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Expedientes administrativos: acceso de interesados y juzgados sin exponer a terceros
Equipo Anonimatum
En resumen
Los interesados tienen derecho a acceder al expediente y obtener copia (art. 53 de la Ley 39/2015), pero el expediente suele contener datos de terceros. La clave es suprimirlos de forma coherente en todos los documentos.
Un expediente administrativo no es un documento: es un conjunto de decenas de ellos. Una denuncia, informes técnicos, actas de inspección, alegaciones, fotografías, notificaciones y la resolución final. Cada uno menciona a personas distintas y, a menudo, a las mismas personas con distintas grafías: «D. Juan Pérez», «el Sr. Pérez», «el denunciante».
Cuando un interesado pide copia, cuando hay que poner el expediente de manifiesto en el trámite de audiencia o cuando el juzgado lo reclama, el reto no es solo tapar datos: es hacerlo igual en todos los documentos, sin dejar un nombre olvidado en el anexo 14 y sin que la versión entregada a una parte contradiga la entregada a otra.
Qué dice la Ley 39/2015
El artículo 53.1.a) de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común, reconoce a los interesados el derecho a conocer en cualquier momento el estado de tramitación de los procedimientos en los que tengan esa condición y a acceder y obtener copia de los documentos contenidos en ellos. El artículo 82 obliga a poner de manifiesto el expediente a los interesados en el trámite de audiencia, antes de redactar la propuesta de resolución.
El artículo 70 define el expediente como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución, y exige que, cuando se remita, vaya acompañado de un índice numerado de todos sus documentos. Cuando el expediente se recurre ante la jurisdicción contencioso-administrativa, el artículo 48 de la Ley 29/1998 obliga a la Administración a remitirlo al juzgado completo y con su índice.
Que el interesado tenga derecho de acceso no significa que tenga derecho a los datos de todos los demás. El RGPD y la LOPDGDD siguen aplicándose: los datos de denunciantes, testigos, vecinos o trabajadores que no sean necesarios para la defensa del interesado pueden y suelen suprimirse en la copia. Si quien pide acceso no es interesado, la vía es la Ley 19/2013 y sus límites, que explicamos en transparencia pública sin datos personales.
Tres destinos, tres versiones del mismo expediente
| Destinatario | Base | Tratamiento habitual de los datos de terceros |
|---|---|---|
| Interesado en el procedimiento | Art. 53 y 82 de la Ley 39/2015 | Se entrega el expediente; se suprimen los datos de terceros que no necesita para defenderse |
| Juzgado de lo contencioso-administrativo | Art. 48 de la Ley 29/1998 | Se remite completo; si hay datos especialmente sensibles, se señalan para que el órgano judicial decida |
| Solicitante de acceso a información pública | Ley 19/2013 | Acceso parcial o previa disociación; criterios más estrictos que para un interesado |
| Publicación o reutilización | Publicidad activa, formación, estadísticas | Anonimización completa del expediente |
Los datos que más aparecen en expedientes son los habituales en cualquier documento administrativo (nombres, DNI, domicilios, teléfonos, firmas, matrículas) y otros más delicados: datos de salud en expedientes de dependencia o incapacidad, datos de menores en expedientes educativos o sociales e infracciones en procedimientos sancionadores. Repasa las categorías en el glosario de datos personales.
El problema de la coherencia
Anonimizar un documento suelto es relativamente sencillo. Anonimizar cuarenta documentos de un mismo expediente sin errores no lo es. Los fallos típicos son:
- Un nombre suprimido en el informe pero visible en la notificación o en el acuse de recibo.
- El mismo vecino tapado en un documento y sustituido por «Vecino A» en otro y por «Testigo 2» en un tercero, lo que hace incomprensible el relato.
- Fotografías o planos escaneados que nadie revisó porque «solo eran imágenes».
- Una segunda entrega, meses después, con criterios distintos a la primera.
- Ficheros con el nombre del interesado en el propio nombre del archivo o en los metadatos.
Cuando el destinatario necesita seguir el hilo, la seudonimización suele funcionar mejor que el tachado: cada persona recibe un sustituto estable («Persona 1», «Persona 2») y el relato se entiende. Para que funcione, el sustituto tiene que ser el mismo en todos los documentos del expediente.
Un procedimiento para la unidad tramitadora
Antes de entregar o remitir un expediente
- Identificar al destinatario y la base de acceso: interesado, juzgado, solicitante de información o publicación.
- Listar las personas que aparecen y decidir para cada una si se mantiene, se suprime o se seudonimiza.
- Tratar todos los documentos con los mismos criterios y la misma tabla de sustitutos.
- Revisar escaneados, fotografías y anexos, no solo los documentos nativos.
- Renombrar los ficheros con nombres neutros y eliminar metadatos.
- Conservar la versión entregada y anotar qué se suprimió y por qué.
Cómo ayuda Anonimatum con los expedientes
Desde la versión 1.9.0, Anonimatum tiene una pantalla de Expedientes: agrupa los documentos de un caso, les aplica la misma plantilla por la cola en segundo plano y muestra el estado de cada uno. Cada expediente puede tener su mapa compartido, de modo que el mismo dato recibe el mismo sustituto en todos los documentos; el mapa tiene su propia contraseña, que no se guarda.
El expediente se descarga en un ZIP con los documentos terminados y un índice en CSV y PDF sin nombres ni datos personales. Cada anonimización guarda una versión en el historial (hasta 10 por documento, cifradas y sin el nombre del fichero), y el PDF resultante puede publicarse en el gestor de expedientes de la organización (REST o CMIS) con un nombre neutro y metadatos sin datos personales. La detección combina IA propia en servidores de la UE, patrones como DNI/NIF o IBAN y OCR para escaneados, y la lista blanca mantiene visibles a los funcionarios que firman.
Preguntas frecuentes
¿El interesado tiene derecho a conocer quién le denunció?
No necesariamente. Depende del procedimiento y de si ese dato es necesario para su defensa. En muchos casos la identidad del denunciante se suprime en la copia, mientras que los hechos denunciados sí se ponen de manifiesto.
¿Hay que anonimizar el expediente que se remite al juzgado?
Por regla general se remite completo, porque el juzgado debe conocer todos los antecedentes. Si contiene datos especialmente sensibles de terceros, conviene señalarlos para que el órgano judicial decida sobre su acceso por las partes.
¿Seudonimizar o tachar?
Si el destinatario tiene que seguir el relato (quién dijo qué), la seudonimización con sustitutos estables es más clara. Si el documento va a publicarse, la anonimización irreversible es la opción segura.
¿Cómo se evita que dos entregas del mismo expediente sean distintas?
Guardando los criterios y la tabla de sustitutos del expediente y reutilizándolos. Con un mapa compartido, una persona recibe siempre el mismo sustituto aunque el documento se procese meses después.
Ordena y protege tus expedientes
Cuéntanos qué tipo de expedientes tramitáis y a quién los entregáis. Te mostramos en una demo cómo quedaría un expediente de ejemplo de principio a fin.