Checklist · Checklist de publicação
Checklist antes de publicar documentos na internet
Equipa Anonimatum
Em resumo
Antes de publicar uma deliberação, uma ata, um relatório ou um conjunto de dados, confirme que dados pessoais devem ser expurgados segundo a LADA e o RGPD, o que pode ficar e o que se esconde em assinaturas, códigos, metadados e nomes de ficheiros.
Publicar é a forma mais irreversível de comunicar dados: um PDF colocado num sítio público pode ser indexado, descarregado e reutilizado em poucas horas. Por isso, a verificação antes da publicação tem de ser mais exigente do que num envio a um único destinatário.
Esta checklist serve para deliberações, atas, despachos, contratos, relatórios, decisões judiciais e dados abertos. Distingue o que deve ser sempre expurgado, o que pode ficar (por exemplo, o nome de um dirigente que assina no exercício de funções) e os pormenores técnicos que muitas vezes revelam o que o texto devia esconder.
O enquadramento em Portugal: LADA, RGPD e Lei 58/2019
A Lei n.º 26/2016 (LADA) regula o acesso aos documentos administrativos e a sua reutilização. Os documentos que contêm dados pessoais são «documentos nominativos» e o acesso de terceiros fica sujeito a restrições. Quando só parte da informação é reservada, a lei prevê a comunicação parcial, com expurgo da informação protegida. A CADA emite pareceres sobre estas situações e a CNPD supervisiona o cumprimento do RGPD e da Lei n.º 58/2019.
Na publicação ativa aplica-se o princípio da minimização dos dados: se um elemento não é necessário para a finalidade de transparência, não deve constar da versão publicada.
O que expurgar antes de publicar
Dados que devem desaparecer
- Nomes, números de identificação civil e fiscal, moradas, telefones e e-mails de particulares (requerentes, reclamantes, denunciantes, testemunhas, menores).
- Saúde, deficiência, origem étnica, religião, vida sexual, filiação sindical e qualquer referência a infrações ou condenações.
- Situações de vulnerabilidade: apoios sociais, violência doméstica, dependência, rendimentos.
- IBAN, matrículas, artigos matriciais e números de processo que permitam localizar alguém.
- Contactos pessoais de trabalhadores (telemóvel particular, morada).
- Identificadores indiretos que, somados, apontam para alguém: cargo único, data exata, rua, idade.
- Fotografias de pessoas e cópias de documentos de identificação em anexos.
O que pode ficar (com cautela)
Nem todo o nome é para ocultar. A transparência exige saber quem decide, assina ou contrata em nome da entidade. A ponderação faz-se caso a caso e convém registá-la.
- Nome e cargo de eleitos e dirigentes que decidem ou assinam no exercício de funções.
- Dados de pessoas coletivas (denominação, NIPC), que não são dados pessoais; atenção aos empresários em nome individual.
- Dados profissionais de trabalhadores ligados ao seu posto, salvo risco para a sua segurança.
- Montantes de apoios ou contratos quando a lei obriga a publicá-los.
Datas, assinaturas e códigos
Elementos que escapam com facilidade
- Datas de nascimento e datas muito concretas de particulares: suprimir ou generalizar.
- Assinaturas manuscritas digitalizadas: não acrescentam transparência e facilitam a falsificação; substituir por «assinado».
- Códigos ou ligações de validação que permitem obter o original, muitas vezes sem expurgo.
- Códigos QR e selos de assinatura digital cujo certificado mostra o nome e os dados do signatário.
- Números de registo e de processo que, cruzados com outros dados, identificam o interessado.
O ficheiro: metadados, camadas e nome
Revisão técnica do ficheiro
- A rasura é real: ao copiar o texto sob a barra não aparece nada (uma ferramenta para rasurar um PDF online deve eliminar o conteúdo, não tapá-lo).
- Metadados limpos: autor, entidade, título, histórico e comentários; veja como eliminar metadados de um PDF.
- Sem camadas, anotações, campos de formulário nem anexos incorporados com dados.
- Folhas de cálculo sem linhas, colunas ou separadores ocultos; publicar em CSV ou PDF quando possível.
- Nome de ficheiro neutro: «Despacho_45-2026.pdf», não «Despacho_Silva_Joao.pdf».
- Documentos digitalizados passados por OCR antes da revisão, para que a pesquisa encontre os dados.
Última verificação e registo
Antes de publicar, uma segunda pessoa revê o ficheiro final e anota as decisões delicadas (por exemplo, porque se mantém o nome de um chefe de divisão). A nossa checklist de anonimização RGPD inclui um modelo de registo de decisões.
O Anonimatum deteta nomes, números de identificação, moradas, IBAN, códigos QR e selos ou assinaturas digitais, permite uma lista branca para os dirigentes que devem continuar visíveis, aplica OCR a digitalizações e elimina metadados, sempre com pré-visualização e revisão humana antes da rasura irreversível.
Perguntas frequentes
É preciso ocultar o nome dos trabalhadores da Administração?
Não necessariamente. O nome e o cargo de quem atua no exercício de funções podem, em regra, ficar visíveis. Ocultam-se quando há risco para a pessoa ou dados que vão além das funções, como contactos pessoais.
O que é um documento nominativo?
Na LADA, é o documento administrativo que contém dados pessoais. O acesso de terceiros a estes documentos tem restrições e, muitas vezes, obriga a expurgar parte da informação.
Porque são arriscados os códigos de validação?
Porque qualquer pessoa com o código pode obter o original assinado, que normalmente não foi expurgado. Retire-os da versão publicada ou controle a que versão dão acesso.
Esta checklist serve para decisões judiciais?
Como base, sim, embora a publicação de decisões judiciais siga regras próprias de anonimização. Os princípios de supressão, coerência e verificação final mantêm-se.
Publica documentos todas as semanas?
Veja os planos e prepare deliberações, atas e anexos para publicação com deteção, lista branca e revisão antes de publicar.