Codice etico

Dati della società

Ragione sociale

POLITEIA SOFT, S.L.U.

Codice fiscale (CIF)

B21966023

Sede legale

Urb. Parque Jacaranda 18, 11405 Jerez de la Frontera (Cádiz)

Organo amministrativo

Amministratrice unica: Beatriz Campos Bereginal

Contatti

info@politeiasoft.com

1. Oggetto e ambito di applicazione

Il codice vincola l’amministratrice unica, tutte le persone che lavorano in Politeia Soft, qualunque sia la tipologia del loro contratto, e chiunque agisca in suo nome. Politeia Soft chiederà ai propri collaboratori, subappaltatori e fornitori di attenersi, per quanto di loro competenza, a questi stessi principi quando prestano servizi connessi ai contratti della società.

Il codice integra, e in nessun caso sostituisce, la normativa applicabile, i capitolati e i contratti stipulati con i clienti e gli obblighi derivanti dal contratto collettivo. In caso di dubbio prevale sempre l’opzione più rispettosa della legge e dei diritti delle persone.

2. Integrità e conformità normativa

Politeia Soft rispetta la normativa vigente e, quando contratta con il settore pubblico, la legge spagnola 9/2017, dell’8 novembre, sui contratti del settore pubblico (LCSP), i capitolati di ciascuna gara e i principi di parità di trattamento, trasparenza, libera concorrenza e non discriminazione.

• Anticorruzione: non offriamo, promettiamo né corrispondiamo, direttamente o tramite terzi, pagamenti, vantaggi o favori ad autorità, dipendenti pubblici o persone di imprese private per ottenere o mantenere un contratto o una decisione favorevole, né li accettiamo. Respingiamo la corruzione, il traffico di influenze illecite e qualsiasi forma di corruzione negli affari.
• Conflitti di interessi: chi abbia un interesse personale, familiare o economico che possa influire, o sembrare influire, su una decisione della società o su una procedura di appalto deve comunicarlo immediatamente e astenersi dall’intervenire. Collaboriamo con le amministrazioni aggiudicatrici nella prevenzione, nell’individuazione e nella risoluzione dei conflitti di interessi, ai sensi dell’articolo 64 della LCSP.
• Regali e inviti: non si offrono né si accettano regali, inviti od ospitalità, salvo che siano di cortesia, di valore simbolico, occasionali e trasparenti. Non si offre mai nulla a persone che intervengano in una procedura di appalto alla quale partecipi Politeia Soft o nell’esecuzione di un contratto con essa.
• Veridicità: le dichiarazioni sostitutive, le offerte, i certificati, le fatture e gli altri documenti che presentiamo sono veritieri, completi e supportati dalla relativa documentazione.
• Divieti di contrattare: Politeia Soft vigila affinché non ricorra nessuno dei divieti di contrattare previsti dall’articolo 71 della LCSP e per essere in regola con i propri obblighi tributari e previdenziali.

3. Rapporti con i clienti e con le pubbliche amministrazioni

• Informiamo con chiarezza su ciò che il nostro software fa e non fa, sui suoi limiti e sulle condizioni del servizio, senza promesse che non possiamo mantenere.
• Eseguiamo i contratti in conformità a quanto pattuito, ai capitolati e alle condizioni speciali di esecuzione, e comunichiamo senza indugio qualsiasi problema che possa incidere sul servizio.
• Subappaltiamo soltanto nei termini consentiti dal contratto e dalla LCSP e trasferiamo ai subappaltatori gli obblighi di riservatezza, protezione dei dati e sicurezza che ci competono.
• Collaboriamo con le amministrazioni aggiudicatrici, con i responsabili dei contratti e con gli organi di controllo, e forniamo le informazioni che ci vengano richieste in adempimento della normativa sulla trasparenza.
• Trattiamo tutti i clienti con imparzialità e rispetto, senza anteporre interessi particolari all’interesse del servizio contrattato.

4. Protezione dei dati e riservatezza

• Trattiamo i dati personali in conformità al regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla legge organica spagnola 3/2018 sulla protezione dei dati personali e la garanzia dei diritti digitali, applicando i principi di liceità, minimizzazione, limitazione della finalità e della conservazione, esattezza, integrità e riservatezza.
• Quando agiamo in qualità di responsabili del trattamento, trattiamo i dati esclusivamente secondo le istruzioni documentate del titolare, non li utilizziamo per finalità proprie e li restituiamo o cancelliamo al termine del servizio, ai sensi dell’articolo 28 del GDPR e del contratto di trattamento.
• Tutte le informazioni di clienti, amministrazioni e terzi alle quali abbiamo accesso sono riservate: ne sono a conoscenza soltanto le persone che ne hanno bisogno per il proprio lavoro e non vengono divulgate né utilizzate per altre finalità. Tale obbligo permane anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro o contrattuale.
• Rispettiamo i diritti degli interessati e collaboriamo con il titolare del trattamento per darvi riscontro.

5. Sicurezza delle informazioni

Politeia Soft è in possesso della certificazione di conformità allo Schema nazionale di sicurezza spagnolo (ENS, regio decreto 311/2022), categoria MEDIA, con numero ENS-2026/0141. Mantenere tale conformità è responsabilità dell’intera organizzazione.

• Ciascuna persona accede soltanto alle informazioni e ai sistemi di cui ha bisogno per la propria funzione e protegge le proprie credenziali e i propri dispositivi.
• Si seguono le politiche e le procedure di sicurezza della società e si comunica immediatamente qualsiasi incidente, o sospetto di incidente, di sicurezza o di violazione dei dati personali, affinché sia gestito e notificato entro i termini di legge.
• La sicurezza viene considerata fin dalla progettazione nello sviluppo del software e nella scelta di fornitori e infrastrutture.

6. Uso responsabile dell’intelligenza artificiale

I nostri prodotti utilizzano tecniche di intelligenza artificiale. Ci impegniamo a usarle in modo lecito, trasparente e sotto supervisione, in conformità al regolamento (UE) 2024/1689 sull’intelligenza artificiale e alla normativa sulla protezione dei dati.

• Spieghiamo ai nostri clienti che cosa fa l’intelligenza artificiale nei nostri prodotti, quali sono i suoi limiti e perché è necessario che una persona verifichi i risultati prima di utilizzarli o pubblicarli.
• Non utilizziamo i documenti né i dati dei clienti per finalità diverse dalla prestazione del servizio contrattato.
• Valutiamo la qualità dei risultati e correggiamo gli errori e le distorsioni che rileviamo.
• Le persone di Politeia Soft non inseriscono informazioni riservate né dati personali dei clienti in strumenti di intelligenza artificiale di terzi che non siano stati autorizzati dalla società per tale uso.

7. Concorrenza leale

• Competiamo esclusivamente sulla qualità dei nostri prodotti e servizi, nel rispetto della legge spagnola 15/2007 sulla tutela della concorrenza e della legge spagnola 3/1991 sulla concorrenza sleale.
• Non stipuliamo accordi né scambiamo informazioni con altri offerenti per concordare le offerte, ripartirsi i contratti o alterare in qualsiasi altro modo l’esito di una gara.
• Non diffondiamo informazioni false o ingannevoli sui concorrenti e rispettiamo i diritti di proprietà intellettuale e industriale e le licenze del software di terzi.

8. Condizioni di lavoro, parità e non discriminazione

• Applichiamo il contratto collettivo nazionale spagnolo delle imprese di consulenza, tecnologie dell’informazione e ricerche di mercato e di opinione, nonché la normativa in materia di lavoro e previdenza sociale.
• Garantiamo la parità di trattamento e di opportunità tra donne e uomini, in conformità alla legge organica spagnola 3/2007, e non tolleriamo alcuna discriminazione basata su sesso, origine, età, disabilità, orientamento o identità sessuale, religione, ideologia o qualsiasi altra condizione personale o sociale.
• Non tolleriamo il mobbing, le molestie sessuali o le molestie basate sul sesso e proteggiamo chi le segnala.
• Rispettiamo la normativa sulla prevenzione dei rischi professionali, favoriamo la conciliazione tra vita personale, familiare e lavorativa e rispettiamo il diritto alla disconnessione digitale.
• Paghiamo puntualmente le persone che lavorano con noi e, ove presenti, le imprese subappaltatrici e fornitrici, in conformità alla normativa sui ritardi di pagamento e alla LCSP.

9. Ambiente

• Ci adoperiamo per ridurre l’impatto ambientale della nostra attività: uso efficiente dell’infrastruttura cloud e dell’energia, prolungamento della vita utile delle apparecchiature e corretta gestione dei rifiuti elettronici.
• Privilegiamo il lavoro e le riunioni a distanza quando consentono di evitare spostamenti non necessari, e i documenti elettronici rispetto alla carta.
• Teniamo conto di criteri ambientali nella scelta dei fornitori quando le alternative sono equivalenti.

10. Violazioni

La violazione del presente codice da parte delle persone che lavorano nella società potrà dar luogo alle misure disciplinari previste dal contratto collettivo e dalla normativa sul lavoro e, nel caso di collaboratori e fornitori, alle misure contrattuali del caso, fatte salve le eventuali responsabilità di legge.

11. Canale per segnalare le violazioni

Chiunque, sia esso personale della società, cliente, fornitore o dipendente pubblico, può segnalare dubbi su questo codice o possibili violazioni dello stesso o della legge scrivendo a info@politeiasoft.com e indicando «Codice etico» nell’oggetto. Sono ammesse segnalazioni anonime.

• Le segnalazioni sono ricevute e gestite dall’amministratrice unica. Se la segnalazione la riguarda, il segnalante può rivolgersi direttamente alle autorità competenti indicate più avanti.
• Sarà dato avviso di ricevimento entro un massimo di sette giorni di calendario e sarà fornito riscontro entro un massimo di tre mesi.
• Sono garantiti la riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e dei fatti, nonché il trattamento dei relativi dati in conformità alla normativa sulla protezione dei dati.
• Chiunque può inoltre rivolgersi alle autorità competenti, tra cui l’Autorità indipendente spagnola per la protezione degli informatori, nei termini della legge spagnola 2/2023, del 20 febbraio.

Divieto di ritorsioni

Politeia Soft vieta qualsiasi forma di ritorsione, comprese le minacce e i tentativi di ritorsione, nei confronti di chi segnali in buona fede un dubbio o una possibile violazione, o collabori al relativo accertamento. Le ritorsioni costituiscono di per sé una violazione grave del presente codice.

12. Approvazione, validità e revisione

Versione

1.0

Approvato da

Beatriz Campos Bereginal, amministratrice unica di POLITEIA SOFT, S.L.U.

Data di approvazione

20 ottobre 2026

Entrata in vigore

Dalla data di approvazione

Il codice sarà rivisto almeno una volta l’anno e ogni volta che intervengano modifiche normative, organizzative o dell’attività della società che lo rendano necessario. Ogni nuova versione sarà approvata dall’organo amministrativo, comunicata a tutte le persone da essa vincolate e pubblicata su questa pagina.