Leitfaden · Anleitung · Word
Word-Dokumente anonymisieren, ohne versteckte Daten zu übersehen
Anonimatum-Team
Kurz gesagt
Word anonymisieren heißt, Personendaten aus dem sichtbaren Text und aus Verborgenem zu entfernen: Änderungsverfolgung, Kommentare, Kopfzeilen, Eigenschaften, ausgeblendeter Text, eingebettete Objekte. Soll es editierbar bleiben: ersetzen statt schwärzen.
Ein Word-Dokument sieht aus wie eine Seite Text, ist technisch aber ein Paket aus vielen Teilen: Haupttext, Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten, Kommentare, Überarbeitungsverlauf, Dokumenteigenschaften und manchmal eingebettete Tabellen oder Bilder. Wer ein Word „anonymisiert“, indem er die sichtbaren Namen löscht, übersieht meist, dass der Rest des Pakets weiterhin verrät, wer wer ist.
Diese Anleitung zeigt, wo sich personenbezogene Daten in .docx-, .doc- und .odt-Dateien verstecken, was die Dokumentprüfung von Microsoft Word leistet, wo sie aufhört und wie Sie ein anonymisiertes Word erhalten, das editierbar bleibt. Die Beispiele sind fiktiv: ein Personalbericht mit der Steuer-ID 12 345 678 901 einer erfundenen Mitarbeiterin.
Schritt für Schritt
Mit einer Kopie arbeiten
Speichern Sie eine Kopie des Originals in einem zugriffsgeschützten Ordner. Alle weiteren Schritte erfolgen an der Kopie.
Verborgenes sichtbar machen
Markup: Alle aktivieren, Kommentare anzeigen, Alle anzeigen (¶) einschalten und Kopf- und Fußzeilen sowie eingebettete Objekte öffnen. Nicht Benötigtes löschen.
Festlegen, was weg muss
Listen Sie die zu entfernenden Daten auf (Namen, Steuer-IDs, Anschriften, Telefonnummern, Unterschriften) und was sichtbar bleibt (Behörde, Funktionen, relevante Daten).
Daten erkennen
Laden Sie die .docx- oder .odt-Datei in Anonimatum hoch, wählen Sie eine Vorlage oder aktivieren Sie die DSGVO-Option, Adressen und eigene Muster, und starten Sie die Vorschau.
Jeden Treffer prüfen
Entfernen Sie in der Vorschau unpassende Treffer, markieren Sie Übersehenes von Hand und setzen Sie Begriffe, die sichtbar bleiben sollen, auf die Whitelist.
Anwenden und herunterladen
Anonymisieren Sie und laden Sie das Ergebnis je nach Zweck als editierbares Word oder als PDF herunter.
Enddatei kontrollieren
Suchen Sie im Ergebnis nach Daten des Originals, prüfen Sie Eigenschaften und Überarbeitungen und führen Sie zum Schluss die Dokumentprüfung aus.
Wo sich personenbezogene Daten in Word verstecken
Bevor Sie etwas ändern, sollten Sie wissen, was zu prüfen ist. Diese Bestandteile führen am häufigsten zu Datenlecks, wenn Dokumente im Rahmen einer Auskunft nach Art. 15 DSGVO herausgegeben, nach dem IFG veröffentlicht oder in ein Verfahren eingebracht werden:
| Bestandteil | Was er verraten kann | So prüfen Sie es |
|---|---|---|
| Änderungsverfolgung | Gelöschter Text, der noch in der Datei steht, und der Name jedes Bearbeiters | Überprüfen > Markup: Alle; alle annehmen oder ablehnen |
| Kommentare | Interne Einschätzungen und der Verfasser jedes Kommentars | Überprüfen > Kommentare anzeigen |
| Kopf- und Fußzeilen | Name des Unterzeichners, Aktenzeichen, Steuer-ID in der Fußzeile | Oben und unten in jedem Abschnitt doppelklicken |
| Dokumenteigenschaften | Autor, zuletzt gespeichert von, Firma, Vorlage | Datei > Informationen > Eigenschaften |
| Ausgeblendeter Text | Absätze mit Format „ausgeblendet“ oder weiße Schrift auf weißem Grund | Alle anzeigen (¶) und die Schriftfarbe des gesamten Texts ändern |
| Eingebettete Objekte | Komplette Excel-Tabellen, Diagramme mit Datentabelle, Bilder mit EXIF-Daten oder Zuschnitt | Jedes Objekt öffnen; zugeschnittene Bilder prüfen |
| Fußnoten und Textfelder | Zitate mit Namen und Verweise auf andere Akten | Jeden Abschnitt und den Navigationsbereich durchsehen |
Zwei klassische Fallen: Schwarz markieren entfernt einen Namen nicht (der Text bleibt darunter und lässt sich kopieren), und ein in Word zugeschnittenes Bild behält den abgeschnittenen Teil, solange beim Komprimieren die zugeschnittenen Bildbereiche nicht ausdrücklich gelöscht werden. Dasselbe gilt für alles, was Sie nie sehen: Die Metadaten einer Datei reisen mit, ob jemand die Eigenschaften öffnet oder nicht.
Der manuelle Weg: Dokumentprüfung in Word
Die Dokumentprüfung (Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > Dokument prüfen) findet Kommentare, Überarbeitungen, Versionen, Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen, Kopf- und Fußzeilen und Wasserzeichen, ausgeblendeten Text, benutzerdefinierte XML-Daten und unsichtbaren Inhalt und entfernt sie kategorienweise. Sie gehört immer an das Ende des Prozesses, hat aber klare Grenzen:
- Sie anonymisiert den Haupttext nicht. Namen, Steuer-IDs, Anschriften und Telefonnummern im sichtbaren Inhalt bleiben stehen; die müssen Sie selbst finden und ersetzen.
- Sie entfernt ganze Blöcke, keine Daten. Wer Kopf- und Fußzeilen löscht, verliert auch das Logo oder die Seitenzahlen.
- Suchen und Ersetzen übersieht Varianten. „Anna Becker“, „Frau Becker“, „A. Becker“ und „die Antragstellerin“ sind vier verschiedene Suchen, und eine Steuer-ID steht mal mit, mal ohne Leerzeichen da.
- Sie schaut nicht in eingebettete Objekte. Eine als Objekt eingefügte Excel-Tabelle behält alle Zeilen, auch die nicht sichtbaren.
- Manche Entfernungen lassen sich nicht rückgängig machen, deshalb immer mit einer Kopie arbeiten.
Für ein kurzes Dokument ohne Verlauf kann der manuelle Weg genügen. Bei langen Berichten, ganzen Aktenbeständen oder Dokumenten, die durch viele Hände gegangen sind, steigt das Risiko mit jeder Seite.
Schwärzen oder ersetzen? Anonymisierung und Pseudonymisierung
Wird das Dokument veröffentlicht oder verlässt es Ihre Organisation endgültig, brauchen Sie eine Anonymisierung: die unumkehrbare Entfernung der Daten. Müssen Sie dagegen weiter erkennen können, dass „Person 1“ in Kapitel drei dieselbe ist wie im Anhang, etwa für eine interne Auswertung oder für die Kanzlei im Verfahren, passt Pseudonymisierung mit konsistenten Ersatzwerten besser. Nach Erwägungsgrund 26 DSGVO fallen nur wirklich anonyme Informationen aus der Verordnung heraus; pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen.
In einem Word, das editierbar bleiben soll, sind schwarze Balken wenig sinnvoll: Der Empfänger kann den Text verschieben. Konsequent ist es, jeden Wert durch einen Platzhalter oder einen fiktiven Wert zu ersetzen und danach zu prüfen, dass in der Datei keine Spur mehr bleibt.
Mit Anonimatum: anonymisiertes Word, das editierbar bleibt
Anonimatum verarbeitet .doc, .docx und .odt. Seit Version 1.9.0 lassen sich .docx- und .odt-Dateien als editierbares Word herunterladen: Das Dokument behält seine Formatierung, die Daten werden auch in Kopf- und Fußzeilen, Notizen und Tabellen ersetzt, Kommentare werden entfernt, Änderungen aus der Änderungsverfolgung angenommen und Metadaten gelöscht. Bliebe nach der Verarbeitung ein erkannter Wert in der Datei, wird das Word nicht ausgeliefert und stattdessen das anonymisierte PDF angeboten.
- Die Erkennung kombiniert die eigene KI von Anonimatum auf Servern in der EU mit Mustern für E-Mail, Telefon oder IBAN; für Kennungen wie die Steuer-ID legen Sie ein eigenes Muster mit regulärem Ausdruck an.
- Vor dem Anwenden markiert die Vorschau jeden Treffer, sodass Sie Fehltreffer entfernen und Übersehenes von Hand markieren können.
- Die Whitelist hält Begriffe sichtbar, die sichtbar bleiben müssen, etwa den Namen Ihrer Behörde oder ein öffentliches Amt.
- Über die Vorlagenauswahl wenden Sie die üblichen Optionen für einen Dokumenttyp in einem Schritt an und speichern eigene Vorlagen für die ganze Gruppe.
Abschließende Prüfung vor der Weitergabe
Bevor das anonymisierte Word verschickt wird
- Ich habe im Ergebnis (Strg+F) nach Nachnamen, Steuer-IDs und Telefonnummern aus dem Original gesucht: keine Treffer.
- Überprüfen > Markup: Alle zeigt keine offenen Überarbeitungen oder Kommentare.
- Datei > Informationen zeigt weder Autor noch Firma des Originals.
- Kopf- und Fußzeilen sowie Notizen aller Abschnitte sind geprüft.
- Bilder enthalten keine zugeschnittenen Bereiche und zeigen keine Kennzeichen oder Ausweise.
- Bei einer Veröffentlichung habe ich erwogen, ein PDF statt Word herauszugeben.
Wenn die Endfassung als PDF weitergegeben wird, finden Sie in unserer Anleitung zum Anonymisieren von PDFs die Prüfschritte für dieses Format.
Häufige Fragen
Reicht die Dokumentprüfung von Word aus?
Nein. Sie entfernt Kommentare, Überarbeitungen, Eigenschaften, Kopfzeilen oder ausgeblendeten Text blockweise, sucht und ersetzt aber keine personenbezogenen Daten im Haupttext. Sie ist ein guter letzter Schritt, nicht die ganze Methode.
Anonymisiert schwarzes Markieren einen Namen?
Nein. Der Text bleibt in der Datei und lässt sich kopieren oder umfärben. Er muss gelöscht oder durch einen Platzhalter bzw. fiktiven Wert ersetzt werden.
Bleibt das mit Anonimatum anonymisierte Word editierbar?
Ja, bei .docx und .odt: mit Formatierung, ersetzten Daten auch in Kopf- und Fußzeilen, Notizen und Tabellen, ohne Kommentare, mit angenommenen Änderungen und ohne Metadaten. Bliebe ein Wert übrig, wird stattdessen das PDF angeboten.
Word oder PDF herausgeben?
Editierbares Word, wenn der Empfänger weiter am Text arbeiten muss. PDF, wenn das Dokument veröffentlicht oder unverändert übergeben wird: Das senkt das Risiko späterer Änderungen.
Word-Dateien in wenigen Minuten anonymisieren
Sehen Sie sich die Tarife an und anonymisieren Sie .docx- und .odt-Dateien, die editierbar bleiben, mit Vorschau vor dem Anwenden und KI, die in der EU läuft.