Checklist · Checklist de publicación
Checklist antes de publicar documentos en internet
Equipo Anonimatum
En resumen
Antes de subir una resolución, un acta o un informe a un portal de transparencia o a la web, comprueba qué datos personales deben desaparecer, cuáles pueden quedar según la Ley 19/2013 y qué se esconde en firmas, CSV, metadatos y nombres de archivo.
Publicar es la forma más irreversible de comunicar datos: un PDF subido a un portal de transparencia puede indexarse, descargarse y reutilizarse en horas. Por eso la revisión previa tiene que ser más estricta que cuando se envía un documento a una sola persona.
Esta checklist sirve para resoluciones administrativas, actas, contratos, informes, sentencias o conjuntos de datos abiertos. Distingue entre lo que conviene eliminar siempre, lo que puede mantenerse (por ejemplo, el nombre de un cargo público que actúa en ejercicio de sus funciones) y los detalles técnicos que suelen delatar lo que el texto ya ocultaba.
El marco en España: transparencia y protección de datos
La Ley 19/2013 de transparencia obliga a publicar mucha información (publicidad activa) y reconoce el derecho de acceso, pero ambos respetan los límites de su artículo 15 sobre datos personales. Ese artículo protege con especial intensidad las categorías especiales y las infracciones, y establece que, con carácter general, se dará acceso a los datos meramente identificativos relacionados con la organización, funcionamiento o actividad pública del órgano. Si la información se disocia antes, el artículo 15 deja de aplicarse. El Consejo de Transparencia y la AEPD fijaron criterios conjuntos de ponderación (criterio CI/002/2015).
Cuando una norma obliga a publicar un acto con interesados, la disposición adicional séptima de la LOPDGDD (LO 3/2018) fija cómo identificarlos: nombre y apellidos más cuatro cifras aleatorias del DNI, nunca el número completo junto al nombre. Fuera de esos supuestos, rige la minimización de datos: si el dato no es necesario para la finalidad de transparencia, fuera.
Qué eliminar antes de publicar
Datos que deben desaparecer
- Nombres, DNI/NIE, domicilios, teléfonos y correos de particulares (solicitantes, recurrentes, denunciantes, testigos, menores).
- Datos de salud, discapacidad, origen, religión, vida sexual, afiliación sindical y cualquier referencia a infracciones o sanciones penales.
- Situaciones de vulnerabilidad: ayudas sociales, violencia de género, dependencia, ingresos.
- IBAN, números de cuenta, matrículas, referencias catastrales y números de expediente que permitan localizar a una persona.
- Datos de contacto personales de empleados públicos (móvil particular, domicilio).
- Identificadores indirectos que, sumados, señalan a alguien: cargo único, fecha exacta, calle, edad.
- Fotografías de personas y documentos de identidad escaneados en anexos.
Qué puede quedar (y con qué cautela)
No todo nombre es un dato a ocultar. La transparencia exige saber quién decide, firma o contrata en nombre de la Administración. Aun así, la ponderación es caso a caso y conviene dejarla registrada.
- Nombre y cargo de autoridades y responsables que firman o deciden en ejercicio de sus funciones.
- Datos de empresas adjudicatarias o personas jurídicas (razón social, CIF), que no son datos personales; ojo con los empresarios individuales.
- Datos de empleados públicos estrictamente identificativos y ligados a su puesto, salvo riesgo para su seguridad o circunstancias concretas que aconsejen ocultarlos.
- Importes de subvenciones, contratos o retribuciones cuando una norma obliga a publicarlos.
Fechas, firmas, CSV y otros códigos
Elementos que se escapan con facilidad
- Fechas de nacimiento y fechas muy concretas relacionadas con particulares: suprimir o generalizar.
- Firmas manuscritas escaneadas: no aportan transparencia y facilitan la suplantación; sustituir por «firmado».
- Código seguro de verificación (CSV): permite descargar el original desde la sede electrónica, a menudo sin anonimizar. Eliminarlo de la versión publicada o asegurarse de que no enlaza al documento íntegro.
- Códigos QR y sellos de firma electrónica con nombre y DNI del firmante en el certificado.
- Números de registro de entrada y de expediente que, combinados con otros datos, identifican al interesado.
El archivo: metadatos, capas y nombre
Revisión técnica del fichero
- El tachado es real: al copiar el texto bajo la marca no aparece nada (las herramientas para tachar un PDF online deben eliminar el contenido, no taparlo).
- Metadatos limpios: autor, organización, título, historial y comentarios; ver cómo eliminar metadatos de un PDF.
- Sin capas, anotaciones, formularios rellenables ni adjuntos incrustados con datos.
- Hojas de cálculo sin filas, columnas ni pestañas ocultas; mejor publicar en CSV o PDF cuando proceda.
- Nombre de archivo neutro: «Resolucion_45-2026.pdf», no «Resolucion_Garcia_Lopez.pdf».
- Documentos escaneados con OCR antes de revisar, para que la búsqueda encuentre los datos.
Última comprobación y registro
Antes de pulsar «publicar», una segunda persona repasa el documento final y anota las decisiones discutibles (por ejemplo, por qué se mantiene el nombre de un jefe de servicio). La checklist de anonimización RGPD incluye una plantilla de registro para ello.
Anonimatum detecta nombres, DNI, direcciones, IBAN, códigos QR y sellos o firmas digitales, permite una lista blanca para los cargos que deben seguir visibles, aplica OCR a escaneados y elimina metadatos, siempre con previsualización y revisión humana antes del tachado irreversible.
Preguntas frecuentes
¿Hay que anonimizar el nombre de los empleados públicos?
No necesariamente. La Ley 19/2013 considera, con carácter general, accesibles los datos meramente identificativos ligados a la actividad pública del órgano. Se ocultan si hay riesgo para la persona o datos que van más allá de su puesto.
¿Basta con quitar el nombre si dejo el DNI parcial?
Depende del contexto. La LOPDGDD regula la identificación con nombre y cuatro cifras aleatorias del DNI solo cuando la publicación es obligatoria. Si no lo es, lo prudente es suprimir ambos datos.
¿Por qué es peligroso el CSV en un documento publicado?
Porque cualquiera puede introducirlo en la sede electrónica y obtener el original firmado, que normalmente no está anonimizado. Hay que eliminarlo de la versión publicada o controlar a qué versión da acceso.
¿Sirve esta checklist para sentencias?
Sí como base, aunque las resoluciones judiciales tienen sus propias reglas de anonimización. Los principios de supresión, coherencia y verificación final son los mismos.
¿Publicáis documentos con frecuencia?
Escríbenos y te enseñamos en una demo cómo preparar resoluciones, actas y anexos para el portal de transparencia con revisión antes de publicar.