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Cómo anonimizar un documento Word sin dejar datos escondidos
Equipo Anonimatum
En resumen
Anonimizar un Word es quitar los datos personales del texto visible y de lo que no se ve: control de cambios, comentarios, encabezados, propiedades, texto oculto y objetos incrustados. Si debe seguir editable, hay que sustituir, no tapar.
Un documento Word parece una hoja en blanco con texto, pero por dentro es un paquete de ficheros: el cuerpo, los encabezados y pies, las notas, los comentarios, el historial de revisiones, las propiedades del documento y, a veces, hojas de cálculo o imágenes incrustadas. Cuando alguien «anonimiza» un Word borrando los nombres que ve en pantalla, lo habitual es que el resto del paquete siga diciendo quién es quién.
Esta guía explica dónde se esconden los datos personales en un .docx, .doc u .odt, qué cubre la herramienta Inspeccionar documento de Microsoft Word, dónde se queda corta y cómo obtener un Word anonimizado que siga siendo editable. Los ejemplos son ficticios: un informe de recursos humanos con el DNI 12345678Z y la NIE X1234567L de dos personas inventadas.
Paso a paso
Trabaja sobre una copia
Guarda una copia del Word original en una carpeta de acceso restringido. Todo lo que hagas a partir de aquí se hace sobre la copia.
Destapa lo oculto
Activa Todas las marcas, muestra comentarios, pulsa Mostrar todo (¶) y abre encabezados, pies y objetos incrustados. Elimina lo que no haga falta, como hojas incrustadas o párrafos ocultos.
Decide qué se tapa y qué se queda
Haz la lista de datos a eliminar (nombres, DNI y NIE, domicilios, teléfonos, firmas) y de lo que debe seguir visible (organismo, cargos, fechas del expediente si son relevantes).
Detecta los datos
En Anonimatum, sube el .docx o .odt, elige una plantilla o activa Anonimización RGPD, Direcciones y el patrón de DNI/NIF, y pulsa Previsualizar.
Revisa cada marca
En la previsualización quita las marcas que no proceden, marca a mano lo que falte y añade a la lista blanca los términos que deben quedar visibles.
Aplica y descarga
Pulsa Anonimizar y descarga el resultado como Word editable o en PDF, según el destino del documento.
Verifica el fichero final
Busca en el resultado los datos del original, revisa propiedades y revisiones, y pasa Inspeccionar documento como última comprobación antes de enviarlo.
Dónde se esconden los datos personales en un Word
Antes de tocar nada conviene saber qué hay que revisar. Estos son los elementos que más veces filtran información en documentos que se entregan a terceros, se publican por transparencia o se aportan a un procedimiento:
| Elemento | Qué puede revelar | Cómo comprobarlo |
|---|---|---|
| Control de cambios | Texto eliminado que sigue en el fichero y el nombre de quien hizo cada cambio | Revisar > Todas las marcas; aceptar o rechazar todo |
| Comentarios | Opiniones internas y el autor de cada comentario | Revisar > Mostrar comentarios |
| Encabezados y pies | Nombre del firmante, número de expediente, DNI en el pie | Doble clic en la zona superior e inferior de cada sección |
| Propiedades del documento | Autor, última modificación, empresa, plantilla | Archivo > Información > Propiedades |
| Texto oculto | Párrafos con formato oculto o letra blanca sobre fondo blanco | Mostrar todo (¶) y seleccionar todo para cambiar el color |
| Objetos incrustados | Hojas de Excel completas, gráficos con su tabla de datos, imágenes con EXIF o recortes | Abrir cada objeto; revisar imágenes recortadas |
| Notas al pie y cuadros de texto | Citas con nombres y referencias a expedientes | Revisar cada sección y el panel de navegación |
Dos trampas clásicas: resaltar en negro un nombre no lo borra (el texto sigue debajo y se puede copiar), y una imagen recortada en Word conserva la parte recortada salvo que se eliminen expresamente las áreas recortadas al comprimir. Lo mismo ocurre con la información que no ves en el documento: los metadatos de un fichero viajan con él aunque nadie los abra.
El método manual: Inspeccionar documento en Word
Word incluye un inspector (Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento) que localiza comentarios, revisiones, versiones, propiedades e información personal, encabezados y pies, marcas de agua, texto oculto, datos XML personalizados y contenido invisible, y permite quitarlos por categorías. Es útil y conviene usarlo siempre como última pasada, pero tiene límites claros:
- No anonimiza el cuerpo del texto. Los nombres, DNI, domicilios o teléfonos del contenido visible siguen ahí; tienes que buscarlos y sustituirlos tú.
- Quita bloques enteros, no datos. Si eliminas los encabezados y pies, desaparece también el logotipo o la numeración que querías conservar.
- Buscar y reemplazar no ve las variantes. «María López», «Sra. López», «M. López» y «la trabajadora» son cuatro búsquedas distintas, y un DNI puede aparecer con o sin guion o con espacios.
- No entra en los objetos incrustados. Una hoja de Excel pegada como objeto conserva todas sus filas, también las que no se ven en la página.
- Algunas eliminaciones no se pueden deshacer, así que hay que trabajar siempre sobre una copia.
Para un documento corto y sin historial, el método manual puede bastar. Para informes largos, lotes de expedientes o documentos que han pasado por varias manos, el riesgo de olvidar una mención crece con cada página.
¿Tapar o sustituir? Anonimizar frente a seudonimizar
Si el Word va a publicarse o a salir de tu organización sin posibilidad de vuelta atrás, lo que buscas es anonimizar: eliminar el dato de forma irreversible. Si en cambio necesitas seguir sabiendo que «Persona 1» del capítulo tres es la misma que la del anexo, por ejemplo para un análisis interno o para el abogado que lleva el caso, lo adecuado es la seudonimización con sustitutos coherentes. Recuerda que el considerando 26 del RGPD deja fuera del Reglamento solo la información verdaderamente anónima; un documento seudonimizado sigue siendo dato personal y debe protegerse como tal.
En un Word que debe seguir siendo editable, tapar con rectángulos negros no tiene mucho sentido: el destinatario puede mover el texto. Lo coherente es sustituir cada dato por un marcador o por un valor ficticio y comprobar después que no queda rastro en ninguna parte del fichero.
Cómo hacerlo con Anonimatum y obtener un Word editable
Anonimatum acepta .doc, .docx y .odt. Desde la versión 1.9.0, los .docx y .odt pueden descargarse como Word editable: el documento conserva su formato y los datos se sustituyen también en encabezados, pies, notas y tablas; se eliminan los comentarios, se aceptan los cambios del control de cambios y se quitan los metadatos. Si después del proceso quedara algún dato detectado en el fichero, el Word no se entrega y se ofrece el PDF anonimizado en su lugar.
- La detección combina IA propia ejecutada en servidores de la UE (opción Anonimización RGPD, Direcciones, Fechas, Cantidades económicas) con patrones como DNI/NIF, correo, teléfono o IBAN.
- Antes de aplicar, la previsualización marca cada coincidencia para que puedas quitar las que no proceden o marcar a mano lo que falte.
- La lista blanca evita que se tapen términos que deben quedar visibles, como el nombre de tu organización o un cargo público.
- Con el selector Plantilla puedes aplicar de una vez las opciones habituales para un tipo de documento y guardarlas para tu grupo.
Comprobaciones finales antes de compartir
Antes de enviar el Word anonimizado
- Abro el resultado y busco (Ctrl+F) los apellidos, DNI y teléfonos del original: cero coincidencias.
- Revisar > Todas las marcas no muestra revisiones ni comentarios pendientes.
- Archivo > Información no muestra autor ni empresa del original.
- Encabezados, pies y notas de todas las secciones están revisados.
- Las imágenes no conservan áreas recortadas ni muestran matrículas o documentos.
- Si el destino es una publicación, he valorado entregar PDF en lugar de Word.
Si el documento final va a circular como PDF, la guía para anonimizar un PDF cubre las comprobaciones propias de ese formato.
Preguntas frecuentes
¿Basta con usar Inspeccionar documento de Word?
No. El inspector quita comentarios, revisiones, propiedades, encabezados o texto oculto por bloques, pero no busca ni sustituye los datos personales del cuerpo del documento. Es una buena última pasada, no el método completo.
¿Resaltar un nombre en negro en Word lo anonimiza?
No. El texto sigue en el fichero y se puede copiar o cambiar de color. Hay que borrarlo o sustituirlo por un marcador o un valor ficticio.
¿El Word anonimizado con Anonimatum sigue siendo editable?
Sí, en .docx y .odt: se descarga con su formato, con los datos sustituidos también en encabezados, pies, notas y tablas, sin comentarios, con los cambios aceptados y sin metadatos. Si quedara algún dato, se ofrece el PDF en su lugar.
¿Es mejor entregar Word o PDF?
Si el destinatario tiene que seguir trabajando sobre el texto, Word editable. Si el documento se publica o se aporta tal cual, el PDF reduce el riesgo de que alguien modifique el contenido.
¿Anonimizáis muchos documentos Word?
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