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Transparencia pública: publicar y dar acceso sin exponer datos personales
Equipo Anonimatum
En resumen
La Ley 19/2013 obliga a publicar y a dar acceso a información pública, pero su artículo 15 protege los datos personales. La salida habitual es el acceso parcial o la disociación: entregar el documento con los datos de terceros eliminados.
Un portal de transparencia y una resolución de acceso a la información tienen el mismo punto débil: el documento que se entrega casi nunca se redactó pensando en publicarse. Un informe técnico cita al vecino que denunció, un decreto de concesión de ayudas lista beneficiarios con su DNI y un acta recoge la intervención de un particular con su domicilio.
La Ley 19/2013, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, no obliga a elegir entre transparencia y protección de datos. Obliga a ponderar y, cuando es posible, a entregar la información sin los datos que no hacen falta. Esta página explica cómo encaja esa ponderación con el RGPD y la LOPDGDD y cómo convertirla en un procedimiento repetible.
Qué dice la Ley 19/2013 sobre los datos personales
El artículo 15 de la Ley 19/2013 es el que regula la relación entre el derecho de acceso y la protección de datos. Distingue varios niveles: los datos especialmente protegidos (ideología, afiliación sindical, religión, salud, origen racial, vida sexual, infracciones) solo se entregan con consentimiento expreso del afectado o con amparo legal; los datos meramente identificativos relacionados con la organización y el funcionamiento del órgano, como el nombre y el cargo de quien firma una resolución, se facilitan con carácter general; y para el resto el órgano debe ponderar el interés público en la divulgación frente a los derechos de los afectados.
El mismo artículo añade una regla muy práctica: lo anterior no se aplica si el acceso se hace previa disociación de los datos personales, de forma que se impida la identificación de las personas. Y el artículo 16 prevé el acceso parcial cuando un límite afecta solo a una parte del documento, indicando al solicitante qué se ha omitido. En la práctica, la mayoría de las resoluciones estimatorias acaban siendo eso: el documento completo menos los datos de terceros.
Para aplicar el artículo 15 de forma homogénea, el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno (CTBG) y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) adoptaron conjuntamente el criterio interpretativo CI/002/2015, en desarrollo de la disposición adicional quinta de la ley. Es la referencia que conviene tener a mano cuando un informe jurídico tiene que justificar por qué se entrega o se oculta un dato.
Qué datos aparecen en los documentos que se publican
La lista de datos personales que hay que revisar es más larga de lo que parece, porque muchos no están en el encabezado sino repartidos por el cuerpo del texto:
- Nombres, apellidos y DNI/NIF de solicitantes, denunciantes, beneficiarios y personas citadas en informes.
- Domicilios, teléfonos, correos electrónicos y referencias catastrales que permiten localizar a un particular.
- Datos de salud o de situación social en expedientes de ayudas, dependencia o servicios sociales.
- Matrículas, números de cuenta (IBAN) y firmas manuscritas escaneadas.
- Metadatos del fichero: autor, nombre de usuario del redactor y rutas internas que delatan quién elaboró el documento.
En el lado contrario, hay datos que deben quedar visibles: el nombre y el cargo de las autoridades y del personal que actúa en ejercicio de sus funciones, las fechas, el número de expediente y, en su caso, los importes que la propia ley manda publicar. Ocultarlos todos por precaución convierte la resolución en ilegible y puede acabar en una reclamación ante el CTBG.
Del tachado manual a un procedimiento repetible
Tapar con un rectángulo negro en un editor de PDF suele dejar el texto debajo, que se puede copiar o extraer. Para un portal de transparencia, donde el documento queda indexado y descargable, el borrado tiene que ser irreversible y el fichero tiene que salir sin metadatos. Un procedimiento razonable tiene estos pasos:
Antes de publicar o entregar un documento
- Identificar el título habilitante: publicidad activa o resolución de acceso, y qué límites del artículo 14 o 15 se aplican.
- Decidir qué datos se mantienen (cargos públicos, fechas, expediente) y cuáles se suprimen o se disocian.
- Detectar los datos en todo el documento, incluidas las páginas escaneadas y los anexos.
- Revisar cada marca antes de aplicar, con una segunda persona en documentos sensibles.
- Aplicar una censura que elimine el contenido y eliminar los metadatos del PDF.
- Indicar al solicitante qué información se ha omitido y por qué (artículo 16).
Tienes el procedimiento completo en la checklist para publicar documentos sin datos personales.
Cómo ayuda Anonimatum
Anonimatum detecta nombres, direcciones, DNI/NIF, IBAN, teléfonos, matrículas, firmas y códigos QR con IA propia ejecutada en servidores de la Unión Europea, sin enviar el texto a APIs externas de modelos de lenguaje. Los PDF escaneados pasan por OCR y las imágenes se convierten a PDF antes de tratarse. Antes de aplicar, revisas cada coincidencia y puedes añadir zonas a mano.
Para que los cargos públicos sigan visibles, la anonimización inversa o lista blanca excluye de la censura los nombres que deben publicarse. Las plantillas del sistema para resoluciones municipales dejan visibles importes, fechas y número de expediente. Desde la versión 1.9.0 el PDF anonimizado puede publicarse directamente en el gestor de expedientes o en el portal de transparencia de la organización (REST o CMIS) con un nombre neutro. Si trabajas en una entidad local, mira también la página para ayuntamientos.
Politeia Soft cuenta con la certificación ENS de categoría MEDIA, cuyo alcance incluye Anonimatum, y el registro de auditoría del grupo anota cada operación sin guardar el nombre ni el contenido de los documentos.
Preguntas frecuentes
¿Basta con quitar el nombre para cumplir el artículo 15?
No siempre. Si el documento conserva el domicilio, la referencia catastral o un detalle que permita identificar a la persona, no hay disociación real. Hay que revisar el conjunto de datos y el contexto, no solo los nombres.
¿Hay que ocultar el nombre de los funcionarios que firman?
Por regla general no. El artículo 15.2 permite facilitar los datos meramente identificativos relacionados con la organización y la actividad pública del órgano. Puede haber excepciones, por ejemplo cuando la difusión pone en riesgo a la persona.
¿Qué pasa si un tercero puede verse afectado por la entrega?
El artículo 19.3 de la Ley 19/2013 prevé dar audiencia a los terceros cuyos derechos o intereses puedan verse afectados para que hagan alegaciones antes de resolver.
¿Las comunidades autónomas tienen sus propias leyes?
Sí. Muchas tienen ley de transparencia propia y un consejo o comisionado que resuelve las reclamaciones de su ámbito. El artículo 15 de la ley estatal tiene carácter básico, pero conviene revisar también la norma autonómica aplicable.
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