Contratos · Minutas e terceiros
Anonimizar contratos para os reutilizar ou partilhar com terceiros
Um contrato bem negociado é um ativo: passa a minuta para o cliente seguinte, é junto como prova noutro processo, segue para um perito ou é revisto com uma ferramenta externa. Sempre que sai, leva consigo os nomes dos signatários, os números de identificação, as moradas, a conta de débito e o carimbo de assinatura eletrónica que a plataforma imprimiu na vertical, na margem.
Em Espanha, os planos são contratados através da nossa equipa comercial.
O Anonimatum parte do modelo «Contract with side signature stamps» (contrato com carimbos de assinatura na margem), que oculta os signatários também nesse texto rodado da margem, retira códigos QR e moradas e deixa visíveis o objeto, o preço e os prazos. Para identificadores portugueses como o NIF, o NIPC ou o IBAN acrescenta padrões personalizados, que ficam guardados para os contratos seguintes.
Se o contrato estiver em Word, é anonimizado em Word: o .docx entra e sai como .docx, sem passar por PDF nem perder estilos, numeração de cláusulas ou campos. Assim, o resultado pode servir diretamente como minuta editável para a sua equipa e, se o destinatário preferir PDF, exporta-o depois, já limpo.
Como transformar um contrato assinado numa minuta limpa
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Carregue o contrato tal como o tem
O .docx de trabalho ou o PDF assinado eletronicamente, com o carimbo lateral. Também ODT, se trabalharem com OpenDocument.
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Aplique o modelo de contrato
«Contract with side signature stamps» ativa «GDPR anonymization», «Addresses» e «QR codes and digital signatures», e deixa fora da seleção o objeto, o preço e os prazos.
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Acrescente o que o modelo não conhece
Um conjunto de palavras com o nome comercial do cliente ou do projeto, e uma zona desenhada sobre a assinatura manuscrita digitalizada, se existir.
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Reveja e transfira no mesmo formato
Valida cada marcação na pré-visualização e transfere o Word ou o PDF, com os metadados de autor eliminados.
Documento fictício
Antes e depois: contrato de arrendamento de loja
Contrato fictício assinado numa plataforma de assinatura eletrónica que acrescenta um carimbo vertical na margem direita de cada página.
De uma parte, Tomás Vieira Lopes, NIF 123 456 789, residente na Rua Direita, 7, Vila Nova, na qualidade de SENHORIO.
De outra, Comercial Norte do Vale, Lda., NIPC 500 000 000, representada por Inês Mota Pardal, na qualidade de ARRENDATÁRIA.
PRIMEIRA. Objeto: arrendamento da loja de 120 m² destinada a atividade de restauração.
SEGUNDA. Renda: 1400 € mensais, atualizáveis anualmente de acordo com o índice acordado.
TERCEIRA. Duração: cinco anos, com renovações tácitas anuais salvo pré-aviso de três meses.
A renda será paga por débito direto na conta PT50 0000 0000 0000 0000 0000 0.
Margem: Assinado eletronicamente por TOMÁS VIEIRA LOPES · INÊS MOTA PARDAL · Código A1B2C3D4E5
De uma parte, (dado ocultado), NIF (dado ocultado), residente na (dado ocultado), na qualidade de SENHORIO.
De outra, (dado ocultado), NIPC (dado ocultado), representada por (dado ocultado), na qualidade de ARRENDATÁRIA.
PRIMEIRA. Objeto: arrendamento da loja de 120 m² destinada a atividade de restauração.
SEGUNDA. Renda: 1400 € mensais, atualizáveis anualmente de acordo com o índice acordado.
TERCEIRA. Duração: cinco anos, com renovações tácitas anuais salvo pré-aviso de três meses.
A renda será paga por débito direto na conta (dado ocultado).
Margem: Assinado eletronicamente por (dado ocultado) · (dado ocultado) · Código (dado ocultado)
As cláusulas de objeto, renda e duração mantêm-se porque são o que torna o contrato útil como minuta ou como referência de mercado.
Pormenores que costumam escapar ao anonimizar um contrato
O carimbo vertical da margem
As plataformas de assinatura eletrónica repetem o nome dos signatários em texto rodado em cada página. O modelo trata-o como o texto horizontal, que é precisamente onde a revisão a olho falha.
Representantes e procuradores
Uma sociedade não é um dado pessoal, mas o seu administrador é. A IA distingue a pessoa que assina em nome da empresa, e decide se o nome da sociedade é tapado com um conjunto de palavras.
Contas e referências bancárias
Um padrão personalizado com o formato do IBAN localiza a conta de débito, também quando aparece agrupada em blocos ou colada ao texto da cláusula.
Pseudónimos para trabalhar o caso
Se o contrato vai para um perito ou para revisão e depois precisa de voltar aos nomes reais, a pseudonimização substitui as partes por nomes coerentes e o mapa permite revertê-la.
Perguntas frequentes sobre anonimizar contratos
O Word anonimizado mantém a formatação?
Sim. Word, Excel e PowerPoint são processados no formato original e transferidos no mesmo formato, sem conversão para PDF. Os estilos e a numeração das cláusulas mantêm-se.
Posso deixar visível o nome da minha própria empresa?
Sim. Adicione-o à lista branca do modelo e ficará visível em todos os contratos em que aparecer, enquanto os dados da contraparte são ocultados.
E se quiser ocultar também o preço?
Ative a deteção de montantes ou marque o valor na revisão. O modelo deixa o preço visível por omissão porque é habitual em minutas e na publicitação de contratos, mas pode guardar uma variante própria.
Serve para contratos digitalizados com assinatura manuscrita?
Sim. O OCR reconhece o texto das páginas digitalizadas e a assinatura manuscrita é coberta com uma zona desenhada ou com um padrão de figuras que se repete em todas as páginas.
Posso processar um data room inteiro?
Sim. Carregue um ZIP com os contratos, aplique o mesmo modelo a todo o lote no servidor e transfira outro ZIP com os resultados nos formatos de origem.
Transforme os seus contratos assinados em minutas limpas
Mostramos-lhe o modelo de contrato com os seus próprios documentos, carimbo lateral incluído, numa demonstração guiada.
Experimentar na aplicaçãoEspanha não é o seu país?