Code éthique

Informations sur l’entité

Dénomination sociale

POLITEIA SOFT, S.L.U.

Numéro d’identification fiscale (CIF)

B21966023

Siège social

Urb. Parque Jacaranda 18, 11405 Jerez de la Frontera (Cádiz)

Organe d’administration

Administratrice unique : Beatriz Campos Bereginal

Contact

info@politeiasoft.com

1. Objet et champ d’application

Le code s’impose à l’Administratrice unique, à toutes les personnes salariées de Politeia Soft, quelle que soit la nature de leur contrat, ainsi qu’à toute personne agissant en son nom. Politeia Soft demandera à ses collaborateurs, sous-traitants et fournisseurs d’agir, pour ce qui les concerne, conformément à ces mêmes principes lorsqu’ils fournissent des services liés aux contrats de l’entreprise.

Le code complète, sans jamais s’y substituer, la législation applicable, les cahiers des charges et les contrats conclus avec les clients ainsi que les obligations découlant de la convention collective. En cas de doute, l’option la plus respectueuse de la loi et des droits des personnes prévaut toujours.

2. Intégrité et conformité réglementaire

Politeia Soft respecte la législation en vigueur et, lorsqu’elle contracte avec le secteur public, la loi espagnole 9/2017 du 8 novembre sur les contrats du secteur public (LCSP), les cahiers des charges de chaque appel d’offres ainsi que les principes d’égalité de traitement, de transparence, de libre concurrence et de non-discrimination.

• Lutte contre la corruption : nous n’offrons, ne promettons ni n’accordons, directement ou par l’intermédiaire de tiers, de paiements, d’avantages ou de faveurs à des autorités, à des agents publics ou à des personnes d’entreprises privées en vue d’obtenir ou de conserver un contrat ou une décision favorable, et nous n’en acceptons pas. Nous rejetons la corruption active et passive, le trafic d’influence et toute forme de corruption dans les affaires.
• Conflits d’intérêts : toute personne ayant un intérêt personnel, familial ou économique susceptible d’influencer, ou de sembler influencer, une décision de l’entreprise ou une procédure de passation de marché doit le signaler immédiatement et s’abstenir d’intervenir. Nous collaborons avec les pouvoirs adjudicateurs à la prévention, à la détection et à la résolution des conflits d’intérêts, conformément à l’article 64 de la LCSP.
• Cadeaux et invitations : aucun cadeau, aucune invitation ni aucune marque d’hospitalité n’est offert ou accepté, sauf s’il s’agit de gestes de courtoisie, de valeur symbolique, occasionnels et transparents. Rien n’est jamais offert aux personnes intervenant dans une procédure de passation de marché à laquelle participe Politeia Soft ou dans l’exécution d’un contrat conclu avec elle.
• Sincérité : les déclarations sur l’honneur, offres, certificats, factures et autres documents que nous présentons sont sincères, complets et étayés par la documentation correspondante.
• Interdictions de soumissionner : Politeia Soft veille à ne relever d’aucune des interdictions de contracter prévues à l’article 71 de la LCSP et à être à jour de ses obligations fiscales et sociales.

3. Relations avec les clients et les administrations publiques

• Nous informons clairement de ce que fait et ne fait pas notre logiciel, de ses limites et des conditions du service, sans faire de promesses que nous ne pourrions pas tenir.
• Nous exécutons les contrats conformément aux engagements pris, aux cahiers des charges et aux conditions particulières d’exécution, et nous signalons sans délai tout incident susceptible d’affecter le service.
• Nous ne sous-traitons que dans les conditions autorisées par le contrat et par la LCSP, et nous répercutons sur les sous-traitants les obligations de confidentialité, de protection des données et de sécurité qui nous incombent.
• Nous collaborons avec les pouvoirs adjudicateurs, avec les responsables des contrats et avec les organes de contrôle, et nous fournissons les informations qu’ils nous demandent en application de la réglementation en matière de transparence.
• Nous traitons tous les clients avec impartialité et respect, sans faire passer des intérêts particuliers avant l’intérêt du service contracté.

4. Protection des données et confidentialité

• Nous traitons les données à caractère personnel conformément au RGPD (règlement (UE) 2016/679) et à la loi organique espagnole 3/2018 sur la protection des données à caractère personnel et la garantie des droits numériques, en appliquant les principes de licéité, de minimisation, de limitation des finalités et de la conservation, d’exactitude, d’intégrité et de confidentialité.
• Lorsque nous agissons en qualité de sous-traitant, nous traitons les données uniquement sur instruction documentée du responsable du traitement, nous ne les utilisons pas à nos propres fins et nous les restituons ou les supprimons au terme du service, conformément à l’article 28 du RGPD et au contrat de sous-traitance.
• Toutes les informations relatives aux clients, aux administrations et aux tiers auxquelles nous avons accès sont confidentielles : seules les personnes qui en ont besoin pour leur travail en ont connaissance, et elles ne sont ni divulguées ni utilisées à d’autres fins. Cette obligation perdure après la fin de la relation de travail ou contractuelle.
• Nous respectons les droits des personnes concernées et collaborons avec le responsable du traitement pour y donner suite.

5. Sécurité de l’information

Politeia Soft est titulaire de la certification de conformité au Schéma national de sécurité espagnol (ENS, décret royal 311/2022), catégorie MOYENNE, sous le numéro ENS-2026/0141. Le maintien de cette conformité relève de la responsabilité de l’ensemble de l’organisation.

• Chaque personne n’accède qu’aux informations et aux systèmes nécessaires à ses fonctions et protège ses identifiants et ses appareils.
• Les politiques et procédures de sécurité de l’entreprise sont appliquées, et tout incident ou soupçon d’incident de sécurité ou de violation de données à caractère personnel est signalé immédiatement afin d’être traité et notifié dans les délais légaux.
• La sécurité est prise en compte dès la conception dans le développement du logiciel ainsi que dans le choix des fournisseurs et des infrastructures.

6. Utilisation responsable de l’intelligence artificielle

Nos produits font appel à des techniques d’intelligence artificielle. Nous nous engageons à les utiliser de manière licite, transparente et supervisée, conformément au règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle et à la réglementation en matière de protection des données.

• Nous expliquons à nos clients ce que fait l’intelligence artificielle dans nos produits, ses limites et la nécessité qu’une personne vérifie les résultats avant de les utiliser ou de les publier.
• Nous n’utilisons pas les documents ni les données des clients à des fins autres que la fourniture du service contracté.
• Nous évaluons la qualité des résultats et corrigeons les erreurs et les biais que nous détectons.
• Les personnes de Politeia Soft n’introduisent ni informations confidentielles ni données à caractère personnel de clients dans des outils d’intelligence artificielle de tiers qui n’ont pas été autorisés par l’entreprise pour cet usage.

7. Concurrence loyale

• Nous rivalisons exclusivement par la qualité de nos produits et services, dans le respect de la loi espagnole 15/2007 sur la défense de la concurrence et de la loi espagnole 3/1991 sur la concurrence déloyale.
• Nous ne concluons aucun accord et n’échangeons aucune information avec d’autres soumissionnaires en vue de fixer des offres, de répartir des marchés ou d’altérer de quelque autre manière le résultat d’un appel d’offres.
• Nous ne diffusons pas d’informations fausses ou trompeuses sur nos concurrents et nous respectons les droits de propriété intellectuelle et industrielle ainsi que les licences des logiciels de tiers.

8. Conditions de travail, égalité et non-discrimination

• Nous appliquons la convention collective nationale espagnole des entreprises de conseil, des technologies de l’information et des études de marché et d’opinion ainsi que la réglementation du travail et de la sécurité sociale.
• Nous garantissons l’égalité de traitement et des chances entre les femmes et les hommes, conformément à la loi organique espagnole 3/2007, et nous ne tolérons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’origine, l’âge, le handicap, l’orientation ou l’identité sexuelle, la religion, les opinions ou toute autre circonstance personnelle ou sociale.
• Nous ne tolérons pas le harcèlement moral, le harcèlement sexuel ou le harcèlement fondé sur le sexe, et nous protégeons quiconque le signale.
• Nous respectons la réglementation en matière de prévention des risques professionnels, favorisons la conciliation de la vie personnelle, familiale et professionnelle et respectons le droit à la déconnexion numérique.
• Nous payons ponctuellement nos personnes salariées et, le cas échéant, nos entreprises sous-traitantes et fournisseurs, conformément à la réglementation relative aux délais de paiement et à la LCSP.

9. Environnement

• Nous nous efforçons de réduire l’impact environnemental de notre activité : utilisation efficace de l’infrastructure en nuage et de l’énergie, allongement de la durée de vie des équipements et gestion appropriée des déchets électroniques.
• Nous privilégions le travail et les réunions à distance lorsqu’ils permettent d’éviter des déplacements inutiles, ainsi que les documents électroniques plutôt que le papier.
• Nous tenons compte de critères environnementaux dans le choix des fournisseurs lorsque les solutions envisagées sont équivalentes.

10. Manquements

Tout manquement au présent code de la part des personnes salariées pourra donner lieu aux mesures disciplinaires prévues par la convention collective et par la législation du travail et, s’agissant des collaborateurs et des fournisseurs, aux mesures contractuelles appropriées, sans préjudice des responsabilités légales encourues.

11. Canal de signalement des manquements

Toute personne, qu’elle appartienne à l’entreprise ou qu’elle soit cliente, fournisseur ou agent public, peut faire part de ses questions sur le présent code ou signaler d’éventuels manquements à celui-ci ou à la loi en écrivant à info@politeiasoft.com, en indiquant « Code éthique » en objet. Les signalements anonymes sont acceptés.

• Les signalements sont reçus et traités par l’Administratrice unique. Si le signalement la concerne, l’auteur du signalement peut s’adresser directement aux autorités compétentes indiquées ci-dessous.
• Un accusé de réception est adressé dans un délai maximal de sept jours calendaires et une réponse est apportée dans un délai maximal de trois mois.
• La confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement, des personnes concernées et des faits est garantie, de même que le traitement de leurs données conformément à la réglementation en matière de protection des données.
• Toute personne peut également s’adresser aux autorités compétentes, parmi lesquelles l’Autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte (Autoridad Independiente de Protección del Informante), dans les conditions prévues par la loi espagnole 2/2023 du 20 février.

Interdiction des représailles

Politeia Soft interdit toute forme de représailles, y compris les menaces et les tentatives de représailles, à l’encontre de toute personne qui fait part de bonne foi d’une question ou d’un éventuel manquement, ou qui collabore à sa vérification. Les représailles constituent en elles-mêmes un manquement grave au présent code.

12. Approbation, entrée en vigueur et révision

Version

1.0

Approuvé par

Beatriz Campos Bereginal, Administratrice unique de POLITEIA SOFT, S.L.U.

Date d’approbation

20 octobre 2026

Entrée en vigueur

Dès son approbation

Le code sera révisé au moins une fois par an et chaque fois que des évolutions réglementaires, organisationnelles ou de l’activité de l’entreprise le rendront nécessaire. Chaque nouvelle version sera approuvée par l’organe d’administration, communiquée à toutes les personnes qu’elle oblige et publiée sur la présente page.