Anwendungsfall · Öffentlicher Sektor · Verwaltungsverfahren
Verwaltungsakten: Akteneinsicht gewähren, ohne Dritte preiszugeben
Anonimatum-Team
Kurz gesagt
Beteiligte haben ein Recht auf Akteneinsicht (§ 29 VwVfG), doch Akten enthalten fast immer Daten Dritter. Entscheidend ist, diese in allen Dokumenten der Akte einheitlich zu schwärzen oder zu pseudonymisieren.
Eine Verwaltungsakte ist kein einzelnes Dokument, sondern ein Bündel aus Dutzenden: Anzeige, Vermerke, Prüfberichte, Anhörungsschreiben, Stellungnahmen, Fotos, Bescheide. Jedes nennt andere Personen und oft dieselbe Person in unterschiedlicher Form: „Herr Max Müller“, „Herr Müller“, „der Anzeigeerstatter“.
Wenn ein Beteiligter Akteneinsicht verlangt, wenn eine Anhörung ansteht oder wenn das Verwaltungsgericht die Akte anfordert, geht es nicht nur ums Schwärzen, sondern darum, es in allen Dokumenten gleich zu tun: ohne vergessenen Namen in Anlage 14 und ohne dass sich zwei Fassungen widersprechen.
Diese Seite erklärt die Rechtsgrundlagen im Bund, die typischen Fehler bei umfangreichen Akten und einen Ablauf, mit dem sich jede weitere Einsichtnahme schnell und konsistent vorbereiten lässt.
Was das VwVfG regelt
Nach § 29 Abs. 1 VwVfG hat die Behörde den Beteiligten Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist. Nach § 29 Abs. 2 ist sie dazu nicht verpflichtet, soweit die Vorgänge nach einem Gesetz oder ihrem Wesen nach, namentlich wegen der berechtigten Interessen der Beteiligten oder dritter Personen, geheim gehalten werden müssen.
Ergänzend gibt § 30 VwVfG den Beteiligten einen Anspruch darauf, dass ihre Geheimnisse, insbesondere die zum persönlichen Lebensbereich gehörenden sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, von der Behörde nicht unbefugt offenbart werden. Die Länder haben eigene Verwaltungsverfahrensgesetze mit weitgehend gleichlautenden Regelungen; für Sozialverwaltung und Steuerverwaltung gelten Sondervorschriften.
Im verwaltungsgerichtlichen Verfahren sind Behörden nach § 99 VwGO zur Vorlage von Urkunden und Akten verpflichtet. Die oberste Aufsichtsbehörde kann die Vorlage verweigern, wenn Vorgänge nach einem Gesetz oder ihrem Wesen nach geheim gehalten werden müssen; über die Rechtmäßigkeit der Verweigerung entscheidet dann ein Fachsenat in einem besonderen Verfahren. Wer nicht Beteiligter ist, ist auf das IFG oder ein Landesgesetz verwiesen, siehe Informationsfreiheit und Schwärzung.
Eine Akte, mehrere Empfänger
| Empfänger | Rechtsgrundlage | Übliche Behandlung der Daten Dritter |
|---|---|---|
| Beteiligter im Verfahren | § 29 VwVfG, Art. 15 DSGVO | Einsicht in die Akte; Daten Dritter geschwärzt, soweit nicht zur Rechtsverteidigung erforderlich |
| Verwaltungsgericht | § 99 VwGO | Vollständige Akte; besonders schutzwürdige Angaben gekennzeichnet |
| Antragsteller nach IFG oder Landesgesetz | Informationsfreiheitsrecht | Teilzugang, strenger als für Beteiligte |
| Veröffentlichung, Schulung, Statistik | Entscheidung der Behörde | Vollständige Anonymisierung der Akte |
Verwaltungsakten enthalten gewöhnliche personenbezogene Daten wie Namen, Anschriften, Telefonnummern, Unterschriften und Kennzeichen, aber auch sensible Angaben: Gesundheitsdaten in Pflege- oder Schwerbehindertenakten, Daten von Kindern in Schul- und Jugendhilfeakten und Vorwürfe in Bußgeld- oder Ordnungsverfahren.
Das Problem der Einheitlichkeit
- Ein Name ist im Prüfbericht geschwärzt, im Anschreiben oder im Zustellungsnachweis aber sichtbar.
- Derselbe Nachbar ist in einem Dokument geschwärzt, im nächsten „Nachbar A“ und im dritten „Zeuge 2“; der Sachverhalt wird unverständlich.
- Eingescannte Fotos oder Lagepläne wurden nicht geprüft, weil es „nur Bilder“ waren.
- Eine zweite Einsichtnahme Monate später folgt anderen Entscheidungen als die erste.
- Der Name des Beteiligten steht im Dateinamen oder in den Metadaten.
Wenn der Empfänger nachvollziehen muss, wer was gesagt hat, ist Pseudonymisierung oft besser als Schwärzen: Jede Person erhält eine feste Bezeichnung („Person 1“, „Person 2“). Das funktioniert nur, wenn die Bezeichnung in der ganzen Akte identisch ist.
Ein Ablauf für die Sachbearbeitung
Vor Akteneinsicht oder Aktenvorlage
- Empfänger und Rechtsgrundlage klären: Beteiligter, Gericht, IFG-Antrag oder Veröffentlichung.
- Alle genannten Personen erfassen und je Person entscheiden: sichtbar, geschwärzt oder pseudonymisiert.
- Dieselben Entscheidungen und dieselbe Zuordnungstabelle auf jedes Dokument anwenden.
- Scans, Fotos und Anlagen prüfen, nicht nur native Dokumente.
- Dateien neutral benennen und Metadaten entfernen.
- Die herausgegebene Fassung aufbewahren und dokumentieren, was aus welchem Grund entfernt wurde.
Praxisbeispiel (fiktiv)
Eine fiktive Bauaufsichtsakte zu einem ungenehmigten Anbau umfasst 38 Dokumente: die Anzeige einer Nachbarin, zwei Ortsbesichtigungsberichte, Fotos, die Stellungnahme des Eigentümers, eine E-Mail eines weiteren Anwohners und die Beseitigungsanordnung. Der Eigentümer beantragt Akteneinsicht nach § 29 VwVfG beziehungsweise dem entsprechenden Landesgesetz.
| Person oder Angabe | Behandlung | Begründung |
|---|---|---|
| Eigentümer (Antragsteller) | Sichtbar | Eigene Daten des Beteiligten |
| Nachbarin, die angezeigt hat | „Person 1“ in allen Dokumenten | Berechtigtes Interesse einer dritten Person; der Inhalt der Anzeige bleibt nachvollziehbar |
| Weiterer Anwohner | „Person 2“ in allen Dokumenten | Für die Rechtsverteidigung nicht erforderlich |
| Bauaufsichtliche Sachbearbeiterin | Sichtbar | Handeln im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit |
| Kennzeichen auf den Fotos | Geschwärzt | Personenbezug ohne Bedeutung für das Verfahren |
Wird später Klage erhoben, geht die vollständige, ungeschwärzte Akte an das Verwaltungsgericht. Weil die Entscheidungen für die Einsichtsfassung festgehalten wurden, kann eine zweite Einsichtnahme Monate später mit denselben Pseudonymen vorbereitet werden, ohne dass sich die Fassungen widersprechen.
Wie Anonimatum bei Akten hilft
Seit Version 1.9.0 hat Anonimatum eine Ansicht Akten: Dokumente eines Falls bündeln, über die Warteschlange im Hintergrund dieselbe Vorlage auf alle anwenden und den Status jedes Dokuments verfolgen. Jede Akte kann eine gemeinsame Zuordnungstabelle haben, sodass dieselbe Angabe in allen Dokumenten denselben Ersatz erhält; jede Tabelle hat ein eigenes Passwort, das nicht gespeichert wird.
Die Akte lässt sich als ZIP mit den fertigen Dokumenten und einem Index als CSV und PDF ohne Namen und personenbezogene Daten herunterladen. Jeder Durchlauf speichert eine Version im Versionsverlauf (bis zu 10 je Dokument, verschlüsselt und ohne Dateinamen), und das Ergebnis-PDF kann im Dokumentenmanagement- oder Vorgangsbearbeitungssystem der Behörde veröffentlicht werden (REST oder CMIS), mit neutralem Namen und Metadaten ohne Personenbezug. Die Erkennung kombiniert eigene KI auf Servern in der EU, Muster für Kennnummern und IBAN sowie OCR für Scans; die Positivliste hält unterzeichnende Bedienstete sichtbar.
Häufige Fragen
Darf der Beteiligte erfahren, wer die Anzeige erstattet hat?
Nicht zwingend. Die Identität ist ein Datum eines Dritten; nach § 29 Abs. 2 VwVfG kann sie zurückgehalten werden, wenn berechtigte Interessen überwiegen. Der Inhalt der Anzeige wird häufig ohne Namen zugänglich gemacht.
Wird die Akte für das Gericht geschwärzt?
In der Regel nicht: Das Gericht erhält die vollständige Akte. Geheimhaltungsbedürftige Teile werden über das Verfahren nach § 99 VwGO behandelt, nicht durch eigenmächtiges Schwärzen.
Pseudonymisieren oder schwärzen?
Muss der Empfänger den Ablauf nachvollziehen, sind feste Pseudonyme verständlicher. Geht das Dokument an die Öffentlichkeit, ist endgültiges Schwärzen die sichere Wahl.
Wie bleiben zwei Einsichtnahmen einheitlich?
Indem Entscheidungen und Zuordnungstabelle der Akte gespeichert und wiederverwendet werden. Mit einer gemeinsamen Tabelle erhält eine Person immer denselben Ersatz, auch wenn ein Dokument Monate später bearbeitet wird.
Gilt das auch für Landesbehörden und Kommunen?
Ja, inhaltlich weitgehend. Landes- und Kommunalbehörden wenden das Verwaltungsverfahrensgesetz ihres Landes an, das die Akteneinsicht und die Geheimhaltung in der Regel wortgleich oder sehr ähnlich wie §§ 29 und 30 VwVfG regelt.
Akten einheitlich und sicher aufbereiten
Sehen Sie sich die Tarife an und bereiten Sie Ihre Akten noch heute auf, mit gemeinsamer Zuordnungstabelle und Versionsverlauf.