Versteckte Metadaten in Word und PDF: was sie verraten und wie Sie sie entfernen
Ein Dokument besteht nicht nur aus dem, was auf dem Bildschirm steht. Jede Word-Datei, jedes PDF und jedes Foto trägt Informationen mit sich, die niemand bewusst eingetippt hat: wer es erstellt hat, mit welcher Software, wann es geändert wurde, welche Kommentare in der Abstimmung fielen, welcher Text mit der Änderungsverfolgung gelöscht wurde, wo ein Bild aufgenommen wurde. Das sind versteckte Metadaten, und in Dokumenten, die Ihre Organisation verlassen, können sie weit mehr preisgeben als beabsichtigt.
Die Cybersicherheitsagentur Baden-Württemberg weist darauf hin, dass Metadaten oft unbeabsichtigt veröffentlicht werden, etwa wenn ein am Arbeitsplatz erzeugtes PDF den Namen der Verfasserin enthält, und dass schon die Versionsangabe der Office-Software Angreifern Hinweise auf Schwachstellen geben kann. Eine Begriffsbestimmung finden Sie in unserem Glossar unter Metadaten.
Was Metadaten in Word, PDF und Bildern verraten
| Datei | Möglicher Inhalt | Risiko |
|---|---|---|
| Word (.docx) | Autor, zuletzt geändert von, Firma, Vorlage, Bearbeitungszeit, Revisionsnummer | Identifiziert Beschäftigte und Dienstleister; zeigt die Vorlage eines anderen Mandanten |
| Word (.docx) | Kommentare, nachverfolgte Änderungen, ausgeblendeter Text, Versionen, benutzerdefiniertes XML | Interne Einschätzungen, Zahlen und Namen, die als gelöscht galten |
| Word (.docx) | Kopf- und Fußzeilen, Wasserzeichen, eingebettete Objekte (eine ganze Excel-Tabelle) | Daten, die beim Lesen des Fließtexts nicht auffallen |
| Dokumentinformationen (Titel, Autor, Thema, Stichwörter, Anwendung, PDF-Erzeuger, Datum) | Name der verfassenden Person, Software, tatsächliches Erstelldatum | |
| XMP-Metadaten, Dateianhänge, Anmerkungen, ausgeblendete Ebenen, Formularfelder, inkrementelle Speicherungen | Frühere Fassungen und unsichtbare Inhalte | |
| Fotos (JPG, HEIC) | EXIF: Datum, Kameramodell und Seriennummer, GPS-Koordinaten, Vorschaubild | Wohnorte oder Aufenthaltsorte von Personen |
Ein Fall überrascht viele: Beim Umwandeln eines Word-Dokuments in PDF werden Titel und Autor in die PDF-Eigenschaften übernommen. Und ein Foto mit GPS-Daten, das in Word eingefügt wurde, kann je nach Einfügeart seine EXIF-Daten bis in das fertige PDF behalten.
Metadaten einer Datei prüfen
- Word: Unter Datei > Informationen stehen die Eigenschaften (Autor, zuletzt geändert, Titel) samt Hinweis auf verbliebene Kommentare oder Änderungen. Auf Probleme überprüfen > Dokument prüfen listet alles, was die Dokumentprüfung findet.
- PDF: In Adobe Acrobat oder Reader öffnet Datei > Eigenschaften (Strg+D) die Registerkarte Beschreibung mit Titel, Autor, Thema, Stichwörtern, Anwendung und PDF-Erzeuger; über die zusätzlichen Metadaten sehen Sie das XMP. Prüfen Sie auch Kommentare und Anlagen.
- Bilder: Unter Windows zeigt Rechtsklick > Eigenschaften > Details Kamera, Datum und gegebenenfalls Breiten- und Längengrad. Auf dem Smartphone zeigt die Info-Ansicht des Fotos oft eine Karte.
- Viele Dateien: Kommandozeilenwerkzeuge wie ExifTool sind in technischen Teams verbreitet, um größere Bestände zu prüfen.
Metadaten entfernen
In Word: Dokument prüfen
Die Dokumentprüfung von Microsoft 365 findet Kommentare, Überarbeitungen, Versionen, Freihandanmerkungen, Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen, benutzerdefiniertes XML, Kopf- und Fußzeilen, Wasserzeichen, ausgeblendeten Text und unsichtbare Inhalte. Speichern Sie zuerst eine Kopie (Entferntes lässt sich unter Umständen auch mit Rückgängig nicht wiederherstellen), starten Sie Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > Dokument prüfen und wählen Sie Alle entfernen für die betreffenden Kategorien. Zwei Grenzen: Erkannt wird nur Text mit der Formatierung „ausgeblendet“, nicht weiße Schrift auf weißem Grund, und von anderen Objekten verdeckte Objekte bleiben unentdeckt.
Vor der Prüfung sollten Sie alle Änderungen bewusst annehmen oder ablehnen und Kommentare löschen. Beim Speichern als PDF deaktivieren Sie unter Optionen das Kontrollkästchen „Dokumenteigenschaften“, wenn Titel und Autor nicht ins PDF wandern sollen.
Im PDF: Eigenschaften und Bereinigung
Die Felder unter Datei > Eigenschaften von Hand zu leeren, entfernt weder XMP noch Anhänge, Ebenen oder inkrementelle Fassungen. Acrobat Pro bietet eine Funktion zum Bereinigen des Dokuments (und zum gezielten Entfernen ausgeblendeter Informationen), die Metadaten, Kommentare, ausgeblendete Ebenen und weitere Inhalte entfernt und eine neue Datei speichert. Ohne dieses Werkzeug erzeugt „Als PDF drucken“ zwar eine Datei ohne Ebenen und Anhänge, fügt aber meist neue Eigenschaften hinzu und verliert durchsuchbaren Text, Barrierefreiheits-Tags und Signaturen.
In Fotos
Unter Windows erstellt Eigenschaften > Details > Eigenschaften und persönliche Informationen entfernen eine bereinigte Kopie. Auf dem Smartphone deaktivieren Sie die Standortspeicherung der Kamera, wenn Sie sie nicht brauchen, und nutzen beim Teilen die Option ohne Standort, sofern vorhanden.
Was das Datenschutzrecht verlangt
Die DSGVO nennt Metadaten nicht ausdrücklich, aber der Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c) und die Pflicht zu Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25) greifen unmittelbar: Der Name der Sachbearbeiterin oder der Aufnahmeort eines Fotos haben in einem veröffentlichten Dokument meist nichts zu suchen. Für Behörden, die Dokumente nach dem Informationsfreiheitsgesetz herausgeben oder proaktiv veröffentlichen, gehört die Metadatenbereinigung deshalb in denselben Arbeitsschritt wie das Schwärzen sichtbarer personenbezogener Daten.
Auch aus Sicht der Informationssicherheit lohnt sich der Aufwand: Die Cybersicherheitsagentur Baden-Württemberg empfiehlt, Metadaten vor jeder Veröffentlichung zu entfernen und dafür in Microsoft Office die Dokumentprüfung zu nutzen. Am zuverlässigsten ist eine feste Routine, die vor jedem Versand nach außen dieselben Schritte durchläuft.
Bevor Sie ein Dokument versenden oder veröffentlichen
- Änderungen annehmen oder ablehnen und Kommentare löschen.
- Dokumentprüfung in Word, Excel oder PowerPoint ausführen.
- Als PDF ohne Dokumenteigenschaften exportieren, wenn sie nicht nötig sind.
- Eigenschaften und XMP des fertigen PDF prüfen und leeren.
- EXIF- und GPS-Daten aus eingebundenen Fotos entfernen.
- Ergebnis anhand der Eigenschaften der fertigen Datei kontrollieren.
Metadaten mit Anonimatum bereinigen
Bei vielen Dateien oder gemischten Formaten wird die Handarbeit fehleranfällig. Anonimatum bietet ein Werkzeug, um Metadaten aus PDF-, Office- und Bilddateien zu entfernen: Es verarbeitet PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG und WebP, nimmt eine einzelne Datei oder einen ganzen Ordner entgegen und liefert die bereinigte Datei oder ein ZIP. Wenn Sie ein Word-Dokument anonymisieren, ist die Ausgabe außerdem frei von Kommentaren, Änderungen sind angenommen und Metadaten entfernt, die Bereinigung geschieht also im selben Schritt.
Metadaten sind nur ein Weg, auf dem Daten entweichen. Wenn Sie auch sichtbare Inhalte schwärzen, lesen Sie unseren Beitrag zu Schwärzungsfehlern in PDFs, die Daten preisgeben: Ein schwarzer Balken über dem Text löscht ihn nicht.
Häufige Fragen
Entfernt das Speichern als PDF die Word-Metadaten?
Nicht vollständig. Titel und Autor werden in die PDF-Eigenschaften übernommen, sofern Sie „Dokumenteigenschaften“ in den Speicheroptionen nicht abwählen. Prüfen Sie das Ergebnis.
Findet die Dokumentprüfung alles?
Nein. Sie erkennt nur als ausgeblendet formatierten Text, nicht Text in Hintergrundfarbe, und übersieht verdeckte Objekte. Eine Sichtprüfung bleibt nötig.
Entfernen soziale Netzwerke GPS-Daten aus Fotos?
Manche Plattformen tun das beim Hochladen, andere nicht, und das Verhalten kann sich ändern. Am sichersten entfernen Sie den Standort selbst vor dem Teilen.
Warum sind Metadaten auch ein Sicherheitsthema?
Neben personenbezogenen Daten verraten Metadaten oft Softwareversionen, interne Dateipfade, Servernamen oder Benutzerkennungen. Solche Angaben erleichtern gezielte Angriffe, etwa Phishing-Mails an namentlich bekannte Beschäftigte oder die Suche nach Schwachstellen in einer veralteten Office-Version.