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Metadaten in Dokumenten: Begriff, Risiken und Bereinigung
Anonimatum-Team
Kurz gesagt
Metadaten sind Daten, die eine Datei über sich selbst speichert: wer sie erstellt hat, wann, mit welcher Software, welche Änderungen es gab und bei Fotos sogar, wo sie aufgenommen wurden. Auf der Seite sind sie unsichtbar, reisen aber mit der Datei.
Wer einen Word-Bericht verschickt, ein PDF auf der Website veröffentlicht oder ein Foto zu einer Akte nimmt, teilt mehr als das, was auf dem Bildschirm steht. Die Datei enthält technische und inhaltliche Zusatzangaben, die jeder in den Dateieigenschaften oder mit kostenlosen Werkzeugen auslesen kann.
Vieles davon sind personenbezogene Daten: der Name der Verfasserin, des Prüfers, ihre Kommentare oder die GPS-Koordinaten einer Wohnung. Vor jeder Veröffentlichung oder Herausgabe ist das Bereinigen der Metadaten daher ebenso wichtig wie ein sauberes Schwärzen des sichtbaren Inhalts.
Welche Metadaten in welchen Dateien stecken
| Format | Häufige Metadaten und versteckte Inhalte |
|---|---|
| Word, Excel, PowerPoint | Autor, zuletzt gespeichert von, Firma, Erstell- und Änderungsdatum, Vorlage, Revisionsnummer, Kommentare, Änderungsverfolgung, ausgeblendeter Text, ausgeblendete Zeilen oder Blätter, Sprechernotizen, Miniaturansicht |
| Dokumentinformationen (Autor, Titel, Betreff, erzeugende Anwendung), XMP-Metadaten, Anmerkungen, Dateianhänge und mitunter frühere Fassungen durch inkrementelles Speichern | |
| JPEG-Fotos und Ähnliche | EXIF: Kamera- oder Handymodell, genaues Datum und Uhrzeit, Einstellungen, teils Seriennummer und GPS-Koordinaten; dazu IPTC- und XMP-Blöcke |
Streng genommen sind Eigenschaften (Autor, Daten, Software) Metadaten, während Kommentare, Revisionen und ausgeblendete Inhalte Teil des Dokuments sind, die man nur nicht sofort sieht. Beides kann personenbezogene Daten enthalten. Die Cybersicherheitsagentur Baden-Württemberg weist zudem darauf hin, dass schon Angaben zur Softwareversion Angreifern Hinweise auf Schwachstellen geben können.
Risiken für den Datenschutz
- Verfasser erkennbar: Das Autorenfeld verrät, wer einen eigentlich anonymen Vermerk geschrieben hat, etwa in einer internen Untersuchung oder einer Hinweisgebermeldung.
- Kommentare und Änderungsverfolgung: gelöschte Sätze, ersetzte Namen oder interne Einschätzungen, die noch in der Datei stehen.
- Standortdaten: Ein Handyfoto kann die GPS-Koordinaten des Aufnahmeorts enthalten, manchmal die Wohnanschrift.
- Schwärzung ausgehebelt: ein korrekt geschwärztes PDF, dessen Titel oder Betreff in den Eigenschaften den Namen weiterhin nennt.
- Kontextinformationen: Ordnerpfade, Servernamen oder Softwareversionen.
Die DSGVO versteht unter personenbezogenen Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1). Ein Benutzername in den PDF-Eigenschaften gehört dazu wie ein Name im Fließtext; wer ihn ohne Not veröffentlicht, verstößt gegen den Grundsatz der Datenminimierung.
So entfernen Sie Metadaten
- In Office vor dem Teilen die Dokumentprüfung ausführen und Änderungen sowie Kommentare im Original annehmen oder löschen.
- Im PDF Eigenschaften und XMP, Anmerkungen und Anhänge entfernen; das Umwandeln in PDF allein reicht nicht, weil Word-Eigenschaften übernommen werden können.
- Bei Fotos EXIF löschen oder ohne Metadaten exportieren und prüfen, ob der Standort verschwunden ist.
- Das Ergebnis über die Dateieigenschaften kontrollieren.
Das Entfernen von Metadaten schwärzt nichts Sichtbares. Stehen Namen oder Kontonummern im Text, braucht es zusätzlich eine echte Schwärzung des Dokuments.
Gute Praxis vor der Veröffentlichung
Verankern Sie die Bereinigung im Arbeitsablauf, statt sich auf das Gedächtnis Einzelner zu verlassen: Legen Sie fest, wer prüft, zu welchem Zeitpunkt (direkt vor Zeichnung oder Veröffentlichung) und wie das Ergebnis kontrolliert wird. Arbeiten Sie mit einer Kopie, bewahren Sie das Original in der Akte auf und geben Sie nur die bereinigte Fassung heraus. Stammen Dokumente aus Vorlagen, tragen Sie in den Eigenschaften neutrale Werte ein, etwa den Namen des Referats statt einer Person. Schulen Sie die Beteiligten mit konkreten Beispielen aus dem eigenen Haus. Unser Beitrag zu versteckten Metadaten in Word und PDF zeigt typische Fälle.
Was Anonimatum mit Metadaten macht
Anonimatum bietet eine eigene Ansicht, um Metadaten aus PDFs zu entfernen und aus weiteren Dateien. Unterstützt werden PDF, aktuelle Office-Dokumente (.docx, .xlsx, .pptx) sowie JPG-, PNG- und WebP-Bilder. Bei PDFs werden Dokumenteigenschaften (Autor, Titel, Daten …) und XMP-Metadaten entfernt, bei Office-Dateien die Paket-Eigenschaften und übliche Metadatenteile einschließlich eingebetteter Miniaturen, bei Bildern EXIF und Zusatzblöcke, wobei das Farbprofil erhalten bleibt. Mehrere Dateien lassen sich auf einmal verarbeiten und als ZIP herunterladen.
Häufige Fragen
Sind Metadaten personenbezogene Daten?
Sie können es sein. Autorname, der zuletzt speichernde Benutzer oder die GPS-Koordinaten eines Fotos beziehen sich auf identifizierbare Personen.
Verschwinden Metadaten beim Speichern als PDF?
Nicht vollständig. Ein Teil der Word-Eigenschaften wird meist ins PDF übernommen, das eigene hinzufügt. Das PDF muss anschließend bereinigt werden.
Ersetzt das Entfernen von Metadaten das Schwärzen?
Nein. Beides ergänzt sich: Das eine bereinigt versteckte Dateiinformationen, das andere entfernt sichtbare Daten aus dem Inhalt.
Wie sehe ich die Metadaten einer Datei?
Unter Windows in Eigenschaften > Details, im PDF-Reader unter Dokumenteigenschaften, in Office unter Datei > Informationen.
Dateien ohne versteckte Extras teilen
Sehen Sie sich die Tarife an und entfernen Sie Metadaten und personenbezogene Daten aus Ihren PDFs, Office-Dateien und Bildern.