Caso de uso · Advocacia
Contratos, peças processuais e faturas sem dados do cliente quando saem do escritório
Partilhe minutas, junte documentos a processos ou use ferramentas externas sem expor o seu cliente nem a parte contrária.
O problema
Os escritórios reutilizam contratos como minutas, juntam documentos a outros processos, enviam-nos a peritos ou revêem-nos com ferramentas de terceiros. Nomes, números de identificação, moradas, contas bancárias e assinaturas viajam com cada cópia.
O sigilo profissional não distingue entre um email e uma ferramenta na nuvem: o que não pode sair tem de ser eliminado antes.
O que é anonimizado
Com os modelos «Contrato com carimbos de assinatura laterais» e «Fatura»:
Signatários, incluindo carimbos verticais na margem
Modelo «Contrato» (Anonimização RGPD, Códigos QR e assinaturas digitais)
Números de identificação, NIF, email e IBAN
Padrões personalizados para NIF, NIPC e IBAN e o padrão [G] Correo electrónico
Moradas das partes
Opção de IA «Moradas»
Assinatura manuscrita digitalizada
Uma zona desenhada à mão ou um padrão de figura
O que deve permanecer visível: objeto, preço e condições (ou linhas e totais nas faturas)
Fica fora da seleção pelo próprio desenho do modelo
Documento fictício
Antes e depois: contrato de prestação de serviços
Contrato fictício, em inglês, com um carimbo de assinatura eletrónica na margem. Partes, identificações, moradas, IBAN e o carimbo lateral são ocultados; o objeto, o preço e as condições mantêm-se.
Como foi feito
- Modelo «Contrato com carimbos de assinatura laterais» (Anonimização RGPD, Códigos QR e assinaturas digitais, Moradas).
- Padrões [G] DNI / NIF, [G] CIF e [G] IBAN español.
- O objeto, o preço e a duração permanecem visíveis.
Imagem ilustrativa criada a partir de um PDF sintético: reproduz a seleção das opções indicadas, não é uma captura do motor.
Modelos e funcionalidades utilizados
Modelo «Contrato com carimbos de assinatura laterais»
Oculta signatários (margem incluída), códigos QR e moradas; mantém o objeto, o preço e as condições.
Modelo «Fatura»
Oculta os dados pessoais do cliente e mantém linhas, bases tributáveis, IVA e totais.
Pseudonimização com mapa
Substitua as partes por pseudónimos coerentes para trabalhar no processo e reverta com o mapa quando for necessário.
Word e Office nativos
Anonimize o .docx diretamente, sem o converter para PDF.
Legislação habitualmente aplicável
- RGPD e Lei n.º 58/2019
- O escritório é responsável pelo tratamento dos dados dos seus clientes; a minimização aplica-se sempre que um documento é partilhado.
- Segredo profissional
- O Estatuto da Ordem dos Advogados (artigo 92.º) impõe ao advogado segredo profissional sobre os factos de que tome conhecimento no exercício da profissão, também perante ferramentas e fornecedores.
- Subcontratante
- A Politeia Soft atua como subcontratante; o tratamento é realizado na União Europeia, sem APIs externas de modelos de linguagem.
- Nota
- Informação meramente orientativa, não constitui aconselhamento jurídico. Decidir o que publicar ou partilhar, e com que base jurídica, cabe ao responsável pelo tratamento.
Perguntas frequentes
Posso anonimizar um ficheiro Word sem o converter para PDF?
Sim. Word, Excel e PowerPoint são processados no formato original e transferidos no mesmo formato.
E se mais tarde precisar dos nomes reais?
Utilize a pseudonimização: o mapa de equivalências permite reverter o documento. A anonimização, pelo contrário, é irreversível.
Prefere integrá-lo no seu sistema de gestão documental? Ver o portal para programadores
O seu escritório partilha documentos com terceiros todos os dias?
Mostramos-lhe os modelos de contrato e de fatura com as minutas do seu próprio escritório.
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