Verhaltenskodex

Angaben zum Unternehmen

Firma

POLITEIA SOFT, S.L.U.

Steuernummer (CIF)

B21966023

Sitz der Gesellschaft

Urb. Parque Jacaranda 18, 11405 Jerez de la Frontera (Cádiz)

Geschäftsführungsorgan

Alleinige Geschäftsführerin: Beatriz Campos Bereginal

Kontakt

info@politeiasoft.com

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Der Kodex verpflichtet die alleinige Geschäftsführerin, alle Beschäftigten von Politeia Soft unabhängig von der Art ihres Arbeitsvertrags sowie alle Personen, die in ihrem Namen handeln. Politeia Soft wird von ihren Partnern, Subunternehmern und Lieferanten verlangen, dass sie, soweit sie betroffen sind, nach denselben Grundsätzen handeln, wenn sie Leistungen im Zusammenhang mit den Aufträgen des Unternehmens erbringen.

Der Kodex ergänzt das anwendbare Recht, die Vergabeunterlagen und die mit den Kunden geschlossenen Verträge sowie die Pflichten aus dem Tarifvertrag und ersetzt diese in keinem Fall. Im Zweifel hat stets die Option Vorrang, die das Gesetz und die Rechte der Menschen am besten wahrt.

2. Integrität und Einhaltung von Rechtsvorschriften

Politeia Soft hält das geltende Recht ein und bei Aufträgen des öffentlichen Sektors das spanische Gesetz 9/2017 vom 8. November über öffentliche Aufträge (LCSP), die Vergabeunterlagen jeder Ausschreibung sowie die Grundsätze der Gleichbehandlung, der Transparenz, des freien Wettbewerbs und der Nichtdiskriminierung.

• Korruptionsbekämpfung: Wir bieten Behörden, öffentlichen Bediensteten oder Mitarbeitenden privater Unternehmen weder direkt noch über Dritte Zahlungen, Vorteile oder Gefälligkeiten an, versprechen oder gewähren sie, um einen Auftrag oder eine günstige Entscheidung zu erhalten oder zu behalten, und wir nehmen solche auch nicht an. Wir lehnen Bestechung, unerlaubte Einflussnahme und jede Form von Korruption im Geschäftsverkehr ab.
• Interessenkonflikte: Wer ein persönliches, familiäres oder wirtschaftliches Interesse hat, das eine Entscheidung des Unternehmens oder ein Vergabeverfahren beeinflussen kann oder zu beeinflussen scheint, muss dies unverzüglich mitteilen und sich jeder Mitwirkung enthalten. Wir arbeiten mit den öffentlichen Auftraggebern bei der Verhütung, Erkennung und Lösung von Interessenkonflikten gemäß Artikel 64 LCSP zusammen.
• Geschenke und Einladungen: Geschenke, Einladungen oder Bewirtungen werden weder angeboten noch angenommen, es sei denn, sie sind übliche Höflichkeitsgesten, von symbolischem Wert, gelegentlich und transparent. Personen, die an einem Vergabeverfahren mit Beteiligung von Politeia Soft oder an der Ausführung eines Auftrags mit ihr mitwirken, wird niemals etwas angeboten.
• Wahrhaftigkeit: Die von uns vorgelegten Eigenerklärungen, Angebote, Bescheinigungen, Rechnungen und sonstigen Unterlagen sind wahrheitsgemäß und vollständig und durch die entsprechenden Nachweise belegt.
• Ausschlussgründe: Politeia Soft achtet darauf, keinen der Ausschlussgründe nach Artikel 71 LCSP zu erfüllen und ihre steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten stets zu erfüllen.

3. Beziehungen zu Kunden und öffentlichen Verwaltungen

• Wir informieren klar darüber, was unsere Software leistet und was nicht, über ihre Grenzen und über die Leistungsbedingungen, ohne Versprechen, die wir nicht halten können.
• Wir führen die Aufträge gemäß den Vereinbarungen, den Vergabeunterlagen und den besonderen Ausführungsbedingungen aus und melden unverzüglich jeden Vorfall, der die Leistung beeinträchtigen kann.
• Wir vergeben Unteraufträge nur in dem nach Vertrag und LCSP zulässigen Umfang und übertragen den Subunternehmern die uns obliegenden Pflichten zu Vertraulichkeit, Datenschutz und Sicherheit.
• Wir arbeiten mit den öffentlichen Auftraggebern, den Auftragsverantwortlichen und den Kontrollorganen zusammen und stellen die Informationen bereit, die sie in Erfüllung der Transparenzvorschriften von uns verlangen.
• Wir behandeln alle Kunden unparteiisch und respektvoll und stellen keine Einzelinteressen über das Interesse an der vereinbarten Leistung.

4. Datenschutz und Vertraulichkeit

• Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß der DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679) und dem spanischen Organgesetz 3/2018 über den Schutz personenbezogener Daten und die Gewährleistung digitaler Rechte und wenden dabei die Grundsätze der Rechtmäßigkeit, der Datenminimierung, der Zweckbindung und der Speicherbegrenzung, der Richtigkeit sowie der Integrität und Vertraulichkeit an.
• Wenn wir als Auftragsverarbeiter tätig sind, verarbeiten wir die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, verwenden sie nicht für eigene Zwecke und geben sie nach Beendigung der Leistung zurück oder löschen sie, gemäß Artikel 28 DSGVO und dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Alle Informationen von Kunden, Verwaltungen und Dritten, zu denen wir Zugang haben, sind vertraulich: Nur die Personen, die sie für ihre Arbeit benötigen, erhalten Kenntnis davon, und sie werden weder offengelegt noch für andere Zwecke verwendet. Diese Pflicht besteht auch nach Beendigung des Arbeits- oder Vertragsverhältnisses fort.
• Wir achten die Rechte der betroffenen Personen und unterstützen den Verantwortlichen bei ihrer Wahrnehmung.

5. Informationssicherheit

Politeia Soft verfügt über die Konformitätszertifizierung nach dem spanischen Nationalen Sicherheitsschema (ENS, Königliches Dekret 311/2022), Kategorie MITTEL, mit der Nummer ENS-2026/0141. Die Aufrechterhaltung dieser Konformität liegt in der Verantwortung der gesamten Organisation.

• Jede Person greift nur auf die Informationen und Systeme zu, die sie für ihre Aufgabe benötigt, und schützt ihre Zugangsdaten und Geräte.
• Die Sicherheitsrichtlinien und -verfahren des Unternehmens werden eingehalten, und jeder Sicherheitsvorfall oder Verdacht darauf sowie jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten wird unverzüglich gemeldet, damit er behandelt und innerhalb der gesetzlichen Fristen gemeldet werden kann.
• Sicherheit wird bei der Softwareentwicklung sowie bei der Auswahl von Lieferanten und Infrastrukturen von Anfang an berücksichtigt.

6. Verantwortungsvoller Einsatz künstlicher Intelligenz

Unsere Produkte nutzen Verfahren der künstlichen Intelligenz. Wir verpflichten uns, sie rechtmäßig, transparent und unter menschlicher Aufsicht einzusetzen, gemäß der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) und den Datenschutzvorschriften.

• Wir erklären unseren Kunden, was die künstliche Intelligenz in unseren Produkten leistet, wo ihre Grenzen liegen und dass die Ergebnisse vor ihrer Verwendung oder Veröffentlichung von einem Menschen geprüft werden müssen.
• Wir verwenden die Dokumente und Daten der Kunden für keine anderen Zwecke als die Erbringung der vereinbarten Leistung.
• Wir bewerten die Qualität der Ergebnisse und korrigieren die Fehler und Verzerrungen, die wir feststellen.
• Die Mitarbeitenden von Politeia Soft geben keine vertraulichen Informationen oder personenbezogenen Daten von Kunden in KI-Werkzeuge Dritter ein, die das Unternehmen für diesen Zweck nicht freigegeben hat.

7. Fairer Wettbewerb

• Wir konkurrieren ausschließlich über die Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen und halten dabei das spanische Gesetz 15/2007 zum Schutz des Wettbewerbs und das spanische Gesetz 3/1991 gegen unlauteren Wettbewerb ein.
• Wir treffen keine Absprachen mit anderen Bietern und tauschen keine Informationen mit ihnen aus, um Angebote festzulegen, Aufträge aufzuteilen oder das Ergebnis einer Ausschreibung auf andere Weise zu verfälschen.
• Wir verbreiten keine falschen oder irreführenden Informationen über Wettbewerber und achten die Rechte des geistigen und gewerblichen Eigentums sowie die Lizenzen von Software Dritter.

8. Arbeitsbedingungen, Gleichstellung und Nichtdiskriminierung

• Wir wenden den spanischen landesweiten Tarifvertrag für Beratungs-, IT- sowie Markt- und Meinungsforschungsunternehmen sowie die arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften an.
• Wir gewährleisten die Gleichbehandlung und Chancengleichheit von Frauen und Männern gemäß dem spanischen Organgesetz 3/2007 und dulden keinerlei Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Herkunft, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung oder Identität, Religion, Weltanschauung oder sonstiger persönlicher oder sozialer Umstände.
• Wir dulden kein Mobbing am Arbeitsplatz, keine sexuelle Belästigung und keine Belästigung aufgrund des Geschlechts und schützen diejenigen, die solche Fälle melden.
• Wir halten die Vorschriften zum Arbeitsschutz ein, fördern die Vereinbarkeit von Privat-, Familien- und Berufsleben und achten das Recht auf digitale Nichterreichbarkeit.
• Wir bezahlen unsere Beschäftigten und gegebenenfalls unsere Subunternehmer und Lieferanten pünktlich, gemäß den Vorschriften zur Bekämpfung von Zahlungsverzug und der LCSP.

9. Umwelt

• Wir bemühen uns, die Umweltauswirkungen unserer Tätigkeit zu verringern: durch effiziente Nutzung der Cloud-Infrastruktur und der Energie, eine längere Nutzungsdauer der Geräte und die ordnungsgemäße Entsorgung von Elektronikschrott.
• Wir geben der Fernarbeit und Online-Besprechungen den Vorzug, wenn sich dadurch unnötige Reisen vermeiden lassen, sowie elektronischen Dokumenten gegenüber Papier.
• Bei gleichwertigen Alternativen berücksichtigen wir bei der Auswahl von Lieferanten Umweltkriterien.

10. Verstöße

Verstöße von Beschäftigten gegen diesen Kodex können zu den im Tarifvertrag und im Arbeitsrecht vorgesehenen Disziplinarmaßnahmen führen, bei Partnern und Lieferanten zu den jeweils angemessenen vertraglichen Maßnahmen, unbeschadet etwaiger gesetzlicher Haftung.

11. Kanal zur Meldung von Verstößen

Jede Person – ob aus dem Unternehmen, Kunde, Lieferant oder öffentlicher Bediensteter – kann Fragen zu diesem Kodex oder mögliche Verstöße gegen ihn oder gegen das Gesetz melden, indem sie an info@politeiasoft.com schreibt und im Betreff „Verhaltenskodex“ angibt. Anonyme Meldungen werden angenommen.

• Die Meldungen werden von der alleinigen Geschäftsführerin entgegengenommen und bearbeitet. Betrifft die Meldung sie selbst, kann sich die meldende Person direkt an die unten genannten zuständigen Behörden wenden.
• Der Eingang wird innerhalb von höchstens sieben Kalendertagen bestätigt, und eine Antwort erfolgt innerhalb von höchstens drei Monaten.
• Die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person, der betroffenen Personen und des Sachverhalts sowie die Verarbeitung ihrer Daten gemäß den Datenschutzvorschriften werden gewährleistet.
• Jede Person kann sich auch an die zuständigen Behörden wenden, darunter die spanische Unabhängige Behörde für den Hinweisgeberschutz (Autoridad Independiente de Protección del Informante), nach Maßgabe des spanischen Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar.

Verbot von Repressalien

Politeia Soft verbietet jede Form von Repressalien, einschließlich Drohungen und Versuchen, gegen Personen, die in gutem Glauben eine Frage oder einen möglichen Verstoß melden oder an dessen Aufklärung mitwirken. Repressalien stellen selbst einen schweren Verstoß gegen diesen Kodex dar.

12. Genehmigung, Geltung und Überprüfung

Version

1.0

Genehmigt von

Beatriz Campos Bereginal, alleinige Geschäftsführerin der POLITEIA SOFT, S.L.U.

Datum der Genehmigung

20. Oktober 2026

Inkrafttreten

Ab seiner Genehmigung

Der Kodex wird mindestens einmal jährlich überprüft sowie immer dann, wenn rechtliche, organisatorische oder tätigkeitsbezogene Änderungen im Unternehmen dies erforderlich machen. Jede neue Fassung wird vom Geschäftsführungsorgan genehmigt, allen durch sie verpflichteten Personen mitgeteilt und auf dieser Seite veröffentlicht.