Caso d’uso · Professione forense
Contratti, atti e fatture senza dati dei clienti quando escono dallo studio
Condividi modelli, deposita documenti o usa strumenti esterni senza esporre il tuo cliente o la controparte.
Il problema
Gli studi riutilizzano i contratti come modelli, depositano documenti in altri procedimenti, li inviano ai periti o li rivedono con strumenti di terzi. Nomi, numeri di documento, indirizzi, conti bancari e firme viaggiano con ogni copia.
Il segreto professionale non distingue tra un’email e uno strumento cloud: ciò che non deve uscire va rimosso prima.
Cosa viene anonimizzato
Con i template «Contratto con timbri di firma laterali» (contratto con timbri di firma a margine) e «Fattura»:
Firmatari, compresi i timbri verticali a margine
Template «Contratto» (Anonimizzazione GDPR, Codici QR e firme digitali)
Codici fiscali, partite IVA, email e IBAN
Pattern personalizzati per codice fiscale e partita IVA, pattern [G] Correo electrónico e rilevamento IA per gli IBAN
Indirizzi delle parti
Opzione IA «Indirizzi»
Firma autografa scansionata
Una zona disegnata a mano o un pattern di figura
Ciò che deve restare visibile: oggetto, prezzo e clausole (o voci e totali nelle fatture)
Escluso dalla selezione per come è progettato il template
Documento fittizio
Prima e dopo: contratto di servizi
Contratto fittizio, in inglese, con un timbro di firma elettronica a margine. Parti, documenti, indirizzi, IBAN e timbro laterale sono nascosti; oggetto, prezzo e clausole restano.
Come è stato fatto
- Template «Contratto con timbri di firma laterali» (Anonimizzazione GDPR, Codici QR e firme digitali, Indirizzi).
- Pattern [G] DNI / NIF, [G] CIF e [G] IBAN español.
- Oggetto, prezzo e durata restano visibili.
Immagine dimostrativa ricavata da un PDF sintetico: riproduce la selezione delle opzioni indicate, non è uno screenshot del motore.
Template e funzionalità utilizzati
Template «Contratto con timbri di firma laterali»
Nasconde i firmatari (margine compreso), i codici QR e gli indirizzi; mantiene oggetto, prezzo e clausole.
Template «Fattura»
Nasconde i dati personali del cliente e mantiene voci, imponibili, IVA e totali.
Pseudonimizzazione con mappa
Sostituisci le parti con pseudonimi coerenti per lavorare sul caso e torna indietro con la mappa quando serve.
Word e Office nativi
Anonimizza direttamente il .docx, senza convertirlo in PDF.
Normativa di solito applicabile
- GDPR e Codice privacy (d.lgs. 196/2003)
- Lo studio è titolare del trattamento dei dati dei propri clienti; la minimizzazione si applica ogni volta che si condivide un documento.
- Segreto professionale
- La legge professionale forense (L. 247/2012) e il Codice deontologico forense impongono segreto e riservatezza sulle informazioni del cliente, anche quando si usano strumenti e fornitori esterni.
- Responsabile del trattamento
- Politeia Soft agisce come responsabile del trattamento; l’elaborazione avviene nell’Unione Europea, senza API esterne di modelli linguistici.
- Nota
- Indicazioni orientative, non consulenza legale. Decidere cosa pubblicare o condividere, e su quale base giuridica, spetta al titolare del trattamento.
Domande frequenti
Posso anonimizzare un file Word senza convertirlo in PDF?
Sì. Word, Excel e PowerPoint vengono elaborati nel formato originale e scaricati nello stesso formato.
E se più avanti mi servono i nomi reali?
Usa la pseudonimizzazione: la mappa di equivalenza ti permette di ripristinare il documento. L’anonimizzazione, invece, è irreversibile.
Preferisci integrarlo nel tuo sistema di gestione documentale? Vai al portale sviluppatori
Il tuo studio condivide ogni giorno documenti con terzi?
Ti mostriamo i template per contratti e fatture con i modelli del tuo studio.
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