PDF-Tool · Sicherheit
PDF mit Passwort schützen
Fügen Sie ein Öffnungspasswort hinzu, bevor ein vertrauliches Dokument das Haus verlässt. Verarbeitet auf eigenen EU-Servern von Anonimatum, ohne Speicherung.
Gehaltsabrechnungen, ärztliche Befunde oder Vertragsentwürfe verlassen ein Unternehmen meist als E-Mail-Anhang. Landet die Nachricht im falschen Postfach oder leitet jemand den Verlauf ungeprüft weiter, lässt sich das PDF ohne Weiteres öffnen. Ein Öffnungspasswort ist eine einfache Maßnahme gegen dieses Risiko: Wer es nicht kennt, kann den Inhalt nicht lesen, selbst wenn die Datei in fremde Hände gerät.
Paradoxerweise werden vertrauliche Dokumente zum Schützen oft beim erstbesten Onlinedienst hochgeladen. Bei Anonimatum wird das PDF auf eigenen Servern in der EU (OVHcloud, Frankreich und Polen) verarbeitet und weder an Drittanbieter noch an externe APIs weitergegeben. Es wird im Arbeitsspeicher bearbeitet, sofort zurückgegeben und nicht gespeichert; das Audit-Protokoll enthält nur seinen SHA-256-Hash.
Das Passwort sichert den Versand, ersetzt aber keine Datenminimierung. Braucht der Empfänger keine Namen, Ausweisnummern oder Bankdaten, sollten Sie zuerst anonymisieren oder pseudonymisieren und dann schützen. Beides erledigen Sie auf derselben Plattform, mit dem Konto Ihres Teams – gestützt auf die ENS-Zertifizierung der Kategorie MITTEL von Politeia Soft und eine auf die DSGVO ausgerichtete Plattform.
So schützen Sie ein PDF
- 1
PDF schützen öffnen
Öffnen Sie in der Anonimatum-App das Menü „PDF-Tools“ und wählen Sie PDF schützen.
- 2
Datei hochladen und Passwort festlegen
Geben Sie das Öffnungspasswort ein, das der Empfänger benötigt.
- 3
Geschütztes PDF herunterladen
Sie erhalten die Datei sofort zurück; das Dokument bleibt nicht auf dem Server.
Sicherheit
Ihre PDFs verlassen unsere Server in der EU nicht
Dieselben Garantien wie beim Anonymisierer – auch beim Zusammenfügen, Umwandeln oder Komprimieren.
Eigene Server in der EU
Jedes Tool läuft auf Anonimatum-Servern in Frankreich und Polen (OVHcloud). Keine Dienste oder APIs Dritter: LibreOffice und OCR laufen auf unserem eigenen Server.
Wir speichern das Dokument nicht
Das PDF wird im Arbeitsspeicher verarbeitet und sofort zurückgegeben. Umwandlungen nutzen einen temporären Ordner, der danach gelöscht wird.
Verlauf unter Ihrer Kontrolle
Die Gruppenaktivität (Vorgang und Dateiname) wird nach der vom Administrator festgelegten Aufbewahrung gelöscht, 1 bis 365 Tage. Das Audit-Protokoll speichert nur den SHA-256-Fingerabdruck.
Zugriff mit Ihrem Konto
Sie melden sich mit Ihrem Anonimatum-Konto mit Zwei-Faktor-Authentifizierung an, und jede Nutzung wird vom PDF-Tool-Kontingent Ihres Tarifs abgezogen.
ENS Kategorie MITTEL
Politeia Soft ist nach dem spanischen Nationalen Sicherheitsschema (ENS), Kategorie MITTEL, zertifiziert, und die Plattform ist auf die DSGVO ausgelegt.
Direkt neben dem Anonymisierer
Zusammenfügen, sortieren oder umwandeln und das Ergebnis auf derselben Plattform anonymisieren oder pseudonymisieren, bevor Sie es teilen.
Das Wichtigste
- Öffnungspasswort: ohne Passwort lässt sich das PDF nicht öffnen
- Eigene Server in der EU (OVHcloud, Frankreich und Polen)
- Keine Drittanbieterdienste oder externen APIs
- Verarbeitung im Arbeitsspeicher, keine Speicherung
Für wen
Personalabteilungen
Abrechnungen, Verträge und Bescheinigungen für jeden Mitarbeitenden mit einem Passwort, das nur er kennt.
Kanzleien und Beratungen
Mandantenunterlagen und Entwürfe, die vor der Unterzeichnung per E-Mail verschickt werden.
Gesundheits- und Sozialwesen
Befunde und Gutachten mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten, die nicht versehentlich geöffnet werden dürfen.
Öffentliche Verwaltung
Dokumente, die außerhalb der üblichen Kanäle an Bürger oder andere Stellen gehen.
Warum PDFs mit Anonimatum schützen
Eine einfache Aufgabe, erledigt in einer Umgebung für Dokumente mit personenbezogenen Daten.
Eigene Server in der EU
OVHcloud in Frankreich und Polen. Das Dokument geht nicht an Drittanbieterdienste oder externe APIs.
Keine Speicherung
Das PDF wird im Arbeitsspeicher verarbeitet und sofort zurückgegeben. Administratoren können den Verlauf über die Aufbewahrungsfrist der Gruppe (1–365 Tage) bereinigen.
ENS-Kategorie MITTEL
Politeia Soft ist nach dem spanischen Nationalen Sicherheitsschema zertifiziert, die Plattform ist auf die DSGVO ausgelegt.
Direkt neben dem Anonymisierer
Inhalt anonymisieren oder pseudonymisieren und das Ergebnis schützen, ohne das Tool zu wechseln.
Typische Anwendungsfälle
Monatliche Gehaltsabrechnungen
Jeder Mitarbeitende erhält sein PDF mit einem separat mitgeteilten Passwort.
Gutachten an den Mandanten
Die Kanzlei schickt das Gutachten per E-Mail und nennt das Passwort am Telefon.
Kopie der Patientenakte
Die Klinik übergibt eine geschützte Kopie, nachdem Daten Dritter mit dem Anonymisierer entfernt wurden.
Due Diligence
Finanzunterlagen, die während einer Transaktion mit externen Beratern geteilt werden.
Häufige Fragen zum PDF-Schutz
Welche Art von Schutz wird hinzugefügt?
Ein Öffnungspasswort: Wer das PDF öffnen möchte, muss es zuerst eingeben. Das ist der passende Schutz, wenn die Datei per E-Mail, über einen Transferdienst oder auf einem USB-Stick unterwegs ist.
Wo wird das PDF verarbeitet und was wird gespeichert?
Auf eigenen Servern von Anonimatum in der EU (OVHcloud, Frankreich und Polen), ohne Drittanbieter. Die Datei wird im Arbeitsspeicher verarbeitet und sofort zurückgegeben; sie wird nicht gespeichert. Im Gruppenverlauf stehen Vorgang und Dateiname, das Audit-Protokoll speichert nur den SHA-256-Hash.
Was passiert, wenn ich das Passwort vergesse?
Anonimatum speichert das Dokument nicht und knackt keine Passwörter – wir können es also nicht für Sie öffnen. Bewahren Sie das Passwort vor dem Versand sicher auf, etwa in einem Passwort-Manager.
Brauche ich ein Konto? Wird mein Kontingent belastet?
Ja. Die PDF-Tools sind Teil der Anonimatum-App und erfordern ein Konto, Zwei-Faktor-Authentifizierung ist verfügbar. Jede Nutzung wird auf das PDF-Tool-Kontingent Ihres Tarifs angerechnet.
Wie übermittle ich dem Empfänger das Passwort?
Über einen anderen Kanal als das PDF: Wenn Sie die Datei per E-Mail senden, teilen Sie das Passwort telefonisch oder per Nachricht mit. Steht es in derselben E-Mail wie der Anhang, verliert der Schutz fast seinen ganzen Sinn.
Schützen Sie Ihren nächsten vertraulichen Versand
Passwort auf europäischen Servern hinzufügen, ohne Dritte – und vorher anonymisieren, wenn das Dokument es verlangt.
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