Metadatos ocultos en Word y PDF: qué revelan y cómo eliminarlos antes de compartir

Un documento no es solo lo que se ve en pantalla. Cada Word, PDF o fotografía arrastra información que nadie escribió a propósito: quién lo creó, con qué programa, cuándo se modificó, qué comentarios se hicieron durante la revisión, qué texto se borró con control de cambios o dónde se tomó una imagen. Son los metadatos ocultos, y en documentos que salen de la organización pueden revelar mucho más de lo que se quería contar.

El problema no es teórico. Un informe que se publica en el portal de transparencia con el nombre de la persona que lo redactó en las propiedades, una oferta que llega al cliente con los comentarios internos sobre el margen, o una foto de una obra con las coordenadas GPS del domicilio del técnico. En este artículo repasamos qué esconden estos archivos, cómo comprobarlo y cómo limpiarlos. Si buscas la definición formal, la tienes en el glosario de metadatos.

Qué revelan los metadatos de Word, PDF e imágenes

Hay un caso que sorprende a muchos: al convertir un Word a PDF, el título y el autor del Word pasan a las propiedades del PDF. Y si una foto con GPS se pega en un Word y luego se exporta a PDF, según cómo se haya insertado puede conservar sus datos EXIF dentro del archivo final.

Cómo comprobar los metadatos de un archivo

• Word: en Archivo > Información aparecen las propiedades (autor, última modificación, título) y el aviso de si hay comentarios o cambios pendientes. Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento muestra todo lo que el Inspector de documento encuentra.
• PDF: en Adobe Acrobat o Reader, Archivo > Propiedades (Ctrl+D) enseña la pestaña Descripción con título, autor, asunto, palabras clave, aplicación y productor; el botón de metadatos adicionales muestra el XMP. Revisa también el panel de comentarios y el de archivos adjuntos.
• Imágenes: en Windows, clic derecho > Propiedades > Detalles muestra cámara, fecha y, si existen, latitud y longitud. En el móvil, la ficha de información de la foto suele enseñar el mapa.
• Lotes: para revisar muchos ficheros a la vez existen utilidades de línea de comandos como ExifTool, habituales en equipos técnicos.

Cómo eliminarlos

En Word: Inspeccionar documento

El Inspector de documento de Microsoft 365 detecta comentarios, revisiones, versiones, anotaciones a mano, propiedades e información personal, XML personalizado, encabezados y pies, marcas de agua, texto oculto y contenido invisible. Guarda primero una copia (lo que se elimina puede no recuperarse ni con Deshacer), ejecuta Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento y pulsa Quitar todo en las categorías que proceda. Dos limitaciones importantes: solo detecta el texto con formato «oculto», no el texto blanco sobre fondo blanco, y no ve objetos tapados por otros objetos.

Antes de inspeccionar, acepta o rechaza todos los cambios y elimina los comentarios de forma consciente: el Inspector los quita, pero conviene revisar qué decían. Y al guardar como PDF, en Opciones desmarca «Propiedades del documento» si no quieres que el título y el autor viajen al PDF.

En PDF: propiedades y limpieza

Puedes vaciar a mano los campos de Archivo > Propiedades, pero eso no elimina XMP, adjuntos, capas ni versiones incrementales. Acrobat Pro incluye la función Desinfectar documento (y la eliminación selectiva de información oculta), que quita metadatos, comentarios, capas ocultas y otros elementos y obliga a guardar un archivo nuevo. Sin esa herramienta, «imprimir a PDF» genera un archivo sin capas ni adjuntos, pero suele dejar nuevas propiedades y pierde el texto seleccionable, la accesibilidad y las firmas.

En fotos

En Windows, Propiedades > Detalles > Quitar propiedades e información personal crea una copia sin metadatos. En el móvil, desactiva la ubicación de la cámara si no la necesitas y, al compartir, usa la opción de enviar sin ubicación cuando exista.

Qué dice la normativa

El RGPD no habla de metadatos, pero el principio de minimización (artículo 5.1.c) obliga a no tratar más datos personales de los necesarios, y difundir el nombre del autor o la ubicación de una foto sin necesidad lo incumple. En el sector público, el Esquema Nacional de Seguridad (Real Decreto 311/2022) recoge la medida mp.info.5, Limpieza de documentos: antes de difundir un documento hay que retirar la información contenida en campos ocultos, metadatos, comentarios o revisiones anteriores, salvo que sea pertinente para el receptor, algo especialmente relevante cuando se publica en una web. INCIBE también recomienda revisar y eliminar los metadatos antes de compartir archivos.

Limpiar metadatos con Anonimatum

Cuando hay que limpiar muchos archivos o se mezclan formatos, el proceso manual se vuelve frágil. Anonimatum incluye una utilidad para eliminar metadatos de PDF, Office e imágenes: admite PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG y WebP, acepta un archivo o una carpeta entera y devuelve el fichero limpio o un ZIP. Además, cuando anonimizas un Word, el archivo de salida sale sin comentarios, con los cambios aceptados y sin metadatos, de modo que la limpieza va incluida en el mismo paso.

Los metadatos son solo una de las vías por las que se escapan datos. Si además vas a tachar contenido visible, revisa también los errores de tachado en PDF que filtran datos: un rectángulo negro sobre el texto no lo elimina.