Metadados ocultos em Word e PDF: o que revelam e como os remover antes de partilhar
Um documento não é só o que aparece no ecrã. Cada ficheiro Word, PDF ou fotografia transporta informação que ninguém escreveu de propósito: quem o criou, com que programa, quando foi alterado, que comentários se trocaram durante a revisão, que texto foi apagado com o controlo de alterações, onde foi tirada uma imagem. São os metadados ocultos e, num documento que sai da sua organização, podem revelar muito mais do que se pretendia.
Os exemplos são banais: um relatório publicado no sítio da entidade com o nome de quem o redigiu nas propriedades, uma proposta enviada ao cliente com os comentários internos sobre a margem, a fotografia de uma obra com as coordenadas GPS da casa de um técnico. Para uma definição rigorosa, consulte a entrada de glossário sobre metadados.
O que revelam os metadados de Word, PDF e imagens
| Ficheiro | O que pode conter | Risco |
|---|---|---|
| Word (.docx) | Autor, último a modificar, empresa, modelo, tempo de edição, número de revisão | Identifica colaboradores e fornecedores; revela o modelo de outro cliente |
| Word (.docx) | Comentários, alterações registadas, texto oculto, versões, XML personalizado | Opiniões internas, valores e nomes que se julgavam apagados |
| Word (.docx) | Cabeçalhos, rodapés, marcas de água, objetos incorporados (uma folha de Excel inteira) | Dados que não se veem ao ler o texto |
| Informação do documento (título, autor, assunto, palavras-chave, aplicação, produtor, datas) | Nome de quem redigiu, software e data real de criação | |
| Metadados XMP, anexos, anotações, camadas ocultas, campos de formulário, gravações incrementais | Versões anteriores e conteúdo invisível | |
| Fotografias (JPG, HEIC) | EXIF: data, modelo e número de série da câmara, coordenadas GPS, miniatura | Localização de residências ou de pessoas |
Há um caso que surpreende muita gente: ao converter um Word em PDF, o título e o autor do Word passam para as propriedades do PDF. E uma fotografia com GPS colada num Word pode, consoante a forma como foi inserida, manter os dados EXIF até ao PDF final.
Como verificar os metadados de um ficheiro
- Word: em Ficheiro > Informações aparecem as propriedades (autor, última modificação, título) e o aviso de comentários ou alterações pendentes. Verificar se Existem Problemas > Inspecionar Documento lista tudo o que o Inspetor de Documentos encontra.
- PDF: no Adobe Acrobat ou Reader, Ficheiro > Propriedades (Ctrl+D) abre o separador Descrição com título, autor, assunto, palavras-chave, aplicação e produtor; o botão de metadados adicionais mostra o XMP. Veja também os painéis de comentários e de anexos.
- Imagens: no Windows, clique com o botão direito > Propriedades > Detalhes mostra câmara, data e, se existirem, latitude e longitude. No telemóvel, a ficha de informação da fotografia mostra muitas vezes um mapa.
- Em lote: utilitários de linha de comandos como o ExifTool são comuns em equipas técnicas para verificar muitos ficheiros.
Como os remover
No Word: Inspecionar Documento
O Inspetor de Documentos do Microsoft 365 deteta comentários, revisões, versões, anotações à mão, propriedades do documento e informações pessoais, XML personalizado, cabeçalhos, rodapés, marcas de água, texto oculto e conteúdo invisível. Guarde primeiro uma cópia (o que for removido pode não ser recuperável, nem com Anular), execute Ficheiro > Informações > Verificar se Existem Problemas > Inspecionar Documento e escolha Remover Tudo nas categorias pertinentes. Duas limitações: só deteta texto com o formato «oculto», não texto branco sobre fundo branco, e não encontra objetos tapados por outros objetos.
Antes de inspecionar, aceite ou rejeite todas as alterações e elimine os comentários de forma consciente. Ao guardar como PDF, em Opções desmarque «Propriedades do documento» se não quiser que o título e o autor sigam para o PDF.
No PDF: propriedades e limpeza
Limpar à mão os campos de Ficheiro > Propriedades não elimina o XMP, os anexos, as camadas nem as versões incrementais. O Acrobat Pro tem uma função para sanear o documento (e remover seletivamente informação oculta) que retira metadados, comentários, camadas ocultas e outros conteúdos e grava um ficheiro novo. Na falta dela, «imprimir para PDF» gera um ficheiro sem camadas nem anexos, mas costuma acrescentar novas propriedades e perde o texto selecionável, a acessibilidade e as assinaturas.
Nas fotografias
No Windows, Propriedades > Detalhes > Remover Propriedades e Informações Pessoais cria uma cópia limpa. No telemóvel, desative a localização da câmara se não for necessária e, ao partilhar, use a opção sem localização quando existir.
O que diz a lei
O RGPD não fala de metadados, mas o princípio da minimização (artigo 5.º, n.º 1, alínea c)) impede divulgar mais dados pessoais do que o necessário. Para a Administração Pública, a Lei n.º 26/2016 (LADA) regula o acesso e a divulgação de documentos administrativos, e o acesso a documentos nominativos por terceiros tem limites próprios; quando uma entidade publica ou entrega um documento expurgado, os metadados fazem parte daquilo que deve ser expurgado. Um nome nas propriedades de um PDF publicado é uma divulgação, mesmo que ninguém o veja ao abrir o documento. A supervisão cabe à CNPD.
Antes de enviar ou publicar um documento
- Aceitar ou rejeitar as alterações e eliminar os comentários.
- Executar o Inspetor de Documentos no Word, Excel ou PowerPoint.
- Exportar para PDF sem propriedades do documento se não forem necessárias.
- Verificar e limpar as propriedades e o XMP do PDF final.
- Remover EXIF e GPS das fotografias incluídas.
- Confirmar o resultado abrindo as propriedades do ficheiro final.
Limpar metadados com o Anonimatum
Com muitos ficheiros ou formatos misturados, o processo manual torna-se frágil. O Anonimatum inclui uma ferramenta para remover metadados de PDF, ficheiros Office e imagens: aceita PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG e WebP, um ficheiro ou uma pasta inteira, e devolve o ficheiro limpo ou um ZIP. Quando anonimiza um Word, o ficheiro de saída sai também sem comentários, com as alterações aceites e sem metadados, pelo que a limpeza acontece no mesmo passo.
Os metadados são apenas uma das vias por onde os dados escapam. Se também vai rasurar conteúdo visível, leia sobre os erros de rasura em PDF que deixam fugir dados: um retângulo preto sobre o texto não o apaga.
Perguntas frequentes
Guardar como PDF remove os metadados do Word?
Não totalmente: o título e o autor passam para as propriedades do PDF, a menos que desmarque «Propriedades do documento» nas opções de gravação. Confirme sempre o resultado.
O Inspetor de Documentos encontra tudo?
Não. Só deteta texto formatado como oculto, não texto da cor do fundo, e não vê objetos tapados por outros. Continua a ser necessária uma revisão visual.
As redes sociais retiram o GPS das fotografias?
Algumas plataformas retiram-no ao carregar a imagem e outras não, e o comportamento pode mudar. O mais seguro é remover a localização antes de partilhar.