Suchbegriffe · Wortsets · Muster
Machen Sie in einem PDF genau die Wörter unkenntlich, die Sie festlegen
Manchmal müssen Sie nicht ein ganzes Dokument anonymisieren, sondern nur etwas ganz Bestimmtes verbergen: den Namen eines Kunden, ein noch vertrauliches Projekt, die Nachnamen auf einer Mitarbeiterliste oder den Namen eines Lieferanten. Von Hand heißt das bei einem Bericht mit 80 Seiten, jedes Vorkommen zu prüfen, auch in Tabellen, Anmerkungen und Anhängen, und zu hoffen, dass keins durchrutscht.
In Spanien werden die Pläne über unser Vertriebsteam abgeschlossen.
In Anonimatum sagen Sie dem Tool, wonach es suchen soll. Sie tippen die Begriffe ein, laden ein gespeichertes Wortset mit Namen oder internen Codes oder definieren ein Muster für Text mit fester Struktur, etwa ein Aktenzeichen. Jedes Vorkommen im Dokument wird gefunden und in der Vorschau angezeigt, bevor etwas verborgen wird, sodass Sie einzeln bestätigen, was verschwinden soll.
Dann wählen Sie, wie das Unkenntlichgemachte aussieht: ein schwarzer Balken ohne Text dahinter oder eine Ersatzbezeichnung, die den Text lesbar hält, etwa ZEUGE 1. Und trifft ein Begriff auf etwas, das sichtbar bleiben muss, etwa den Namen Ihres eigenen Unternehmens, lässt die Whitelist es überall unberührt.
So machen Sie bestimmten Text unkenntlich
- 1
Festlegen, was verborgen wird
Tippen Sie die Begriffe ein, wählen Sie ein gespeichertes Wortset (Kunden, Projekte, Mitarbeitende) oder aktivieren Sie ein Muster wie [G] Correo electrónico für E-Mail-Adressen.
- 2
Schützen, was bleiben muss
Setzen Sie Begriffe auf die Whitelist, die zwar passen, aber sichtbar bleiben müssen, etwa Ihren Firmennamen oder eine Behörde.
- 3
Darstellung wählen
Schwarzer Balken ohne Text oder Ersatzbezeichnung, je nachdem, ob der Empfänger das Dokument nur lesen oder auch nachvollziehen muss, wer wer ist.
- 4
Prüfen und anwenden
Kontrollieren Sie jeden Treffer in der Vorschau, verwerfen Sie unpassende und laden Sie das bearbeitete PDF herunter.
Fiktives Dokument
Vorher und nachher: Bericht einer internen Untersuchung
Fiktiver Bericht aus einem Hinweisgebersystem. Personen werden durch Bezeichnungen ersetzt; Projekt, Lieferant und E-Mail werden mit einem Wortset und einem Muster geschwärzt.
Meldung Nr. 2025-017 · Abteilung Einkauf
Hinweisgebende Person: Sergio Núñez Prieto
Betroffene Person: Elena Ferrer Gómez
Zeuge: Marcos Ibáñez Luna, Bereich Logistik
Der Sachverhalt betrifft die Ausschreibung des Projekts Atlas Norte
und Zahlungen an den Lieferanten Suministros Gálvez, S.L..
Kontakt für Rückfragen: s.nunez@empresa-ejemplo.es
Ergebnis: Es wird empfohlen, das Einkaufsverfahren zu überprüfen.
Meldung Nr. 2025-017 · Abteilung Einkauf
Hinweisgebende Person: HINWEISGEBENDE PERSON
Betroffene Person: BETROFFENE PERSON
Zeuge: ZEUGE 1, Bereich Logistik
Der Sachverhalt betrifft die Ausschreibung des Projekts (geschwärzt)
und Zahlungen an den Lieferanten (geschwärzt).
Kontakt für Rückfragen: (geschwärzt)
Ergebnis: Es wird empfohlen, das Einkaufsverfahren zu überprüfen.
Die Bezeichnungen machen den Ablauf nachvollziehbar, ohne preiszugeben, wer wer ist; Meldungsnummer, Abteilung und Ergebnis bleiben, weil das Gremium sie für seine Entscheidung braucht.
Vier Werkzeuge, um nur das zu verbergen, was Sie wollen
Suchbegriffe
Für den Einzelfall: Sie tippen das Wort oder den Satz ein, und jedes Vorkommen im Dokument wird Seite für Seite gefunden.
Wortsets
Wiederverwendbare Listen mit Kunden, Mitarbeitenden, Projekten oder Marken. Einmal gespeichert, wenden Sie sie auf andere Dokumente, Vorlagen oder Stapel an.
Muster
Für Text mit bekannter Form: E-Mail-Adressen, IBANs oder Aktenzeichen, mit vordefinierten Mustern wie [G] Correo electrónico oder eigenen regulären Ausdrücken.
Whitelist
Was passt, aber sichtbar bleiben muss, bleibt stehen: der Name Ihrer Organisation, ein Gericht oder ein öffentliches Amt, das erscheinen muss.
Häufige Fragen zum Unkenntlichmachen von Text in PDFs
Was ist der Unterschied zwischen Schwärzen und einer Ersatzbezeichnung?
Die Schwärzung hinterlässt einen schwarzen Balken ohne Text: Der Leser weiß, dass dort etwas stand, aber nicht was. Die Bezeichnung ersetzt das Datum durch einen Text wie ZEUGE 1, sodass sich das Dokument weiterhin natürlich liest. In beiden Fällen verschwindet das Original aus dem PDF.
Kann ich meine Wortlisten für andere Dokumente speichern?
Ja. Wortsets werden gespeichert und in anderen Dokumenten, in Vorlagen und in der Stapelverarbeitung wiederverwendet. So müssen Sie Ihre Kunden- oder Mitarbeiterliste nicht jedes Mal neu eintippen.
Und wenn der Begriff auch dort vorkommt, wo er bleiben soll?
Entfernen Sie das Häkchen bei diesem Treffer in der Vorschau: Jedes Vorkommen lässt sich vor dem Anwenden annehmen oder verwerfen. Soll ein Begriff nie verborgen werden, etwa Ihr Firmenname, setzen Sie ihn auf die Whitelist.
Funktioniert das mit gescannten PDFs?
Ja. Ist eine Seite ein Bild, erkennt die OCR den Text, bevor nach den Begriffen gesucht wird, sodass sie auch in gescannten Dokumenten gefunden werden.
Kann ich meine Begriffe mit der automatischen Erkennung kombinieren?
Ja, wenn Sie möchten. Sie können die Erkennung von Namen, Adressen, Telefonnummern oder Ausweisnummern durch die eigene KI von Anonimatum in der EU hinzunehmen oder sich strikt auf Ihre eigenen Begriffe beschränken.
Machen Sie nur unkenntlich, was verschwinden muss
Bereiten Sie Ihre Begriffe und Wortsets vor und testen Sie sie unter app.anonimatum.com an einem echten PDF, bevor Sie die Schwärzung anwenden.
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