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Metadati di un documento: definizione, rischi e pulizia
Team Anonimatum
In breve
I metadati sono le informazioni che un file conserva su sé stesso: chi lo ha creato, quando, con quale programma, quali modifiche ha subito e, nelle foto, perfino dove sono state scattate. Non si vedono nella pagina, ma viaggiano con il file.
Quando si invia una relazione in Word, si pubblica un PDF sul sito istituzionale o si allega una foto a un fascicolo, si condivide più di quello che appare. Il file porta con sé dati tecnici e di contesto che chiunque può leggere nelle proprietà o con strumenti gratuiti.
Molti di questi sono dati personali: il nome di chi ha redatto il documento, di chi lo ha rivisto, i commenti o le coordinate GPS di un'abitazione. Prima di pubblicare o trasmettere un documento, ripulire i metadati è importante quanto oscurare bene il contenuto visibile.
Quali metadati contiene ogni tipo di file
| Formato | Metadati e contenuti nascosti frequenti |
|---|---|
| Word, Excel, PowerPoint | Autore, ultimo salvataggio di, società, date di creazione e modifica, modello, numero di revisione, commenti, revisioni tracciate, testo nascosto, righe o fogli nascosti, note del relatore, miniatura |
| Dizionario informazioni (autore, titolo, oggetto, applicazione di origine), metadati XMP, annotazioni, allegati e talvolta versioni precedenti conservate dai salvataggi incrementali | |
| Foto JPEG e simili | EXIF: marca e modello di fotocamera o smartphone, data e ora esatte, impostazioni, a volte numero di serie e coordinate GPS; blocchi IPTC e XMP |
In senso stretto le proprietà (autore, date, software) sono metadati; commenti, revisioni e contenuti nascosti fanno parte del documento ma non si vedono subito. Entrambi possono contenere dati personali.
I rischi per la privacy
- Identificare gli autori: il campo autore rivela chi ha scritto una nota che doveva restare anonima, ad esempio in un'istruttoria interna o in una segnalazione whistleblowing.
- Commenti e revisioni: frasi cancellate, nomi sostituiti o valutazioni interne ancora presenti nel file.
- Geolocalizzazione: una foto scattata con lo smartphone può contenere le coordinate GPS del luogo esatto, a volte l'abitazione.
- Vanificare l'oscuramento: un PDF ben oscurato il cui titolo o oggetto nelle proprietà conserva il nome da nascondere.
- Informazioni di contesto: percorsi di cartelle, nomi di server o versioni software.
Il GDPR definisce dato personale qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (art. 4, n. 1). Un nome utente nelle proprietà di un PDF lo è quanto un nome nel testo. Per gli atti pubblicati online, il d.lgs. 33/2013 chiede di rendere non intelligibili i dati personali non pertinenti: vale anche per quelli nascosti nel file.
Come eliminare i metadati
- In Office, eseguire Controlla documento prima di condividere e accettare o eliminare revisioni e commenti nell'originale.
- Nel PDF, rimuovere proprietà e XMP, annotazioni e allegati; la sola conversione in PDF non basta, perché le proprietà del Word possono essere riportate.
- Nelle foto, cancellare l'EXIF o esportare senza metadati, verificando che la posizione sia sparita.
- Controllare il risultato aprendo le proprietà del file.
Rimuovere i metadati non oscura ciò che è visibile. Se nomi o codici fiscali compaiono nel testo, serve anche un oscuramento reale del documento.
Buone pratiche prima di pubblicare
Inserite la pulizia nel flusso di lavoro invece di affidarvi alla memoria dei singoli: chi controlla, in quale momento (subito prima della firma o della pubblicazione) e come si verifica. Lavorate su una copia, conservate l'originale nel fascicolo e pubblicate solo la versione ripulita. Se i documenti nascono da un modello, compilate le proprietà con valori generici, ad esempio il nome dell'ufficio anziché quello di una persona. Nell'articolo sui metadati nascosti in Word e PDF esaminiamo i casi più frequenti.
Cosa fa Anonimatum con i metadati
Anonimatum ha una schermata dedicata per rimuovere i metadati dai PDF e da altri file. Accetta PDF, documenti Office recenti (.docx, .xlsx, .pptx) e immagini JPG, PNG e WebP. Nei PDF elimina le proprietà del documento (autore, titolo, date…) e i metadati XMP; nei file Office le proprietà del pacchetto e le parti di metadati abituali, comprese le miniature incorporate; nelle immagini l'EXIF e i blocchi ausiliari, mantenendo il profilo colore. Si possono elaborare più file insieme e scaricarli in uno ZIP.
Domande frequenti
I metadati sono dati personali?
Possono esserlo. Il nome dell'autore, l'utente che ha salvato il file o le coordinate GPS di una foto riguardano persone identificabili.
Salvando un Word in PDF i metadati spariscono?
Non del tutto. Parte delle proprietà del Word viene spesso copiata nel PDF, che aggiunge le proprie. Va ripulito dopo.
Rimuovere i metadati sostituisce l'oscuramento?
No. Sono attività complementari: una pulisce le informazioni nascoste del file, l'altra elimina i dati visibili dal contenuto.
Come vedo i metadati di un file?
In Windows, da Proprietà > Dettagli; in un lettore PDF, da Proprietà documento; in Office, da File > Informazioni.
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