Código de ética

Dados da entidade

Denominação social

POLITEIA SOFT, S.L.U.

Número de identificação fiscal (CIF)

B21966023

Sede social

Urb. Parque Jacaranda 18, 11405 Jerez de la Frontera (Cádiz)

Órgão de administração

Beatriz Campos Bereginal, administradora única

Contacto

info@politeiasoft.com

1. Objeto e âmbito de aplicação

O código vincula a administradora única, todas as pessoas trabalhadoras da Politeia Soft, independentemente da modalidade do respetivo contrato, e quem atue em seu nome. A Politeia Soft solicitará aos seus colaboradores, subcontratados e fornecedores que, naquilo que lhes diga respeito, atuem em conformidade com estes mesmos princípios quando prestem serviços relacionados com os contratos da empresa.

O código complementa, e em caso algum substitui, a legislação aplicável, os cadernos de encargos e os contratos celebrados com os clientes, bem como as obrigações decorrentes da convenção coletiva. Em caso de dúvida, prevalece sempre a opção mais respeitadora da lei e dos direitos das pessoas.

2. Integridade e conformidade legal

A Politeia Soft cumpre a legislação em vigor e, quando contrata com o setor público, a lei espanhola 9/2017, de 8 de novembro, dos contratos do setor público (LCSP), os cadernos de encargos de cada concurso e os princípios da igualdade de tratamento, da transparência, da livre concorrência e da não discriminação.

• Combate à corrupção: não oferecemos, prometemos nem entregamos, direta ou indiretamente através de terceiros, pagamentos, vantagens ou favores a autoridades, funcionários públicos ou pessoas de empresas privadas para obter ou manter um contrato ou uma decisão favorável, nem os aceitamos. Repudiamos o suborno, o tráfico de influências e qualquer forma de corrupção nos negócios.
• Conflitos de interesses: quem tenha um interesse pessoal, familiar ou económico suscetível de influenciar, ou de aparentar influenciar, uma decisão da empresa ou um procedimento de contratação deve comunicá-lo imediatamente e abster-se de intervir. Colaboramos com as entidades adjudicantes na prevenção, deteção e resolução dos conflitos de interesses, nos termos do artigo 64.º da LCSP.
• Ofertas e convites: não se oferecem nem se aceitam ofertas, convites ou atos de hospitalidade, salvo quando sejam de cortesia, de valor simbólico, ocasionais e transparentes. Nada se oferece, em caso algum, a pessoas que intervenham num procedimento de contratação em que a Politeia Soft participe ou na execução de um contrato celebrado com ela.
• Veracidade: as declarações responsáveis, propostas, certificados, faturas e demais documentos que apresentamos são verdadeiros, completos e sustentados pela documentação correspondente.
• Impedimentos à contratação: a Politeia Soft assegura não incorrer em nenhum dos impedimentos à contratação previstos no artigo 71.º da LCSP e ter a situação regularizada quanto às suas obrigações fiscais e perante a Segurança Social.

3. Relação com clientes e administrações públicas

• Informamos com clareza sobre aquilo que o nosso software faz e não faz, sobre as suas limitações e sobre as condições do serviço, sem promessas que não possamos cumprir.
• Executamos os contratos de acordo com o estipulado, com os cadernos de encargos e com as condições especiais de execução, e comunicamos sem demora qualquer ocorrência suscetível de afetar o serviço.
• Apenas subcontratamos nos termos permitidos pelo contrato e pela LCSP, e transmitimos aos subcontratados as obrigações de confidencialidade, proteção de dados e segurança que nos incumbam.
• Colaboramos com as entidades adjudicantes, com os gestores dos contratos e com os órgãos de controlo, e prestamos a informação que nos seja solicitada em cumprimento das normas de transparência.
• Tratamos todos os clientes com imparcialidade e respeito, sem sobrepor interesses particulares ao interesse do serviço contratado.

4. Proteção de dados e confidencialidade

• Tratamos os dados pessoais em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD) e com a lei orgânica espanhola 3/2018, de proteção de dados pessoais e garantia dos direitos digitais, aplicando os princípios da licitude, da minimização, da limitação das finalidades e da conservação, da exatidão, da integridade e da confidencialidade.
• Quando atuamos como subcontratantes, tratamos os dados exclusivamente de acordo com as instruções documentadas do responsável pelo tratamento, não os utilizamos para fins próprios e devolvemo-los ou apagamo-los no termo do serviço, nos termos do artigo 28.º do RGPD e do contrato de subcontratação.
• Toda a informação de clientes, administrações e terceiros a que tenhamos acesso é confidencial: apenas a conhecem as pessoas que dela necessitam para o seu trabalho, não sendo divulgada nem utilizada para outros fins. Este dever subsiste após a cessação da relação laboral ou contratual.
• Respeitamos os direitos dos titulares dos dados e colaboramos com o responsável pelo tratamento para lhes dar resposta.

5. Segurança da informação

A Politeia Soft dispõe da certificação de conformidade com o Esquema Nacional de Segurança espanhol (ENS, Real Decreto 311/2022), categoria MÉDIA, com o número ENS-2026/0141. Manter essa conformidade é uma responsabilidade de toda a organização.

• Cada pessoa acede apenas à informação e aos sistemas de que necessita para as suas funções e protege as suas credenciais e os seus dispositivos.
• São seguidas as políticas e os procedimentos de segurança da empresa e é comunicado de imediato qualquer incidente, ou suspeita de incidente, de segurança ou de violação de dados pessoais, para que seja gerido e notificado dentro dos prazos legais.
• A segurança é tida em conta desde a conceção no desenvolvimento do software e na escolha de fornecedores e infraestruturas.

6. Utilização responsável da inteligência artificial

Os nossos produtos recorrem a técnicas de inteligência artificial. Comprometemo-nos a utilizá-las de forma lícita, transparente e supervisionada, em conformidade com o Regulamento (UE) 2024/1689 relativo à inteligência artificial e com as normas de proteção de dados.

• Explicamos aos nossos clientes o que faz a inteligência artificial nos nossos produtos, quais os seus limites e a necessidade de uma pessoa rever os resultados antes de os utilizar ou publicar.
• Não utilizamos os documentos nem os dados dos clientes para fins diferentes da prestação do serviço contratado.
• Avaliamos a qualidade dos resultados e corrigimos os erros e enviesamentos que detetemos.
• As pessoas da Politeia Soft não introduzem informação confidencial nem dados pessoais de clientes em ferramentas de inteligência artificial de terceiros que não tenham sido autorizadas pela empresa para essa utilização.

7. Concorrência leal

• Concorremos exclusivamente pela qualidade dos nossos produtos e serviços, no respeito pela lei espanhola 15/2007, de defesa da concorrência, e pela lei espanhola 3/1991, da concorrência desleal.
• Não celebramos acordos nem trocamos informação com outros concorrentes para fixar propostas, repartir contratos ou alterar por qualquer outro meio o resultado de um concurso.
• Não divulgamos informação falsa ou enganosa sobre os concorrentes e respeitamos os direitos de propriedade intelectual e industrial, bem como as licenças do software de terceiros.

8. Condições laborais, igualdade e não discriminação

• Aplicamos a convenção coletiva nacional espanhola das empresas de consultoria, tecnologias da informação e estudos de mercado e de opinião pública, bem como a legislação laboral e de Segurança Social.
• Garantimos a igualdade de tratamento e de oportunidades entre mulheres e homens, nos termos da lei orgânica espanhola 3/2007, e não toleramos qualquer discriminação em razão do sexo, origem, idade, deficiência, orientação ou identidade sexual, religião, ideologia ou qualquer outra circunstância pessoal ou social.
• Não toleramos o assédio moral, sexual ou em razão do sexo e protegemos quem o denuncie.
• Cumprimos as normas de prevenção de riscos profissionais, promovemos a conciliação entre a vida pessoal, familiar e profissional e respeitamos o direito à desconexão digital.
• Pagamos pontualmente às nossas pessoas trabalhadoras e, quando existam, às empresas subcontratadas e fornecedoras, em conformidade com as normas sobre atrasos de pagamento e com a LCSP.

9. Ambiente

• Procuramos reduzir o impacto ambiental da nossa atividade: utilização eficiente da infraestrutura na nuvem e da energia, prolongamento da vida útil dos equipamentos e gestão adequada dos resíduos eletrónicos.
• Privilegiamos o trabalho e as reuniões à distância quando permitam evitar deslocações desnecessárias, e os documentos eletrónicos em detrimento do papel.
• Tomamos em consideração critérios ambientais na escolha de fornecedores quando as alternativas sejam equivalentes.

10. Incumprimentos

O incumprimento deste código por parte das pessoas trabalhadoras poderá dar lugar às medidas disciplinares previstas na convenção coletiva e na legislação laboral e, no caso de colaboradores e fornecedores, às medidas contratuais que se mostrem adequadas, sem prejuízo das responsabilidades legais que sejam aplicáveis.

11. Canal de comunicação de incumprimentos

Qualquer pessoa, seja da empresa, cliente, fornecedora ou funcionária pública, pode comunicar dúvidas sobre este código ou eventuais incumprimentos do mesmo ou da lei escrevendo para info@politeiasoft.com, com a indicação «Código de ética» no assunto. São admitidas comunicações anónimas.

• As comunicações são recebidas e geridas pela administradora única. Se a comunicação lhe disser respeito, o denunciante pode dirigir-se diretamente às autoridades competentes indicadas mais abaixo.
• Será acusada a receção no prazo máximo de sete dias seguidos e será dada resposta no prazo máximo de três meses.
• É garantida a confidencialidade da identidade do denunciante, das pessoas visadas e dos factos, bem como o tratamento dos respetivos dados em conformidade com as normas de proteção de dados.
• Qualquer pessoa pode igualmente dirigir-se às autoridades competentes, entre as quais a Autoridade Independente de Proteção do Informante espanhola, nos termos da lei espanhola 2/2023, de 20 de fevereiro.

Proibição de retaliação

A Politeia Soft proíbe qualquer forma de retaliação, incluindo ameaças e tentativas, contra quem comunique de boa-fé uma dúvida ou um eventual incumprimento, ou colabore na respetiva verificação. As retaliações constituem, por si só, um incumprimento grave deste código.

12. Aprovação, vigência e revisão

Versão

1.0

Aprovado por

Beatriz Campos Bereginal, administradora única da POLITEIA SOFT, S.L.U.

Data de aprovação

20 de outubro de 2026

Entrada em vigor

A partir da sua aprovação

O código será revisto pelo menos uma vez por ano e sempre que ocorram alterações legislativas, organizativas ou na atividade da empresa que o tornem necessário. Cada nova versão será aprovada pelo órgão de administração, comunicada a todas as pessoas por ela vinculadas e publicada nesta página.