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Transparence administrative : communiquer sans exposer les données personnelles
Équipe Anonimatum
En bref
Le CRPA donne à toute personne un droit d'accès aux documents administratifs, mais protège la vie privée des tiers. La règle pratique : communiquer le document après occultation des mentions protégées.
Un rapport d'inspection cite un agent mis en cause, une délibération accordant des subventions nomme les bénéficiaires, un procès-verbal reproduit les propos d'un administré avec son adresse. Ces documents sont communicables, mais pas tels quels.
Le code des relations entre le public et l'administration (CRPA) organise cet équilibre : le droit d'accès est la règle, la protection de la vie privée une limite, et l'occultation le moyen de concilier les deux. Cette page explique les textes, le rôle de la CADA et de la CNIL, et comment en faire une procédure fiable.
Ce que prévoit le CRPA
Le livre III du CRPA pose le principe du droit d'accès aux documents administratifs. L'article L311-6 réserve à la seule personne intéressée les documents dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical ou au secret des affaires, ou qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable.
L'article L311-7 apporte la solution pratique : lorsque la demande porte sur un document comportant des mentions non communicables, mais qu'il est possible de les occulter ou de les disjoindre, le document est communiqué après occultation ou disjonction. Refuser en bloc un document dont seules quelques lignes posent problème n'est donc pas la bonne réponse.
Pour la diffusion en ligne, l'article L312-1-2 prévoit que les documents comportant des données personnelles ne peuvent être publiés, sauf exceptions, qu'après un traitement permettant d'occulter ces données ou de rendre impossible l'identification des personnes. La publication en open data suppose donc une anonymisation réelle, pas un simple masquage visuel.
Le rôle de la CADA et de la CNIL
En cas de refus, le demandeur doit saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA) avant tout recours contentieux. Ses avis et conseils, consultables en ligne, précisent au cas par cas ce qui doit être occulté : adresse personnelle, date de naissance, situation familiale, appréciations portées sur un agent, etc. La CNIL intervient pour les traitements de données liés à la publication et a publié des recommandations sur l'anonymisation et l'open data.
Quelles mentions occulter, lesquelles laisser
Les données personnelles sont souvent disséminées dans le corps du texte. À vérifier systématiquement :
- Noms, prénoms, signatures et numéros d'identification des administrés et des tiers.
- Adresses postales, téléphones et adresses électroniques personnels.
- Informations de santé, situation sociale ou familiale dans les dossiers d'aide.
- Plaques d'immatriculation, RIB/IBAN et références cadastrales permettant de retrouver une personne.
- Métadonnées du fichier : auteur, nom d'utilisateur, chemins internes.
À l'inverse, le nom et la qualité des agents qui signent un acte dans l'exercice de leurs fonctions, les dates, les numéros de dossier et les montants que la loi impose de publier restent en principe visibles. Tout occulter par précaution rend le document inexploitable et alimente les saisines de la CADA.
Une procédure d'occultation reproductible
Avant de communiquer ou publier
- Qualifier la demande : communication à un tiers, à l'intéressé, ou publication en ligne.
- Lister les mentions protégées par l'article L311-6 et celles qui restent communicables.
- Repérer les données sur toutes les pages, y compris les pages scannées et les annexes.
- Relire chaque occultation proposée avant de l'appliquer.
- Appliquer une occultation qui supprime le texte et supprimer les métadonnées du PDF.
- Indiquer au demandeur que le document a été communiqué après occultation.
Un rectangle noir dessiné dans un éditeur PDF laisse souvent le texte sous-jacent copiable. Pour un document diffusé, l'occultation doit être irréversible. La liste complète figure dans notre check-list pour publier des documents.
Exemple concret (fictif)
Une commune reçoit une demande de communication de toutes les plaintes pour nuisances sonores visant un bar fictif, « Le Vieux Moulin », sur l'année écoulée. Le dossier contient douze courriels de riverains, deux rapports de constat et l'arrêté pris par le maire. Une communication conforme au CRPA ressemblerait à ceci :
| Pièce | Traitement | Motif |
|---|---|---|
| Noms, courriels et adresses des riverains | Occultés | Vie privée des tiers (article L311-6) |
| Contenu des plaintes (horaires, nature du bruit) | Communiqué | Éclaire la décision ; n'identifie plus personne une fois noms et adresses retirés |
| Nom et qualité de l'agent qui a dressé le constat | Communiqué | Agent public agissant dans ses fonctions |
| Nom de l'établissement et prescriptions de l'arrêté | Communiqué | Décision administrative et activité commerciale déjà publiques |
| Mention par un riverain de son état de santé | Occultée | Secret médical, sans intérêt pour la demande |
Le courrier de réponse précise que le dossier est communiqué après occultation des mentions couvertes par l'article L311-6, ce qui permet au demandeur de saisir la CADA s'il conteste l'étendue des occultations.
Comment Anonimatum vous aide
Anonimatum détecte noms, adresses, numéros d'identification, IBAN, téléphones, plaques, signatures et QR codes grâce à sa propre IA hébergée sur des serveurs de l'Union européenne, sans envoyer le texte à des API externes de modèles de langage. Les PDF scannés passent par l'OCR et chaque proposition se vérifie avant application.
La liste blanche (anonymisation inverse) laisse visibles les noms des signataires publics. Depuis la version 1.9.0, le PDF occulté peut être publié directement dans la GED ou le portail de transparence de votre organisation (REST ou CMIS) avec un nom neutre, et le journal d'audit du groupe trace chaque opération sans conserver le nom ni le contenu des documents.
Questions fréquentes
Suffit-il d'occulter le nom ?
Non, si d'autres éléments (adresse, fonction rare, contexte) permettent encore d'identifier la personne. L'occultation doit viser tout ce qui rend la personne identifiable.
Faut-il occulter le nom des agents publics ?
En principe non lorsqu'ils agissent dans l'exercice de leurs fonctions. En revanche, les appréciations portées sur leur manière de servir relèvent de l'article L311-6 et ne sont communicables qu'à l'intéressé.
Que faire si l'administration refuse ?
Le demandeur saisit la CADA dans un délai de deux mois. Cette saisine est un préalable obligatoire au recours devant le tribunal administratif.
L'occultation vaut-elle anonymisation pour l'open data ?
Seulement si l'identification devient impossible. L'article L312-1-2 vise un traitement rendant impossible l'identification ; un masquage partiel ne suffit pas toujours.
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