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Metadados de um documento: definição, riscos e limpeza
Equipa Anonimatum
Em resumo
Metadados são os dados que um ficheiro guarda sobre si próprio: quem o criou, quando, com que programa, que alterações sofreu e, nas fotografias, até onde foram tiradas. Não se veem na página, mas viajam com o ficheiro.
Quando se envia um relatório em Word, se publica um PDF no portal da entidade ou se junta uma fotografia a um processo, partilha-se mais do que aquilo que aparece no ecrã. O ficheiro leva consigo dados técnicos e de contexto que qualquer pessoa pode consultar nas propriedades ou com ferramentas gratuitas.
Muitos são dados pessoais: o nome de quem redigiu o documento, de quem o reviu, os seus comentários ou as coordenadas GPS de uma habitação. Antes de publicar ou entregar um documento, limpar os metadados é tão importante como rasurar bem o conteúdo visível.
Que metadados guarda cada tipo de ficheiro
| Formato | Metadados e conteúdo oculto frequentes |
|---|---|
| Word, Excel, PowerPoint | Autor, último a guardar, empresa, datas de criação e modificação, modelo, número de revisão, comentários, controlo de alterações, texto oculto, linhas ou folhas ocultas, notas do orador, miniatura |
| Dicionário de informação (autor, título, assunto, aplicação de origem), metadados XMP, anotações, anexos e por vezes versões anteriores mantidas por gravações incrementais | |
| Fotografias JPEG e semelhantes | EXIF: marca e modelo da câmara ou do telemóvel, data e hora exatas, definições, por vezes número de série e coordenadas GPS; blocos IPTC e XMP |
Em sentido estrito, as propriedades (autor, datas, software) são metadados; os comentários, revisões e conteúdos ocultos fazem parte do documento, mas não se veem à primeira vista. Ambos podem conter dados pessoais.
Riscos para a privacidade
- Identificar autores: o campo autor revela quem escreveu uma informação que devia ser anónima, por exemplo num processo de inquérito interno ou numa denúncia.
- Comentários e controlo de alterações: frases apagadas, nomes substituídos ou opiniões internas que continuam no ficheiro.
- Localização: uma fotografia tirada com o telemóvel pode trazer as coordenadas GPS do local exato, às vezes a morada.
- Anular uma rasura: um PDF bem rasurado cujo título ou assunto nas propriedades mantém o nome que se queria ocultar.
- Informação de contexto: caminhos de pastas, nomes de servidores ou versões de software.
O RGPD define dados pessoais como qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável (artigo 4.º, n.º 1). Um nome de utilizador nas propriedades de um PDF é um dado pessoal, tal como um nome no texto, e divulgá-lo sem necessidade contraria o princípio da minimização.
Como eliminar os metadados
- No Office, execute o Inspetor de Documentos antes de partilhar e aceite ou elimine alterações e comentários no original.
- No PDF, remova propriedades e XMP, anotações e anexos; converter para PDF não chega, porque as propriedades do Word podem passar para o PDF.
- Nas fotografias, apague o EXIF ou exporte sem metadados e confirme que a localização desapareceu.
- Verifique o resultado abrindo as propriedades do ficheiro.
Remover metadados não rasura o que está visível. Se o corpo do documento tem nomes ou números de identificação, precisa também de uma rasura real do documento.
Boas práticas antes de publicar
Integre a limpeza no circuito de trabalho em vez de depender da memória de cada pessoa: defina quem verifica, em que momento (imediatamente antes de assinar ou publicar) e como se confirma. Trabalhe sobre uma cópia, guarde o original no processo e divulgue apenas a versão limpa. Se os documentos nascem de um modelo, preencha as propriedades com valores genéricos, por exemplo o nome do serviço em vez do de uma pessoa. No artigo sobre metadados ocultos em Word e PDF analisamos casos frequentes.
O que o Anonimatum faz com os metadados
O Anonimatum tem um ecrã próprio para remover metadados de PDF e de outros ficheiros. Aceita PDF, documentos Office recentes (.docx, .xlsx, .pptx) e imagens JPG, PNG e WebP. No PDF retira as propriedades do documento (autor, título, datas…) e os metadados XMP; no Office, as propriedades do pacote e as partes habituais de metadados, incluindo miniaturas incorporadas; nas imagens, o EXIF e blocos auxiliares, mantendo o perfil de cor. É possível processar vários ficheiros de uma vez e descarregá-los num ZIP.
Perguntas frequentes
Os metadados são dados pessoais?
Podem ser. O nome do autor, o utilizador que guardou o ficheiro ou as coordenadas GPS de uma fotografia referem-se a pessoas identificáveis.
Ao guardar um Word em PDF os metadados desaparecem?
Não totalmente. Parte das propriedades do Word costuma passar para o PDF, que junta as suas. É preciso limpá-lo depois.
Remover metadados substitui a rasura?
Não. São tarefas complementares: uma limpa a informação oculta do ficheiro e a outra elimina os dados visíveis do conteúdo.
Como vejo os metadados de um ficheiro?
No Windows, em Propriedades > Detalhes; num leitor de PDF, em Propriedades do documento; no Office, em Ficheiro > Informações.
Partilhe ficheiros sem informação escondida
Veja os planos e comece a remover metadados e a rasurar dados pessoais dos seus PDF, ficheiros Office e imagens.