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Metadatos de un documento: definición, riesgos y limpieza
Equipo Anonimatum
En resumen
Los metadatos son los datos que un fichero guarda sobre sí mismo: quién lo creó, cuándo, con qué programa, qué cambios tuvo y, en las fotos, incluso dónde se tomó. No se ven en la página, pero viajan con el archivo.
Cuando se envía un informe en Word, se publica un PDF en la sede electrónica o se adjunta una foto a un expediente, no solo se comparte lo que se ve. El archivo lleva consigo un conjunto de datos técnicos y de contexto que cualquiera puede consultar en las propiedades del fichero o con herramientas gratuitas.
Muchos de esos datos son personales: el nombre de quien redactó el documento, el de quien lo revisó, sus comentarios o las coordenadas de su casa. Por eso, antes de publicar o entregar un documento, limpiar los metadatos es tan importante como tachar bien el contenido visible.
Qué metadatos guarda cada tipo de fichero
| Formato | Metadatos e información oculta frecuente |
|---|---|
| Word, Excel, PowerPoint | Autor, último usuario que guardó, empresa, fechas de creación y modificación, plantilla, número de revisión, comentarios, control de cambios, texto oculto, filas u hojas ocultas, notas del orador, miniatura |
| Diccionario de información (autor, título, asunto, programa creador), metadatos XMP, anotaciones, ficheros adjuntos y, a veces, versiones anteriores conservadas por guardados incrementales | |
| Fotos JPG y similares | EXIF: marca y modelo de cámara o móvil, fecha y hora exactas, ajustes, a veces número de serie y coordenadas GPS; también bloques IPTC y XMP |
La distinción importa: las propiedades del documento (autor, fechas, programa) son metadatos en sentido estricto; los comentarios, revisiones y contenidos ocultos son información del propio documento que no se ve a primera vista. Ambas cosas pueden contener datos personales.
Riesgos para la privacidad
- Identificar a autores y revisores: el campo autor o «guardado por» revela quién redactó un informe que debía ser anónimo, por ejemplo en un procedimiento disciplinario o una denuncia interna.
- Comentarios y control de cambios: frases borradas, nombres sustituidos u opiniones internas que siguen en el fichero.
- Geolocalización: una foto hecha con el móvil puede llevar las coordenadas GPS del lugar exacto, a veces el domicilio de la persona.
- Contradecir un tachado: un PDF bien censurado cuyo título o asunto en las propiedades conserva el nombre que se quería ocultar.
- Información de contexto: rutas de carpetas, nombres de servidores o versiones de software que interesan a un atacante.
El RGPD define como dato personal toda información sobre una persona física identificada o identificable (artículo 4.1). Un nombre de usuario en las propiedades de un PDF lo es, igual que el nombre del cuerpo del texto. Si se publica sin necesidad, se vulnera el principio de minimización.
Cómo eliminar los metadatos
- En Office, use el Inspector de documento antes de compartir y acepte o elimine los cambios y comentarios del original.
- En PDF, elimine propiedades y XMP, anotaciones y adjuntos; convertir a PDF no basta, porque las propiedades del Word pueden pasar al PDF.
- En fotos, borre el EXIF o exporte sin metadatos; compruebe que desaparece la ubicación.
- Verifique el resultado abriendo las propiedades del fichero; no confíe solo en que la herramienta «lo ha hecho».
Recuerde que quitar metadatos no censura lo que se ve en la página. Si el documento contiene nombres o DNI en el cuerpo, necesita además una censura real del documento.
Buenas prácticas antes de publicar
Integre la limpieza en el circuito, no la deje a la memoria de cada persona: defina quién revisa, en qué momento (justo antes de firmar o publicar) y cómo se comprueba. Trabaje sobre una copia, conserve el original en el expediente y publique solo la versión limpia. Si el documento sale de una plantilla, rellene las propiedades con datos genéricos (por ejemplo, el nombre del órgano en lugar del de la persona). En el artículo sobre metadatos ocultos en Word y PDF repasamos casos frecuentes.
Qué hace Anonimatum con los metadatos
Anonimatum incluye una pantalla específica para eliminar metadatos de PDF y otros ficheros. Admite PDF, documentos Office modernos (.docx, .xlsx, .pptx) e imágenes JPG, PNG y WebP. En PDF quita las propiedades del documento (autor, título, fechas…) y los metadatos XMP; en Office, las propiedades del paquete y piezas habituales de metadatos, incluidas las miniaturas incrustadas; en imágenes, el EXIF y bloques auxiliares, conservando el perfil de color. Puede procesar varios archivos a la vez y descargarlos en un ZIP.
Preguntas frecuentes
¿Los metadatos son datos personales?
Pueden serlo. El nombre del autor, el usuario que guardó el fichero o las coordenadas GPS de una foto se refieren a personas identificables y están sujetos al RGPD.
¿Al convertir un Word a PDF desaparecen los metadatos?
No del todo. Parte de las propiedades del Word suelen copiarse al PDF, y el PDF añade las suyas. Hay que limpiarlo después.
¿Quitar metadatos sustituye a tachar?
No. Son tareas complementarias: una limpia la información oculta del fichero y la otra elimina los datos visibles del contenido.
¿Cómo veo los metadatos de un archivo?
En Windows, en Propiedades > Detalles; en un lector PDF, en Propiedades del documento; en Office, en Archivo > Información.
¿Publica documentos con información oculta?
Hable con nuestro equipo y le mostramos en una demo cómo limpiar metadatos y anonimizar el contenido de sus documentos con Anonimatum.