Checkliste · Checkliste Veröffentlichung
Checkliste vor der Veröffentlichung von Dokumenten
Anonimatum-Team
Kurz gesagt
Bevor ein Bescheid, ein Protokoll, ein Gutachten oder ein Datensatz online geht, prüfen Sie, welche personenbezogenen Daten weg müssen, was nach IFG und DSGVO bleiben kann und was in Unterschriften, Codes, Metadaten und Dateinamen steckt.
Veröffentlichen ist die unumkehrbarste Form der Weitergabe: Ein PDF auf einer öffentlichen Website kann binnen Stunden indexiert, heruntergeladen und weiterverwendet werden. Die Prüfung vor der Veröffentlichung muss deshalb strenger sein als bei einem Versand an eine einzelne Person.
Diese Checkliste eignet sich für Bescheide, Sitzungsprotokolle, Verträge, Gutachten, Gerichtsentscheidungen und offene Datensätze. Sie unterscheidet, was immer geschwärzt werden sollte, was in der Regel bleiben darf (etwa der Name einer Amtsträgerin in dienstlicher Funktion) und welche technischen Details verraten, was der Text verbergen sollte.
Der Rahmen in Deutschland: IFG, DSGVO und BDSG
Das Informationsfreiheitsgesetz des Bundes (IFG) gewährt Zugang zu amtlichen Informationen; viele Länder haben eigene Informationsfreiheits- oder Transparenzgesetze, teils mit Veröffentlichungspflichten. Personenbezogene Daten schützt § 5 IFG: Zugang gibt es nur, wenn das Informationsinteresse das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person überwiegt oder sie eingewilligt hat. Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung übermittelt werden.
Für die Veröffentlichung gilt zusätzlich die DSGVO mit dem Grundsatz der Datenminimierung: Was für den Transparenzzweck nicht nötig ist, gehört nicht ins veröffentlichte Dokument. Wer nach Landesrecht veröffentlicht, sollte die jeweilige Vorschrift und die Hinweise der Landesdatenschutzbehörde prüfen.
Was vor der Veröffentlichung weg muss
Zu schwärzende Angaben
- Namen, Ausweis- und Steuernummern, Privatanschriften, Telefonnummern und E-Mails von Privatpersonen (Antragsteller, Widerspruchsführer, Hinweisgeber, Zeugen, Kinder).
- Gesundheit, Behinderung, ethnische Herkunft, Religion, Sexualleben, Gewerkschaftszugehörigkeit und jeder Hinweis auf Straftaten.
- Hinweise auf Bedürftigkeit: Sozialleistungen, häusliche Gewalt, Pflegebedarf, Einkommen.
- IBAN, Kfz-Kennzeichen, Flurstücke und Aktenzeichen, mit denen sich eine Person auffinden lässt.
- Private Kontaktdaten von Beschäftigten (Mobilnummer, Wohnanschrift).
- Indirekte Identifikatoren, die zusammen auf jemanden zeigen: einmalige Funktion, genaues Datum, Straße, Alter.
- Fotos von Personen und eingescannte Ausweise in Anlagen.
Was bleiben darf (mit Augenmaß)
Nicht jeder Name ist geheim. Nach § 5 Abs. 4 IFG sind bei Bearbeitern Name, Titel, akademischer Grad, Berufs- und Funktionsbezeichnung, Büroanschrift und dienstliche Telefonnummer grundsätzlich nicht vom Zugang ausgeschlossen, wenn sie Ausdruck und Folge der amtlichen Tätigkeit sind und kein Ausnahmetatbestand vorliegt. Abwägungen sollten Sie dokumentieren.
- Name und Funktion von Amtsträgern, die in dienstlicher Funktion entscheiden oder zeichnen.
- Angaben zu juristischen Personen (Firma, Handelsregisternummer), die keine personenbezogenen Daten sind; Vorsicht bei Einzelkaufleuten.
- Dienstliche Kontaktdaten von Beschäftigten, sofern keine Gefährdung besteht.
- Beträge von Zuwendungen oder Aufträgen, wenn ihre Veröffentlichung vorgesehen ist.
Daten, Unterschriften und Codes
Was leicht übersehen wird
- Geburtsdaten und sehr genaue Daten zu Privatpersonen: entfernen oder generalisieren.
- Eingescannte Unterschriften: Sie bringen keine Transparenz und erleichtern Fälschungen; durch „gez.“ ersetzen.
- Prüfcodes oder Links, über die sich das Original, oft ungeschwärzt, abrufen lässt.
- QR-Codes und Signaturfelder, deren Zertifikat Namen und Daten der unterzeichnenden Person zeigt.
- Eingangs- und Aktenzeichen, die mit anderen Angaben die betroffene Person erkennbar machen.
Die Datei: Metadaten, Ebenen und Name
Technische Dateiprüfung
- Die Schwärzung ist echt: Kopiert man den Text unter dem Balken, kommt nichts heraus (ein Werkzeug zum PDF online schwärzen muss Inhalte entfernen, nicht überdecken).
- Metadaten bereinigt: Autor, Organisation, Titel, Versionsverlauf, Kommentare; siehe Metadaten aus PDF entfernen.
- Keine Ebenen, Anmerkungen, Formularfelder oder eingebetteten Anhänge mit Daten.
- Tabellen ohne ausgeblendete Zeilen, Spalten oder Blätter; wenn möglich als CSV oder PDF veröffentlichen.
- Neutraler Dateiname: „Bescheid_45-2026.pdf“, nicht „Bescheid_Mueller_Max.pdf“.
- Gescannte Dokumente vor der Prüfung per OCR durchsuchbar machen.
Letzte Kontrolle und Dokumentation
Vor dem Hochladen prüft eine zweite Person die Enddatei und hält Grenzfälle fest (etwa warum der Name einer Referatsleitung stehen bleibt). Unsere Checkliste zur DSGVO-Anonymisierung enthält eine Vorlage für das Entscheidungsprotokoll.
Anonimatum erkennt Namen, Kennnummern, Anschriften, IBAN, QR-Codes sowie digitale Stempel und Signaturen, erlaubt eine Whitelist für Amtsträger, die sichtbar bleiben sollen, wendet OCR auf Scans an und entfernt Metadaten, stets mit Vorschau und menschlicher Prüfung vor der irreversiblen Schwärzung.
Häufige Fragen
Müssen Namen von Behördenmitarbeitern geschwärzt werden?
Nicht automatisch. Für Bearbeiter sieht § 5 Abs. 4 IFG vor, dass Name und dienstliche Angaben grundsätzlich zugänglich sind. Geschwärzt wird bei Gefährdung oder bei Angaben, die über die dienstliche Funktion hinausgehen.
Gilt das IFG auch für Landesbehörden?
Nein, das IFG gilt für Bundesbehörden. Für Landes- und Kommunalbehörden gelten die jeweiligen Landesgesetze, sofern vorhanden, und immer die DSGVO.
Warum sind Prüfcodes riskant?
Weil darüber unter Umständen jeder das signierte Original abrufen kann, das meist nicht geschwärzt ist. Entfernen Sie sie aus der veröffentlichten Fassung oder steuern Sie, worauf sie verweisen.
Taugt die Checkliste für Gerichtsentscheidungen?
Als Grundlage ja, auch wenn Gerichte eigene Regeln zur Neutralisierung haben. Entfernen, Konsistenz und Abschlussprüfung bleiben gleich.
Reicht es, die Datei als Bild-PDF zu exportieren?
Nein. Ein Bild-PDF verhindert zwar das Kopieren von Text, aber geschwärzte Stellen müssen trotzdem im Bild selbst unkenntlich sein, und Metadaten sowie Dateiname bleiben ein Risiko. Zudem ist ein reines Bild-PDF für Screenreader nicht barrierefrei. Besser: echte Schwärzung, Metadaten entfernen und anschließend den Such- und Kopiertest durchführen.
Sie veröffentlichen regelmäßig Dokumente?
Sehen Sie sich die Tarife an und bereiten Sie Bescheide, Protokolle und Anlagen mit Erkennung, Whitelist und Prüfung vor der Freigabe auf.