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Censura o tachado de documentos: definición y cómo hacerlo bien
Equipo Anonimatum
En resumen
La censura o tachado de documentos consiste en eliminar de forma irreversible un fragmento (un nombre, un DNI, una firma) de un documento antes de compartirlo, de modo que no pueda recuperarse ni en el texto, ni en las imágenes, ni en los metadatos.
En la Administración y en los despachos se habla de «tachar», «censurar», «testar» u «ocultar» datos antes de publicar una resolución, entregar un expediente o responder a una solicitud de acceso. Todas esas palabras describen la misma necesidad: que un tercero reciba el documento sin poder leer determinados datos.
El problema es que en un documento digital lo que se ve no es lo que hay. Un recuadro negro dibujado encima de un nombre tapa la vista, pero el nombre sigue en el fichero. Por eso conviene distinguir entre el tachado aparente y la censura real, que borra el contenido de todas las capas del archivo.
Tachado real frente a recuadros negros
Un PDF o un Word no es una hoja de papel. Contiene una capa de texto, imágenes, anotaciones, objetos superpuestos y propiedades del documento. Cuando alguien «tacha» con un rectángulo negro, un resaltado en negro o una fuente del mismo color que el fondo, solo añade una capa visual encima: el texto original sigue debajo y basta seleccionarlo, copiarlo y pegarlo en un bloc de notas para leerlo.
La Agencia de Seguridad Nacional de EE. UU. (NSA) lo resumió en 2005 en su informe técnico *Redacting with Confidence*: la información oculta o tapada en un documento informático casi siempre puede recuperarse, y la única forma segura es eliminarla, no taparla. Veinte años después, el error sigue apareciendo en resoluciones y contratos publicados en internet.
| Técnica | ¿Qué queda en el fichero? | ¿Es segura? |
|---|---|---|
| Rectángulo negro dibujado encima | Todo el texto original bajo el dibujo | No |
| Resaltado o fuente en negro | El texto, solo cambia el color | No |
| Imprimir, tachar con rotulador y escanear | Una imagen; el rotulador puede transparentar | Parcial y lenta |
| Censura real (redacción) | El fragmento se borra de la capa de texto y de la imagen; se pinta la zona | Sí, si también se revisan los metadatos |
Las capas que hay que limpiar
- Capa de texto: el contenido que se puede seleccionar, buscar y copiar. Es lo primero que delata un tachado mal hecho.
- Capa de imagen: en un PDF escaneado el dato está en los píxeles de la página. Hay que pintar la zona, no superponer un objeto.
- Capa OCR: muchos escaneos llevan un texto invisible generado por OCR para poder buscar. Si se tapa la imagen pero no se borra esa capa, el dato sigue siendo localizable con Ctrl+F.
- Metadatos y elementos ocultos: autor, título, comentarios, control de cambios, filas ocultas en Excel o miniaturas incrustadas. Lo explicamos en la entrada de metadatos de documentos.
- Repeticiones: un nombre tapado en la página 1 que reaparece en una cabecera, una nota al pie o el nombre del fichero.
Censura, anonimización y seudonimización
La censura es una técnica que actúa sobre un documento concreto: quita fragmentos. La anonimización es un resultado: que nadie pueda identificar a la persona con medios razonables, según el considerando 26 del RGPD. Se puede tachar el nombre de un trabajador y, aun así, no haber anonimizado si el documento conserva su puesto, su centro y la fecha de su baja.
La seudonimización sustituye el dato por un código o un alias coherente («Persona 1») que puede revertirse con información adicional guardada aparte. Los datos seudonimizados siguen siendo datos personales. Se usa cuando el lector necesita seguir el hilo del documento (quién dijo qué en una sentencia) sin conocer la identidad.
Cuándo se exige en España
La Ley 19/2013, de transparencia, obliga a ponderar la protección de datos antes de conceder acceso a información pública (artículo 15) y prevé el acceso parcial cuando parte del documento está protegida (artículo 16). En la práctica, eso significa entregar el documento con los datos tachados. Lo mismo ocurre al responder a un derecho de acceso del RGPD sin revelar datos de terceros, al publicar resoluciones o al aportar documentación a otra parte en un procedimiento.
Cómo hacerlo con Anonimatum
Anonimatum detecta los datos personales con IA propia ejecutada en servidores de la Unión Europea y con patrones (DNI/NIF, IBAN, correo, teléfono…), muestra una previsualización para revisarlos y aplica después una censura irreversible en el mismo formato: PDF nativo o escaneado con OCR, Word, Excel, PowerPoint o imágenes. Para zonas sin texto, como una firma manuscrita o un sello, permite marcar zonas y figuras. Si solo necesita una pieza concreta, la herramienta para tachar un PDF online es un buen punto de partida.
Preguntas frecuentes
¿Basta con convertir a PDF un Word con recuadros negros?
No. La conversión copia el rectángulo y el texto que hay debajo. Hay que borrar el texto en el original o usar una herramienta de censura real sobre el PDF.
¿Un documento tachado está anonimizado?
No necesariamente. Solo lo está si, con lo que queda, nadie puede identificar a la persona por medios razonables. Revise datos indirectos como cargos, fechas o lugares.
¿Cómo compruebo que el tachado es real?
Abra el resultado, busque con Ctrl+F el dato censurado, seleccione y copie el texto de la zona y revise las propiedades del fichero. Si aparece algo, el tachado no es válido.
¿Y los documentos escaneados?
Hay que pintar la imagen y eliminar también la capa OCR invisible, si existe. Un sistema con OCR permite además localizar el dato en todas las páginas.
¿Publica o entrega documentos con datos personales?
Cuéntenos qué documentos trata y le enseñamos en una demo cómo censurarlos de forma irreversible y revisable con Anonimatum.