Schwärzen bei IFG-Anfragen und Akteneinsicht: Daten Dritter vor der Herausgabe schützen

Eine Journalistin beantragt bei einem Bundesministerium Zugang zu den Unterlagen eines Förderprogramms: Vermerke, E-Mail-Verkehr, ein externes Gutachten, Eingaben von Bürgerinnen und Bürgern. Der Antrag nach dem Informationsfreiheitsgesetz ist zulässig, und die Akte soll grundsätzlich herausgegeben werden. Nur: Auf fast jeder Seite stehen Namen, Durchwahlen, private Adressen und Angaben über Personen, die mit dem Antrag nichts zu tun haben.

Die Verwaltung steht damit zwischen zwei Fehlern. Wer zu wenig schwärzt, offenbart Daten Dritter. Wer pauschal ganze Seiten schwärzt oder den Antrag ablehnt, verfehlt das Gesetz und riskiert Widerspruch, Klage und eine Anrufung des Informationsfreiheitsbeauftragten. Dieser Beitrag zeigt den rechtlichen Rahmen, ein praxistaugliches Vorgehen und die Fehler, an denen Schwärzungen in der Praxis am häufigsten scheitern.

Der Rahmen: IFG des Bundes, Landesrecht und DSGVO

Nach § 1 IFG hat jeder gegenüber den Behörden des Bundes einen Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen, ohne ein besonderes Interesse darlegen zu müssen. Grenzen ziehen die Ausnahmetatbestände der §§ 3 bis 6, darunter der Schutz personenbezogener Daten in § 5 und der Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen in § 6.

§ 5 Abs. 1 IFG verlangt eine Abwägung: Zugang zu personenbezogenen Daten darf nur gewährt werden, soweit das Informationsinteresse des Antragstellers das schutzwürdige Interesse des Dritten überwiegt oder der Dritte eingewilligt hat. Besondere Kategorien im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO, etwa Gesundheitsdaten, dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung übermittelt werden. Die folgenden Absätze geben der Abwägung eine Richtung:

• Abs. 2: Das Informationsinteresse überwiegt nicht bei Informationen aus Unterlagen, die mit dem Dienst- oder Amtsverhältnis oder einem Mandat des Dritten zusammenhängen (typisch: Personalakten), und bei Informationen, die einem Berufs- oder Amtsgeheimnis unterliegen.
• Abs. 3: Bei Gutachtern, Sachverständigen und vergleichbaren Stellungnahmen überwiegt das Informationsinteresse in der Regel, wenn sich die Angaben auf Name, Titel, akademischen Grad, Berufs- und Funktionsbezeichnung, Büroanschrift und dienstliche Telefonnummer beschränken.
• Abs. 4: Dieselben Angaben von Bearbeitern sind vom Informationszugang nicht ausgeschlossen, soweit sie Ausdruck und Folge der amtlichen Tätigkeit sind und kein Ausnahmetatbestand erfüllt ist.

Entscheidend für die Praxis ist § 7 Abs. 2 IFG: Besteht der Anspruch nur zum Teil, ist dem Antrag in dem Umfang stattzugeben, in dem der Zugang ohne Preisgabe der geheimhaltungsbedürftigen Informationen oder ohne unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand möglich ist. Erklärt sich der Antragsteller mit einer Unkenntlichmachung der Angaben über Dritte einverstanden, gilt das entsprechend. Die Schwärzung ist damit nicht die Ausnahme, sondern das gesetzlich vorgesehene Werkzeug, um Transparenz und Datenschutz zu vereinbaren.

Länder, Kommunen und Spezialgesetze

Für Landes- und Kommunalbehörden gilt nicht das IFG des Bundes, sondern Landesrecht: Viele Länder haben eigene Informationsfreiheits- oder Transparenzgesetze, die dem Bundesgesetz im Aufbau ähneln, sich aber in Ausnahmen, Fristen und Veröffentlichungspflichten unterscheiden. Einige Länder haben bislang kein allgemeines Informationszugangsgesetz; dort spielen Satzungen der Kommunen eine Rolle. Daneben bestehen Spezialgesetze wie das Umweltinformationsgesetz und das Verbraucherinformationsgesetz mit eigenen Regeln. Prüfen Sie daher zuerst, welche Rechtsgrundlage der Antrag tatsächlich berührt.

Wer sein Recht auf Informationszugang als verletzt ansieht, kann nach § 12 IFG die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) anrufen, die zugleich Bundesbeauftragte für die Informationsfreiheit ist. In den Ländern übernehmen in der Regel die Landesbeauftragten für Datenschutz diese Rolle. Nachvollziehbar begründete Schwärzungen sind deshalb auch Ihre beste Vorbereitung auf eine solche Prüfung.

Was typischerweise geschwärzt wird – und was nicht

Die Abwägung bleibt Einzelfallarbeit. Die folgende Übersicht zeigt, wie häufige Konstellationen in der Praxis oft behandelt werden; sie ersetzt nicht die Prüfung im konkreten Verfahren. Verlangt jemand dagegen Auskunft über die eigenen Daten, gelten die Regeln der Auskunft nach Art. 15 DSGVO.

Vorgehen in sechs Schritten

1. Antrag auslegen und Einverständnis zur Schwärzung klären

Fragen Sie früh nach, ob der Antragsteller mit der Unkenntlichmachung personenbezogener Daten Dritter einverstanden ist. Vielen geht es um Inhalte, nicht um Namen. Mit dem Einverständnis nach § 7 Abs. 2 Satz 2 IFG lässt sich der Zugang oft gewähren, ohne Dritte förmlich zu beteiligen. Fehlt es und liegen Anhaltspunkte für schutzwürdige Interessen vor, ist Dritten nach § 8 IFG Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben, was das Verfahren verlängert.

2. Akte zusammenstellen, Original sichern

Legen Sie eine Arbeitskopie an und lassen Sie das Original unverändert. Paginieren Sie die Herausgabefassung, damit sich jede Schwärzung später einer Seite und einer Begründung zuordnen lässt. Anlagen, E-Mail-Anhänge und eingescannte Schreiben gehören dazu, auch wenn sie im Aktenplan unter einem anderen Vorgang liegen.

3. Stellen markieren und begründen

Markieren Sie jede Fundstelle und notieren Sie den Grund, etwa „§ 5 Abs. 1 IFG“ oder „§ 6 IFG“. Viele Behörden vermerken den Ausnahmetatbestand direkt neben der Schwärzung oder in einer Anlage zum Bescheid. Achten Sie auf indirekt identifizierende Angaben: Eine Funktion, die nur eine Person innehat, ein seltener Wohnort oder ein konkretes Datum können ebenso verraten, um wen es geht.

4. Unumkehrbar schwärzen

Ein schwarzes Rechteck über dem Text ist keine Schwärzung: Der Text bleibt darunter und lässt sich kopieren oder durchsuchen. Nutzen Sie ein Werkzeug, das den Inhalt tatsächlich entfernt, und entfernen Sie die PDF-Metadaten. Bei Scans prüfen Sie zusätzlich die unsichtbare OCR-Textebene, wie im Leitfaden zu gescannten PDFs beschrieben.

5. Vier-Augen-Kontrolle

Eine zweite Person sucht im Ergebnis mit Strg+F nach den geschwärzten Namen, kopiert einige Balken in einen Texteditor und vergleicht stichprobenartig mit dem Original. Besonders kritisch sind zitierte E-Mail-Verläufe am Ende einer Nachricht und Anlagen, die erst beim Zusammenführen hinzugekommen sind.

6. Bescheid und Herausgabe

Der Bescheid erläutert, in welchem Umfang Zugang gewährt und aus welchen Gründen geschwärzt wurde, und enthält eine Rechtsbehelfsbelehrung. Der Zugang soll nach § 7 Abs. 5 IFG innerhalb eines Monats erfolgen; bei einer Drittbeteiligung gelten die Regeln des § 8. Archivieren Sie Herausgabefassung, Begründungen und Original getrennt und mit beschränktem Zugriff.

Typische Fehler bei der Schwärzung

• Grafik statt Schwärzung: Balken in einem PDF-Editor gezeichnet, Text darunter weiter vorhanden. Mehr dazu in unserem Beitrag über Schwärzungsfehler im PDF.
• Uneinheitlich geschwärzt: Der Name ist im Vermerk geschwärzt, steht aber im Verteiler, in der Betreffzeile oder in der Anlage.
• Kommentare und Änderungsverfolgung aus Word-Dokumenten, die vor der PDF-Umwandlung nicht entfernt wurden.
• Überschwärzung: ganze Seiten geschwärzt, obwohl nur einzelne Angaben schutzwürdig sind. Das widerspricht § 7 Abs. 2 IFG und provoziert Widersprüche.
• Fehlende Begründung: Ohne Vermerk zum Ausnahmetatbestand lässt sich die Schwärzung später kaum verteidigen.

Wie Anonimatum dabei hilft

Anonimatum erkennt mit eigener KI auf Servern in der EU Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Bankverbindungen; eigene Muster ergänzen behördenspezifische Kennungen wie Aktenzeichen-Formate. Gescannte Seiten durchlaufen die OCR, und zwar nur diese. In der Vorschau prüfen Sie jede Markierung, bevor die Schwärzung angewendet wird, und der geschwärzte Text ist im Ergebnis tatsächlich entfernt, nicht nur überdeckt.

Für die Abwägung nach § 5 Abs. 4 IFG halten Sie mit der Whitelist oder der umgekehrten Anonymisierung Amtsbezeichnungen und Namen von Amtsträgern sichtbar, die herausgegeben werden sollen. Unterschriften und Stempel decken Sie mit Bereichen oder Figurenmustern ab, E-Mails im Format .eml oder .msg werden samt Anhängen verarbeitet. Vorlagen sorgen dafür, dass wiederkehrende Aktentypen gleich behandelt werden, und die Stapelverarbeitung liefert umfangreiche Akten als ZIP zurück. Für die Veröffentlichung von Sitzungsunterlagen lesen Sie auch unseren Beitrag über Ratsprotokolle und Beschlüsse.