Checklist · Checklist publication
Avant de mettre un document en ligne : la checklist complète
Équipe Anonimatum
En bref
Avant de mettre en ligne une délibération, un arrêté, un rapport ou un jeu de données, vérifiez ce qui doit être occulté selon le CRPA et le RGPD, ce qui peut rester et ce que cachent signatures, codes, métadonnées et noms de fichiers.
Publier, c’est la forme de communication la plus irréversible : un PDF mis en ligne peut être indexé, téléchargé et réutilisé en quelques heures. Le contrôle avant publication doit donc être plus strict que pour un envoi à un seul destinataire.
Cette checklist vaut pour les délibérations, procès-verbaux, arrêtés, marchés, rapports, décisions de justice et jeux de données ouverts. Elle distingue ce qu’il faut toujours occulter, ce qui peut rester (le nom d’un élu agissant en cette qualité, par exemple) et les détails techniques qui trahissent souvent ce que le texte devait masquer.
Le cadre en France : CRPA, RGPD et loi Informatique et Libertés
Le code des relations entre le public et l’administration (CRPA) organise la communication et la publication en ligne des documents administratifs. Son article L. 312-1-2 prévoit que les documents comportant des mentions protégées par un secret (vie privée, secret médical, appréciation sur une personne…) ne peuvent être rendus publics qu’après occultation de ces mentions, sauf disposition contraire. Les données personnelles doivent en principe être anonymisées avant mise en ligne, sauf exceptions, notamment les catégories de documents listées à l’article D. 312-1-3.
La CNIL précise qu’une simple obligation de publier ne suffit pas à lever l’occultation. Appliquez la minimisation des données : si une mention n’est pas utile à l’information du public, elle disparaît. La CADA et la CNIL ont publié ensemble un guide pratique sur la publication en ligne et la réutilisation des données publiques.
Ce qu’il faut occulter avant publication
Mentions à faire disparaître
- Noms, numéros d’identification, adresses, téléphones et e-mails des particuliers (demandeurs, requérants, plaignants, témoins, mineurs).
- Santé, handicap, origine, religion, vie sexuelle, appartenance syndicale et toute mention d’infraction ou de condamnation.
- Appréciations ou jugements de valeur sur une personne identifiable, et faits dont la divulgation pourrait lui porter préjudice.
- Situation financière, date de naissance, âge, coordonnées personnelles y compris des agents.
- IBAN, immatriculations, références cadastrales et numéros de dossier permettant de retrouver une personne.
- Identifiants indirects qui, combinés, désignent quelqu’un : fonction unique, date exacte, rue.
- Photos de personnes et copies de pièces d’identité en annexe.
Ce qui peut rester (avec discernement)
Tout nom n’est pas à cacher. Selon la CNIL, le nom et le prénom ne sont pas en eux-mêmes couverts par le secret de la vie privée, et la CADA admet par exemple que les noms des élus agissant en cette qualité figurent dans les procès-verbaux. L’appréciation reste au cas par cas et mérite d’être tracée.
- Nom et fonction des élus et des responsables qui signent ou décident dans l’exercice de leurs fonctions.
- Informations sur les personnes morales (raison sociale, SIREN), qui ne sont pas des données personnelles ; prudence avec les entrepreneurs individuels.
- Noms d’agents liés à leur poste, sauf risque pour leur sécurité ; une anonymisation partielle des organigrammes peut être justifiée.
- Montants de subventions ou de marchés lorsque leur publication est prévue.
Dates, signatures et codes
Éléments qui échappent facilement
- Dates de naissance et dates très précises concernant des particuliers : supprimer ou généraliser.
- Signatures manuscrites numérisées : elles n’apportent rien à la transparence et facilitent l’usurpation ; remplacer par « signé ».
- Codes ou liens de vérification permettant de récupérer l’original, souvent non occulté.
- QR codes et cachets de signature électronique dont le certificat affiche nom et identifiants du signataire.
- Numéros d’enregistrement et de dossier qui, croisés avec d’autres éléments, identifient l’intéressé.
Le fichier : métadonnées, calques et nom
Contrôle technique du fichier
- L’occultation est réelle : copier le texte sous le cache ne renvoie rien (un outil pour caviarder un PDF en ligne doit supprimer le contenu, pas le recouvrir).
- Métadonnées nettoyées : auteur, organisme, titre, historique, commentaires ; voir comment supprimer les métadonnées d’un PDF.
- Pas de calques, d’annotations, de champs de formulaire ni de pièces jointes intégrées.
- Tableurs sans lignes, colonnes ni onglets masqués ; publier en CSV ou PDF quand c’est possible.
- Nom de fichier neutre : « Deliberation_45-2026.pdf », pas « Deliberation_Martin_Jean.pdf ».
- Documents scannés passés à l’OCR avant relecture pour que la recherche trouve les données.
Dernier contrôle et traçabilité
Avant de publier, une seconde personne relit le fichier final et consigne les choix délicats (pourquoi le nom d’un chef de service est conservé, par exemple). Notre checklist d’anonymisation RGPD propose un modèle de registre des décisions.
Anonimatum détecte noms, numéros d’identification, adresses, IBAN, QR codes et cachets ou signatures électroniques, permet une liste blanche pour les élus et responsables qui doivent rester visibles, applique l’OCR aux scans et supprime les métadonnées, toujours avec un aperçu et une relecture humaine avant l’occultation irréversible.
Questions fréquentes
Faut-il occulter le nom des agents publics ?
Pas systématiquement. Le nom d’un agent lié à ses fonctions n’est pas protégé en soi, mais une occultation se justifie en cas de risque pour sa sécurité ou pour des données qui dépassent son poste, comme ses coordonnées personnelles.
Une obligation légale de publier dispense-t-elle d’anonymiser ?
Pas forcément. Selon la CNIL, il faut vérifier au cas par cas si le texte entend lever le secret, par exemple lorsqu’il prévoit une publication intégrale.
Les annexes sont-elles concernées ?
Oui. Les annexes d’une délibération suivent le même régime et contiennent souvent plus de données personnelles que le corps du texte : factures, listes, pièces justificatives.
Cette checklist vaut-elle pour les décisions de justice ?
Comme base, oui, même si la diffusion des décisions de justice obéit à ses propres règles d’occultation. Les principes de suppression, de cohérence et de vérification finale restent les mêmes.
Vous publiez des documents chaque semaine ?
Consultez les offres et préparez délibérations, arrêtés et annexes pour la mise en ligne avec détection, liste blanche et relecture avant publication.