Anwendungsfall · Anwaltspraxis
Verträge, Schriftsätze und Rechnungen ohne Mandantendaten, wenn sie die Kanzlei verlassen
Vorlagen teilen, Dokumente einreichen oder externe Tools nutzen, ohne Ihren Mandanten oder die Gegenseite preiszugeben.
Die Ausgangslage
Kanzleien verwenden Verträge als Vorlagen weiter, reichen Dokumente in anderen Verfahren ein, senden sie an Sachverständige oder prüfen sie mit Tools Dritter. Namen, Ausweisnummern, Adressen, Bankverbindungen und Unterschriften reisen mit jeder Kopie mit.
Das Berufsgeheimnis unterscheidet nicht zwischen einer E-Mail und einem Cloud-Tool: Was nicht hinausgehen darf, muss vorher entfernt werden.
Was anonymisiert wird
Mit den Vorlagen „Vertrag mit seitlichen Unterschriftsstempeln“ und „Rechnung“:
Unterzeichner, einschließlich senkrechter Stempel am Rand
Vorlage „Vertrag“ (DSGVO-Anonymisierung, QR-Codes und digitale Signaturen)
Ausweis- und Steuernummern, E-Mail und IBAN
Muster [G] DNI / NIF, [G] CIF, [G] Correo electrónico und [G] IBAN español
Adressen der Parteien
KI-Option „Adressen“
Gescannte handschriftliche Unterschrift
Manuell gezeichneter Bereich oder Figurenmuster
Was sichtbar bleiben muss: Gegenstand, Preis und Bedingungen (bzw. Positionen und Summen bei Rechnungen)
Durch das Vorlagendesign nicht ausgewählt
Fiktives Dokument
Vorher und nachher: Dienstleistungsvertrag
Fiktiver Vertrag auf Englisch mit E-Signatur-Stempel am Rand. Parteien, Ausweisnummern, Adressen, IBAN und der seitliche Stempel werden verborgen; Gegenstand, Preis und Bedingungen bleiben.
So wurde es gemacht
- Vorlage „Vertrag mit seitlichen Unterschriftsstempeln“ (DSGVO-Anonymisierung, QR-Codes und digitale Signaturen, Adressen).
- Muster [G] DNI / NIF, [G] CIF und [G] IBAN español.
- Gegenstand, Preis und Laufzeit bleiben sichtbar.
Nachgestellte Abbildung auf Basis eines synthetischen PDFs: Sie gibt die Auswahl der genannten Optionen wieder und ist kein Screenshot der Engine.
Verwendete Vorlagen und Funktionen
Vorlage „Vertrag mit seitlichen Unterschriftsstempeln“
Verbirgt Unterzeichner (auch am Rand), QR-Codes und Adressen; Gegenstand, Preis und Bedingungen bleiben.
Vorlage „Rechnung“
Verbirgt die personenbezogenen Daten des Kunden; Positionen, Bemessungsgrundlagen, MwSt. und Summen bleiben.
Pseudonymisierung mit Zuordnungstabelle
Parteien durch konsistente Pseudonyme ersetzen, um am Fall zu arbeiten, und bei Bedarf mit der Tabelle rückgängig machen.
Natives Word und Office
Die .docx direkt anonymisieren, ohne sie in PDF umzuwandeln.
Typischerweise anwendbare Vorschriften
- DSGVO und BDSG
- Die Kanzlei ist Verantwortliche für die Daten ihrer Mandanten; die Datenminimierung gilt bei jeder Weitergabe eines Dokuments.
- Berufsgeheimnis (§ 43a BRAO, § 203 StGB)
- Anwältinnen und Anwälte sind zur Verschwiegenheit verpflichtet; § 43e BRAO regelt, unter welchen Voraussetzungen Dienstleister Zugang zu Mandatsgeheimnissen erhalten dürfen – das gilt auch für Tools und Cloud-Dienste.
- Auftragsverarbeiter
- Politeia Soft handelt als Auftragsverarbeiter; die Verarbeitung erfolgt in der Europäischen Union, ohne externe Sprachmodell-APIs.
- Hinweis
- Nur zur Orientierung, keine Rechtsberatung. Was mit welcher Rechtsgrundlage veröffentlicht oder geteilt wird, entscheidet der Verantwortliche.
Häufige Fragen
Kann ich eine Word-Datei anonymisieren, ohne sie in PDF umzuwandeln?
Ja. Word, Excel und PowerPoint werden im Originalformat verarbeitet und im selben Format heruntergeladen.
Was, wenn ich die echten Namen später wieder brauche?
Nutzen Sie die Pseudonymisierung: Mit der Zuordnungstabelle lässt sich das Dokument zurückführen. Die Anonymisierung ist dagegen unumkehrbar.
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