
- Nota
- Información orientativa, no es asesoramiento jurídico. La decisión de qué publicar o ceder, y con qué base legal, corresponde al responsable del tratamiento.
Preguntas frecuentes
¿Puedo anonimizar un Word sin pasarlo a PDF?
Sí. Word, Excel y PowerPoint se procesan en su formato original y se descargan en el mismo formato.
¿Y si luego necesito los nombres reales?
Usa la pseudoanonimización: el mapa de equivalencias permite revertir el documento. La anonimización, en cambio, es irreversible.
¿Prefieres integrarlo en tu gestor documental? Ver el portal de desarrolladores
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