Personalausweis-Kopie schwärzen: was erlaubt ist und wie man es sicher macht

Die Hausverwaltung möchte „zur Sicherheit“ eine Kopie des Personalausweises, der Online-Händler einen Scan für die Altersprüfung, der Verein ein Foto für die Mitgliederakte. Schnell ist das Handy gezückt und das Bild per E-Mail verschickt, vollständig, mit Zugangsnummer, Ausweisnummer und maschinenlesbarer Zone. Damit liegt beim Empfänger ein Datensatz, mit dem sich im schlimmsten Fall Identitätsmissbrauch betreiben lässt.

Dieser Beitrag erklärt, was das Personalausweisgesetz zur Kopie sagt, welche Angaben Sie in vielen Fällen schwärzen können, wann eine vollständige Kopie verlangt werden darf und wie Sie eine Ausweiskopie digital so vorbereiten, dass die Schwärzung auch wirklich hält. Der zweite Teil richtet sich an Unternehmen und Behörden, die Ausweiskopien erhalten und in ihren Akten aufbewahren.

Was § 20 PAuswG zur Kopie sagt

Das Kopieren des Personalausweises ist nicht grundsätzlich verboten, aber an Bedingungen geknüpft. § 20 Abs. 2 PAuswG regelt im Kern:

• Der Ausweis darf nur vom Inhaber oder von anderen Personen mit seiner Zustimmung abgelichtet werden.
• Die Ablichtung muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein.
• Andere Personen als der Inhaber dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben.
• Werden durch die Ablichtung personenbezogene Daten erhoben oder verarbeitet, ist das nur mit Einwilligung des Inhabers zulässig; das allgemeine Datenschutzrecht bleibt unberührt.

Das allgemeine Datenschutzrecht ist die DSGVO. Für die Stelle, die eine Kopie verlangt, gelten vor allem die Grundsätze der Zweckbindung, der Datenminimierung und der Speicherbegrenzung aus Art. 5 Abs. 1 DSGVO. In vielen Alltagssituationen genügt es deshalb, den Ausweis vorzulegen und einen Vermerk wie „Personalausweis hat vorgelegen“ anzufertigen; eine Kopie ist dann gar nicht nötig.

Wann eine vollständige Kopie Pflicht sein kann

Anders liegt es, wenn ein Gesetz die Kopie verlangt. Das wichtigste Beispiel ist das Geldwäschegesetz: Nach § 8 Abs. 2 GwG haben Verpflichtete wie Banken, Versicherungen oder Immobilienmakler bei der Identifizierung das Recht und die Pflicht, Kopien der vorgelegten Dokumente anzufertigen oder sie optisch digitalisiert zu erfassen. Hier kann eine Schwärzung dazu führen, dass die Identifizierung nicht anerkannt wird. Fragen Sie im Zweifel nach, auf welcher Grundlage die Kopie verlangt wird und welche Angaben tatsächlich benötigt werden.

Kein Pfand und oft bessere Alternativen

Unabhängig von der Kopie gilt nach § 1 Abs. 1 PAuswG: Vom Inhaber darf grundsätzlich nicht verlangt werden, den Personalausweis zu hinterlegen oder in sonstiger Weise aus der Hand zu geben; Ausnahmen bestehen für Behörden, die zur Identitätsfeststellung berechtigt sind. Der Ausweis als Pfand beim Fahrradverleih oder an der Garderobe ist damit in der Regel unzulässig. Für Online-Dienste ist die Online-Ausweisfunktion (eID) oft die datensparsamere Alternative zur Kopie, weil nur die Daten übermittelt werden, die der Dienst anfragt und die Sie freigeben. Bieten Anbieter sie an, lohnt es sich, sie der Kopie vorzuziehen.

Welche Felder Sie schwärzen können

Das Bundesministerium des Innern empfiehlt auf seinem Personalausweisportal, auf Kopien die Daten zu schwärzen, die für den Zweck nicht benötigt werden, insbesondere die Zugangsnummer (CAN) und die Ausweisnummer, sofern keine gesetzliche Pflicht ihre Erfassung verlangt. Die folgende Übersicht hilft bei der Entscheidung:

Die Kopie als Kopie kennzeichnen

§ 20 Abs. 2 PAuswG verlangt, dass die Ablichtung eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar ist. Üblich ist ein deutlicher Aufdruck „KOPIE“ oder eine Schwarz-Weiß-Abbildung. Bewährt hat sich ein Wasserzeichen mit Zweck und Empfänger, zum Beispiel „Kopie – nur zur Identitätsprüfung für Hausverwaltung Muster – Oktober 2026“. Taucht die Kopie später an anderer Stelle auf, ist sie für jeden anderen Zweck erkennbar wertlos, und Sie wissen, woher sie stammt.

Legen Sie das Wasserzeichen so, dass es sichtbare Daten teilweise überlagert. Ein Wasserzeichen im leeren Rand lässt sich leicht abschneiden.

Schritt für Schritt: eine Ausweiskopie digital schwärzen

1. Sauber scannen oder fotografieren

Gerade, gut ausgeleuchtet, ohne Spiegelungen. Vorder- und Rückseite nur dann, wenn beide gebraucht werden. Je sauberer das Bild, desto zuverlässiger erkennt die Texterkennung später die Felder.

2. Deckend schwärzen

Verwenden Sie deckende Flächen, keine Textmarker und kein leichtes Verpixeln: Halbtransparente Markierungen lassen sich mit mehr Helligkeit wieder lesen, und weichgezeichnete Ziffern können rekonstruierbar bleiben. Erzeugen Sie anschließend eine neue Datei ohne Ebenen oder Bearbeitungsverlauf.

3. Wasserzeichen und Metadaten

Setzen Sie das Wasserzeichen mit Zweck und Empfänger und entfernen Sie die Metadaten. Handyfotos enthalten oft Aufnahmezeit, Gerätemodell und GPS-Standort. Wählen Sie einen neutralen Dateinamen statt „Ausweis_Vorname_Nachname.jpg“.

4. Prüfen und sicher übermitteln

Vergrößern Sie das Ergebnis, prüfen Sie Ränder und die maschinenlesbare Zone und kopieren Sie den Text des PDFs in einen Editor: Es darf nichts Geschwärztes auftauchen. Senden Sie die Datei nach Möglichkeit über einen verschlüsselten Kanal oder ein Portal des Empfängers statt als offenen E-Mail-Anhang, und löschen Sie das ungeschwärzte Original aus Galerie und Cloud-Synchronisierung, wenn Sie es nicht mehr brauchen.

Für Unternehmen und Behörden: Ausweiskopien in den eigenen Akten

Wer Ausweiskopien empfängt, trägt die Verantwortung für sie. In Mietakten, Personalakten, Vereinsunterlagen oder Kundendossiers liegen oft Kopien aus Jahren, in denen niemand über Datenminimierung nachgedacht hat. Spätestens wenn solche Akten weitergegeben werden, etwa an einen Dienstleister, in einem Datenraum oder als Antwort auf eine Auskunft, gehören die Ausweiskopien geschwärzt oder entfernt.

Typisch ist der Fall, dass ein Altbestand gescannter Akten an einen neuen Verwalter, eine Kanzlei oder einen Käufer im Rahmen einer Due Diligence geht. Die Ausweiskopien sind dort selten der Zweck der Weitergabe, stecken aber als Anlage in fast jeder Akte. Sinnvoll ist eine feste Regel: Ausweiskopien werden vor der Weitergabe vollständig abgedeckt oder entfernt, es sei denn, der Empfänger braucht sie nachweislich. Wer so eine Regel einmal als Vorlage festlegt, muss sie nicht bei jeder Akte neu entscheiden.

Wie Anonimatum dabei hilft

Anonimatum nimmt Fotos und Scans als JPG, PNG, WebP, HEIC oder TIFF an und wandelt sie in PDF um. Die OCR erkennt den Text gescannter Seiten, eigene Muster finden etwa das Format der Ausweisnummer, und die KI-Optionen markieren Namen, Anschriften und Datumsangaben. Lichtbild, Unterschrift oder die maschinenlesbare Zone decken Sie mit der visuellen Anonymisierung ab: mit gezeichneten Bereichen oder mit einem Formmuster, das sich auf jeder Seite wiederholt, etwa bei einem Stapel gleich aufgebauter Scans. Gesichter werden nicht automatisch erkannt, sondern von Hand abgedeckt und in der Vorschau geprüft.

Im Ergebnis ist der geschwärzte Text tatsächlich entfernt. Mit dem Werkzeug Wasserzeichen versehen Sie die Kopie mit Zweck und Empfänger, und die Funktion zum Entfernen von Metadaten bereinigt die Datei vor dem Versand. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in der EU, ohne externe APIs von Sprachmodellen. Wie Sie Fotos und Screenshots allgemein behandeln, zeigt die Anleitung Bilder anonymisieren.