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Trasparenza amministrativa: pubblicare e concedere l'accesso senza esporre dati personali
Team Anonimatum
In breve
Il d.lgs. 33/2013 impone obblighi di pubblicazione e riconosce l'accesso civico generalizzato, ma l'art. 5-bis tutela i dati personali. La soluzione abituale è l'accesso parziale con i dati personali oscurati.
Una determina di concessione di contributi elenca i beneficiari, una relazione tecnica cita il cittadino che ha presentato l'esposto, un verbale riporta l'intervento di un privato con il suo indirizzo. Sono atti che si possono pubblicare o rilasciare, ma non così come sono.
Il decreto legislativo 33/2013 e il GDPR non chiedono di scegliere tra trasparenza e privacy: chiedono di pubblicare ciò che serve e di rendere non intelligibili i dati non pertinenti. Questa pagina spiega le regole, le indicazioni del Garante e come trasformarle in una procedura ripetibile.
Accesso civico, accesso documentale e limiti
In Italia convivono tre strumenti. L'accesso civico semplice riguarda i documenti soggetti a pubblicazione obbligatoria. L'accesso civico generalizzato (art. 5, comma 2, d.lgs. 33/2013) consente a chiunque di accedere a dati e documenti ulteriori, senza motivazione. L'accesso documentale della legge 241/1990 è invece riservato a chi ha un interesse diretto, concreto e attuale.
Per l'accesso generalizzato, l'art. 5-bis elenca i limiti: tra gli interessi privati da tutelare c'è, al comma 2, lettera a), la protezione dei dati personali, accanto alla libertà e segretezza della corrispondenza e agli interessi economici e commerciali. Il comma 4 dello stesso articolo prevede che, se i limiti riguardano solo alcuni dati o parti del documento, si deve consentire l'accesso alle altre parti.
Quando l'amministrazione individua dei controinteressati, deve darne comunicazione perché possano presentare opposizione (art. 5, comma 5). In caso di riesame per motivi legati alla protezione dei dati, il responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza sente il Garante.
Pubblicazione online: le linee guida del Garante
Per la pubblicazione sui siti istituzionali, l'art. 7-bis del d.lgs. 33/2013 chiede di rendere non intelligibili i dati personali non pertinenti o non indispensabili rispetto alle finalità di trasparenza. Il Garante per la protezione dei dati personali ha adottato nel 2014 (provvedimento n. 243 del 15 maggio 2014) le linee guida sul trattamento di dati personali negli atti pubblicati online dai soggetti pubblici, basate sul principio di necessità e minimizzazione.
Quali dati oscurare e quali lasciare
I dati personali compaiono spesso nel corpo dell'atto, non solo nell'intestazione. Da controllare sempre:
- Nomi, codici fiscali e firme di cittadini, beneficiari e terzi.
- Indirizzi di residenza, telefoni ed email personali.
- Dati sulla salute o sulla situazione economica e sociale (es. contributi assistenziali), che non vanno diffusi.
- Targhe, IBAN e dati catastali riconducibili a una persona.
- Metadati del file: autore, nome utente, percorsi interni.
Restano invece visibili, di regola, nome e qualifica dei funzionari che firmano nell'esercizio delle loro funzioni, date, numeri di protocollo e gli importi di cui la legge impone la pubblicazione. Oscurare tutto per prudenza rende l'atto inutilizzabile.
Una procedura di oscuramento ripetibile
Prima di pubblicare o rilasciare un atto
- Qualificare la richiesta: obbligo di pubblicazione, accesso civico o accesso documentale.
- Decidere cosa resta visibile e cosa va oscurato, motivando i limiti dell'art. 5-bis.
- Rilevare i dati su tutte le pagine, comprese quelle scansionate e gli allegati.
- Controllare ogni oscuramento proposto prima di applicarlo.
- Applicare un oscuramento che elimini il contenuto e rimuovere i metadati del PDF.
- Indicare al richiedente quali parti sono state oscurate e perché.
Un rettangolo nero disegnato con un editor PDF spesso lascia il testo sottostante copiabile. Per un atto pubblicato in Amministrazione trasparente l'oscuramento deve essere irreversibile. Trovi l'elenco completo nella nostra checklist per pubblicare documenti.
Esempio pratico (fittizio)
Un comune riceve un'istanza di accesso civico generalizzato a tutti gli esposti per rumore relativi a un bar fittizio, «Il Vecchio Mulino», nell'ultimo anno. Il fascicolo contiene dodici email di residenti, due verbali della polizia locale e l'ordinanza adottata. Una risposta coerente con l'art. 5-bis potrebbe essere questa:
| Elemento | Trattamento | Motivo |
|---|---|---|
| Nomi, email e indirizzi dei residenti | Oscurati | Protezione dei dati personali dei controinteressati |
| Contenuto degli esposti (orari, tipo di rumore) | Rilasciato | Spiega la decisione; senza nomi e indirizzi non identifica nessuno |
| Nome e qualifica dell'agente verbalizzante | Rilasciato | Funzionario che agisce nell'esercizio delle sue funzioni |
| Nome del locale e prescrizioni dell'ordinanza | Rilasciato | Provvedimento amministrativo; nessun segreto commerciale |
| Riferimento di un residente a un proprio problema di salute | Oscurato | Dato sanitario, irrilevante per l'istanza |
Il provvedimento di accoglimento parziale indica le parti oscurate e il limite applicato, così il richiedente può chiedere il riesame al RPCT o ricorrere al giudice amministrativo se ritiene eccessivo l'oscuramento.
Come aiuta Anonimatum
Anonimatum rileva nomi, indirizzi, codici identificativi, IBAN, telefoni, targhe, firme e codici QR con un'IA propria ospitata su server nell'Unione europea, senza inviare il testo ad API esterne di modelli linguistici. I PDF scansionati passano dall'OCR e ogni proposta si verifica prima dell'applicazione.
La lista bianca (anonimizzazione inversa) lascia visibili i nomi dei funzionari. Dalla versione 1.9.0 il PDF oscurato si può pubblicare direttamente nel gestionale documentale o nel portale della trasparenza dell'ente (REST o CMIS) con un nome neutro, e il registro di audit del gruppo traccia ogni operazione senza conservare nomi o contenuti dei documenti.
Domande frequenti
Basta oscurare il nome?
No, se indirizzo, ruolo o contesto permettono ancora di identificare la persona. L'oscuramento deve riguardare tutti gli elementi che la rendono identificabile.
I dati sulla salute si possono pubblicare?
No. Il Codice privacy vieta la diffusione dei dati relativi alla salute (art. 2-septies, comma 8) e il d.lgs. 33/2013 (art. 26, comma 4) esclude la pubblicazione dei dati identificativi dei beneficiari di contributi da cui si possano ricavare informazioni sullo stato di salute o su una situazione di disagio economico-sociale.
Che differenza c'è tra accesso civico e accesso agli atti?
L'accesso civico generalizzato è aperto a chiunque, senza motivazione, con i limiti dell'art. 5-bis. L'accesso agli atti della legge 241/1990 richiede un interesse qualificato ma può estendersi a documenti che il pubblico non vedrebbe.
Cosa succede se c'è un controinteressato?
L'amministrazione gli invia copia della richiesta e il controinteressato può presentare motivata opposizione entro dieci giorni.
Si possono pseudonimizzare i nomi invece di oscurarli?
Per gli atti destinati al pubblico l'oscuramento definitivo è di solito la scelta più prudente, perché uno pseudonimo, insieme al contesto, può ancora permettere di risalire alla persona. La pseudonimizzazione con una tabella di corrispondenza è più adatta a usi interni, quando serve poter ricostruire il collegamento.
Oscura gli atti prima di pubblicarli
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