Metadati nascosti in Word e PDF: cosa rivelano e come rimuoverli prima di condividere
Un documento non è solo ciò che appare sullo schermo. Ogni file Word, PDF o fotografia porta con sé informazioni che nessuno ha scritto di proposito: chi l'ha creato, con quale programma, quando è stato modificato, quali commenti sono stati scambiati in revisione, quale testo è stato cancellato con le revisioni, dove è stata scattata un'immagine. Sono i metadati nascosti, e in un documento che esce dalla tua organizzazione possono dire molto più del previsto.
Gli esempi sono quotidiani: una determina pubblicata online con il nome dell'istruttore nelle proprietà, un'offerta inviata al cliente con i commenti interni sul margine, la foto di un cantiere che contiene le coordinate GPS dell'abitazione di un tecnico. Per una definizione precisa, consulta la voce di glossario sui metadati.
Cosa rivelano i metadati di Word, PDF e immagini
| File | Cosa può contenere | Rischio |
|---|---|---|
| Word (.docx) | Autore, ultimo a modificare, società, modello, tempo di modifica, numero di revisione | Identifica dipendenti e fornitori; rivela il modello di un altro cliente |
| Word (.docx) | Commenti, revisioni tracciate, testo nascosto, versioni, XML personalizzato | Valutazioni interne, cifre e nomi che si credevano cancellati |
| Word (.docx) | Intestazioni, piè di pagina, filigrane, oggetti incorporati (un intero foglio Excel) | Dati che non si vedono leggendo il testo |
| Informazioni del documento (titolo, autore, oggetto, parole chiave, applicazione, produttore, date) | Nome del redattore, software, data reale di creazione | |
| Metadati XMP, allegati, annotazioni, livelli nascosti, campi modulo, salvataggi incrementali | Versioni precedenti e contenuti invisibili | |
| Foto (JPG, HEIC) | EXIF: data, modello e numero di serie della fotocamera, coordinate GPS, miniatura | Localizzazione di abitazioni o persone |
Un caso sorprende molti: convertendo un Word in PDF, titolo e autore del Word vengono copiati nelle proprietà del PDF. E una foto con GPS incollata in un Word può, a seconda di come è stata inserita, conservare i dati EXIF fino al PDF finale.
Come verificare i metadati di un file
- Word: in File > Informazioni compaiono le proprietà (autore, ultima modifica, titolo) e l'avviso di commenti o revisioni rimasti. Verifica documento > Ispeziona documento elenca tutto ciò che trova la funzione di ispezione.
- PDF: in Adobe Acrobat o Reader, File > Proprietà (Ctrl+D) apre la scheda Descrizione con titolo, autore, oggetto, parole chiave, applicazione e produttore; il pulsante dei metadati aggiuntivi mostra l'XMP. Controlla anche i pannelli Commenti e Allegati.
- Immagini: in Windows, clic destro > Proprietà > Dettagli mostra fotocamera, data e, se presenti, latitudine e longitudine. Sullo smartphone la scheda informazioni della foto spesso mostra una mappa.
- In blocco: utilità a riga di comando come ExifTool sono diffuse nei team tecnici per controllare molti file.
Come rimuoverli
In Word: Ispeziona documento
La funzione Controllo documento di Microsoft 365 individua commenti, revisioni, versioni, annotazioni a penna, proprietà del documento e informazioni personali, XML personalizzato, intestazioni, piè di pagina, filigrane, testo nascosto e contenuto invisibile. Salva prima una copia (ciò che viene rimosso potrebbe non essere recuperabile neppure con Annulla), avvia File > Informazioni > Verifica documento > Ispeziona documento e scegli Rimuovi tutto per le categorie che interessano. Due limiti: rileva solo il testo con formato «nascosto», non il testo bianco su sfondo bianco, e non vede gli oggetti coperti da altri oggetti.
Prima dell'ispezione, accetta o rifiuta tutte le revisioni ed elimina i commenti consapevolmente. Quando salvi in PDF, in Opzioni deseleziona «Proprietà documento» se non vuoi che titolo e autore finiscano nel PDF.
Nel PDF: proprietà e pulizia
Svuotare a mano i campi di File > Proprietà non elimina XMP, allegati, livelli né versioni incrementali. Acrobat Pro offre una funzione di sanificazione del documento (e di rimozione selettiva delle informazioni nascoste) che toglie metadati, commenti, livelli nascosti e altri contenuti e salva un nuovo file. In alternativa, «stampa in PDF» produce un file senza livelli né allegati, ma di solito aggiunge nuove proprietà e fa perdere il testo selezionabile, l'accessibilità e le firme.
Nelle foto
In Windows, Proprietà > Dettagli > Rimuovi proprietà e informazioni personali crea una copia pulita. Sullo smartphone disattiva la geolocalizzazione della fotocamera se non serve e, quando condividi, usa l'opzione senza posizione se disponibile.
Cosa chiede la normativa
Il GDPR non nomina i metadati, ma il principio di minimizzazione (art. 5, par. 1, lett. c) vieta di diffondere più dati personali del necessario. Per le pubbliche amministrazioni, le Linee guida del Garante del 2014 sulla pubblicazione di dati personali sul web per finalità di trasparenza e pubblicità ricordano che la diffusione deve limitarsi ai dati pertinenti e non eccedenti, anche quando la pubblicazione è obbligatoria ai sensi del d.lgs. 33/2013. Un nome nelle proprietà di un PDF pubblicato in Amministrazione trasparente o all'albo online è una diffusione a tutti gli effetti, anche se nessuno lo vede aprendo il documento.
Prima di inviare o pubblicare un documento
- Accettare o rifiutare le revisioni ed eliminare i commenti.
- Eseguire l'ispezione del documento in Word, Excel o PowerPoint.
- Esportare in PDF senza proprietà del documento se non servono.
- Controllare e svuotare proprietà e XMP del PDF finale.
- Rimuovere EXIF e GPS dalle foto incluse.
- Verificare il risultato aprendo le proprietà del file finale.
Pulire i metadati con Anonimatum
Con molti file o formati diversi, il lavoro manuale diventa fragile. Anonimatum include uno strumento per rimuovere i metadati da PDF, file Office e immagini: accetta PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG e WebP, un singolo file o un'intera cartella, e restituisce il file pulito o uno ZIP. Quando anonimizzi un Word, inoltre, il file in uscita è senza commenti, con le revisioni accettate e senza metadati: la pulizia avviene nello stesso passaggio.
I metadati sono solo una delle vie da cui escono i dati. Se oscuri anche contenuti visibili, leggi i nostri consigli sugli errori di oscuramento nei PDF che fanno trapelare dati: un rettangolo nero sopra il testo non lo elimina.
Domande frequenti
Salvare in PDF elimina i metadati del Word?
Non del tutto: titolo e autore passano nelle proprietà del PDF se non deselezioni «Proprietà documento» nelle opzioni di salvataggio. Verifica sempre il risultato.
L'ispezione del documento trova tutto?
No. Rileva solo il testo formattato come nascosto, non quello dello stesso colore dello sfondo, e non vede oggetti coperti da altri. Serve comunque un controllo visivo.
I social network tolgono il GPS dalle foto?
Alcune piattaforme lo rimuovono al caricamento, altre no, e il comportamento può cambiare. La scelta più sicura è togliere tu la posizione prima di condividere.