Reicht es, den Namen zu schwärzen?

Nicht, wenn Anschrift, eine seltene Funktion oder der Zusammenhang die Person weiterhin erkennbar machen. Entscheidend ist, ob die Person identifizierbar bleibt.

Muss der betroffene Dritte beteiligt werden?

Wenn Anhaltspunkte für ein schutzwürdiges Interesse bestehen, gibt die Behörde dem Dritten nach § 8 IFG Gelegenheit zur Stellungnahme.

Gilt das IFG auch für Kommunen?

Nein, das IFG gilt für Bundesbehörden. Für Landes- und Kommunalbehörden gelten die jeweiligen Landesgesetze, soweit vorhanden.

Darf die Behörde statt zu schwärzen pseudonymisieren?

Für Akten, die an die Öffentlichkeit gehen, ist eine endgültige Schwärzung meist die sicherere Wahl, weil ein Pseudonym zusammen mit dem Kontext eine Person weiterhin erkennbar machen kann. Pseudonymisierung mit einer Zuordnungstabelle eignet sich eher für interne Auswertungen, bei denen der Bezug später wiederhergestellt werden soll.

Informationsfreiheit: Dokumente ohne personenbezogene Daten

Q: Müssen Namen von Beschäftigten geschwärzt werden?

In der Regel nicht, soweit § 5 Abs. 4 IFG greift, also bei Angaben, die Ausdruck und Folge der amtlichen Tätigkeit sind. Ausnahmen sind im Einzelfall möglich, etwa bei Gefährdung.

Was das IFG zu personenbezogenen Daten regelt

Nach § 5 Abs. 1 IFG darf Zugang zu personenbezogenen Daten nur gewährt werden, soweit das Informationsinteresse des Antragstellers das schutzwürdige Interesse des Dritten am Ausschluss des Informationszugangs überwiegt oder der Dritte eingewilligt hat. Für besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO gelten strengere Voraussetzungen.

§ 5 Abs. 4 IFG stellt klar, dass Name, Titel, akademischer Grad, Berufs- und Funktionsbezeichnung, Büroanschrift und dienstliche Telefonnummer von Bearbeitern grundsätzlich nicht ausgeschlossen sind, soweit sie Ausdruck und Folge der amtlichen Tätigkeit sind. Die Sachbearbeiterin, die einen Bescheid unterschreibt, muss also in der Regel nicht geschwärzt werden.

Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse schützt § 6 IFG. Und nach § 7 Abs. 2 IFG ist einem Antrag in dem Umfang stattzugeben, in dem der Zugang ohne Preisgabe der geheimhaltungsbedürftigen Informationen möglich ist. Eine pauschale Ablehnung, weil einzelne Zeilen geschützt sind, ist damit selten tragfähig.

Bund, Länder und die Datenschutzaufsicht

Das IFG gilt für Bundesbehörden. Die meisten Länder haben eigene Informationsfreiheits- oder Transparenzgesetze, einige davon mit Veröffentlichungspflichten in einem Transparenzportal. Die Abwägung zum Schutz Dritter ist dort ähnlich angelegt, die Details unterscheiden sich aber. Ansprechpartner ist auf Bundesebene die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI), in den Ländern die jeweiligen Landesbeauftragten, die vielfach beide Aufgaben vereinen.

Was geschwärzt werden muss und was nicht

Personenbezogene Daten stehen selten nur im Briefkopf. Prüfen Sie das gesamte Dokument einschließlich Anlagen auf:

Namen, Unterschriften und Kennnummern von Bürgerinnen, Bürgern und Dritten.
Privatanschriften, private Telefonnummern und E-Mail-Adressen.
Gesundheits-, Sozial- oder Familiendaten in Förder- und Leistungsakten.
Kfz-Kennzeichen, Bankverbindungen (IBAN) und Flurstücksangaben mit Personenbezug.
Metadaten der Datei wie Autor, Benutzername und interne Pfade.

Sichtbar bleiben sollten dagegen Amtsträger im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeit, Daten, Aktenzeichen und Beträge, deren Veröffentlichung gewollt ist. Übermäßiges Schwärzen macht die Antwort unbrauchbar und führt zu Beschwerden bei der Informationsfreiheitsbeauftragten.

Ein wiederholbarer Schwärzungsablauf

Vor Herausgabe oder Veröffentlichung

Rechtsgrundlage klären: Antrag nach IFG oder Landesgesetz, Veröffentlichungspflicht, Betroffenenauskunft.
Festlegen, was sichtbar bleibt (Amtsträger, Daten, Aktenzeichen) und was geschwärzt wird.
Personenbezogene Daten auf allen Seiten erkennen, auch auf eingescannten Seiten und in Anlagen.
Jede vorgeschlagene Schwärzung vor dem Anwenden prüfen; Dritte nach § 8 IFG beteiligen, wo nötig.
Inhalt endgültig entfernen und PDF-Metadaten löschen.
Dem Antragsteller mitteilen, welche Teile aus welchem Grund geschwärzt wurden.

Ein schwarzes Rechteck in einem PDF-Editor lässt den Text darunter oft kopierbar. Bei veröffentlichten Dokumenten muss die Schwärzung unumkehrbar sein. Die vollständige Liste finden Sie in unserer Checkliste zum Veröffentlichen von Dokumenten.

Praxisbeispiel (fiktiv)

Eine Behörde erhält einen Antrag auf Einsicht in alle Lärmbeschwerden über eine fiktive Gaststätte „Zur Alten Mühle“ aus dem letzten Jahr. Die Akte enthält zwölf E-Mails von Anwohnern, zwei Kontrollberichte des Ordnungsamts und die erlassene Auflage. Eine Herausgabe, die § 5 und § 7 Abs. 2 IFG beziehungsweise dem einschlägigen Landesgesetz entspricht, könnte so aussehen:

Behandlung der einzelnen Aktenbestandteile im fiktiven Beispiel
Bestandteil	Behandlung	Begründung
Namen, E-Mail-Adressen und Wohnungsnummern der Anwohner	Geschwärzt	Personenbezogene Daten Dritter; schutzwürdiges Interesse überwiegt
Inhalt der Beschwerden (Uhrzeiten, Art des Lärms)	Herausgegeben	Erklärt die Entscheidung; ohne Namen und Anschriften kein Personenbezug mehr
Name und Funktion der kontrollierenden Bediensteten	Herausgegeben	Angaben im Rahmen der amtlichen Tätigkeit (§ 5 Abs. 4 IFG)
Name der Gaststätte und Inhalt der Auflage	Herausgegeben	Behördliche Entscheidung; kein Geschäftsgeheimnis
Hinweis einer Anwohnerin auf eine eigene Erkrankung	Geschwärzt	Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO, für den Antrag ohne Bedeutung

Im Bescheid wird erläutert, welche Passagen aus welchem Grund geschwärzt wurden. So kann der Antragsteller nachvollziehen, dass nicht die ganze Akte zurückgehalten wurde, und gegebenenfalls Widerspruch einlegen oder sich an die Informationsfreiheitsbeauftragte wenden. Für die Behörde hat der dokumentierte Ablauf einen weiteren Vorteil: Bei der nächsten ähnlichen Anfrage lässt sich dieselbe Entscheidung schnell und einheitlich wiederholen, statt jede Akte von Grund auf neu zu bewerten.

Wie Anonimatum hilft

Anonimatum erkennt Namen, Adressen, Ausweisnummern, IBAN, Telefonnummern, Kennzeichen, Unterschriften und QR-Codes mit eigener KI auf Servern in der Europäischen Union, ohne Text an externe Sprachmodell-APIs zu senden. Eingescannte PDF werden per OCR erfasst, und jeder Vorschlag lässt sich vor dem Anwenden prüfen und ergänzen.

Mit der Positivliste (inverse Anonymisierung) bleiben die Namen von Amtsträgern sichtbar. Seit Version 1.9.0 lässt sich das geschwärzte PDF direkt im Dokumentenmanagement oder Transparenzportal Ihrer Organisation veröffentlichen (REST oder CMIS), mit neutralem Dateinamen; das Audit-Protokoll der Gruppe hält jeden Vorgang fest, ohne Dateinamen oder Inhalte zu speichern.

Informationsfreiheit: Zugang gewähren, personenbezogene Daten schützen