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Schwärzung von Dokumenten: Begriff und sichere Umsetzung
Anonimatum-Team
Kurz gesagt
Schwärzen bedeutet, ausgewählte Inhalte – einen Namen, eine IBAN, eine Unterschrift – vor der Weitergabe dauerhaft aus einem Dokument zu entfernen, sodass sie weder im Text noch im Bild noch in den Metadaten wiederherstellbar sind.
Behörden schwärzen vor der Herausgabe nach dem Informationsfreiheitsgesetz, Kanzleien vor der Vorlage von Unterlagen, Datenschutzbeauftragte vor der Beantwortung einer Auskunft nach Art. 15 DSGVO. Das Ziel ist immer dasselbe: Der Empfänger erhält das Dokument, aber nicht die Angaben, die er nicht sehen darf.
In einer digitalen Datei ist jedoch nicht alles sichtbar, was darin steckt. Ein schwarzer Balken über einem Namen verdeckt ihn auf dem Bildschirm, lässt ihn aber in der Datei. Deshalb muss man zwischen bloßem Überdecken und echter Schwärzung unterscheiden, die den Inhalt aus allen Ebenen löscht.
Echte Schwärzung statt schwarzer Balken
Ein PDF oder Word-Dokument besteht aus einer Textebene, Bildern, Anmerkungen, übereinanderliegenden Objekten und Dokumenteigenschaften. Wer eine Passage mit einem schwarzen Rechteck, schwarzer Hervorhebung oder einer Schrift in Hintergrundfarbe „schwärzt“, legt nur etwas darüber: Der Originaltext bleibt erhalten und lässt sich per Kopieren und Einfügen in einen Editor lesen.
Die US-amerikanische NSA hat das schon 2005 in ihrem Bericht *Redacting with Confidence* festgehalten: Verdeckte Informationen in einem elektronischen Dokument lassen sich fast immer wiederherstellen; sicher ist nur das Löschen. Die britische Aufsichtsbehörde ICO warnt in ihren Hinweisen zur sicheren Veröffentlichung von Dokumenten ebenso vor unwirksamen Schwärzungen.
| Technik | Was bleibt in der Datei? | Sicher? |
|---|---|---|
| Schwarzes Rechteck darübergelegt | Der gesamte Originaltext unter der Form | Nein |
| Schwarze Hervorhebung oder Schriftfarbe | Der Text, nur umgefärbt | Nein |
| Ausdrucken, mit Filzstift schwärzen, einscannen | Ein Bild; Tinte kann durchscheinen | Bedingt und langsam |
| Echte Schwärzung | Inhalt aus Text- und Bildebene gelöscht, Fläche übermalt | Ja, wenn auch die Metadaten geprüft werden |
Diese Ebenen müssen bereinigt werden
- Textebene: alles, was sich markieren, durchsuchen oder kopieren lässt. Hier fallen die meisten misslungenen Schwärzungen auf.
- Bildebene: In einem gescannten PDF steckt die Angabe in den Pixeln der Seite. Die Fläche muss übermalt, nicht mit einem Objekt abgedeckt werden.
- OCR-Ebene: Viele Scans enthalten unsichtbaren OCR-Text für die Volltextsuche. Bleibt diese Ebene stehen, findet Strg+F den Namen weiterhin.
- Metadaten und versteckte Inhalte: Autor, Titel, Kommentare, Änderungsverfolgung, ausgeblendete Zeilen in Tabellen. Mehr dazu im Eintrag zu Metadaten in Dokumenten.
- Wiederholungen: ein Name, der auf Seite 1 geschwärzt ist, aber in Kopfzeile, Fußnote oder Dateiname wieder auftaucht.
Schwärzung, Anonymisierung und Pseudonymisierung
Schwärzen ist eine Technik, die auf ein konkretes Dokument angewendet wird. Anonymisierung ist ein Ergebnis: Die Person ist mit vernünftigerweise einsetzbaren Mitteln nicht mehr identifizierbar (Erwägungsgrund 26 DSGVO). Man kann den Namen eines Beschäftigten schwärzen und trotzdem nicht anonymisiert haben, wenn Funktion, Dienststelle und Austrittsdatum stehen bleiben.
Pseudonymisierung ersetzt Identifikatoren durch ein einheitliches Kennzeichen („Person 1“), das sich mit gesondert aufbewahrten Informationen zurückführen lässt. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogene Daten.
Wann geschwärzt werden muss
Nach § 5 IFG darf Zugang zu personenbezogenen Daten Dritter nur gewährt werden, wenn das Informationsinteresse überwiegt oder der Dritte eingewilligt hat. § 7 Abs. 2 IFG sieht vor, dass einem Antrag teilweise stattzugeben ist, und nennt ausdrücklich die Unkenntlichmachung der Angaben Dritter. Die Landesgesetze zur Informationsfreiheit und Transparenz enthalten vergleichbare Regeln. Hinzu kommen Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO, bei denen Rechte Dritter zu wahren sind, und die Veröffentlichung von Gerichtsentscheidungen.
Schwärzen mit Anonimatum
Anonimatum erkennt personenbezogene Daten mit eigener KI auf Servern in der Europäischen Union sowie mit Mustern (E-Mail, Telefonnummer, IBAN …). Sie prüfen alles in einer Vorschau, danach wird irreversibel im selben Format geschwärzt: natives oder gescanntes PDF mit OCR, Word, Excel, PowerPoint oder Bilder. Bereiche ohne Text wie Unterschriften oder Stempel lassen sich über Zonen und Formen abdecken. Für Einzelfälle eignet sich unser Werkzeug zum PDF online schwärzen.
Häufige Fragen
Reicht es, ein Word-Dokument mit schwarzen Balken als PDF zu speichern?
Nein. Die Umwandlung übernimmt Balken und darunterliegenden Text. Löschen Sie den Text im Original oder nutzen Sie ein echtes Schwärzungswerkzeug für das PDF.
Ist ein geschwärztes Dokument anonymisiert?
Nicht zwingend. Nur wenn der verbleibende Inhalt keine Identifizierung mit vernünftigem Aufwand mehr erlaubt. Achten Sie auf indirekte Angaben wie Funktion, Datum oder Ort.
Wie prüfe ich eine Schwärzung?
Öffnen Sie das Ergebnis, suchen Sie nach dem geschwärzten Begriff, kopieren Sie den Text rund um die Fläche und prüfen Sie die Dateieigenschaften. Taucht etwas auf, ist die Schwärzung unwirksam.
Was gilt für gescannte Dokumente?
Das Bild muss übermalt und eine vorhandene unsichtbare OCR-Ebene ebenfalls entfernt werden. OCR hilft zudem, alle Vorkommen auf allen Seiten zu finden.
Dokumente sicher schwärzen
Vergleichen Sie die Tarife und schwärzen Sie PDFs, Office-Dateien und Bilder irreversibel – mit menschlicher Prüfung, bevor etwas angewendet wird.