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Anonymiser un document Word sans laisser de données cachées
Équipe Anonimatum
En bref
Anonymiser un Word, c’est retirer les données personnelles du texte visible et de l’invisible : suivi des modifications, commentaires, en-têtes, propriétés, texte masqué, objets incorporés. Pour qu’il reste modifiable, remplacez au lieu de masquer.
Un document Word ressemble à une simple page de texte, mais c’est en réalité un ensemble de fichiers : le corps, les en-têtes et pieds de page, les notes, les commentaires, l’historique des révisions, les propriétés du document et parfois des feuilles de calcul ou des images incorporées. Quand on « anonymise » un Word en effaçant les noms visibles à l’écran, le reste de l’ensemble continue souvent de dire qui est qui.
Ce guide explique où se cachent les données personnelles dans un .docx, .doc ou .odt, ce que fait l’inspecteur de document de Microsoft Word, où il s’arrête, et comment obtenir un Word anonymisé qui reste modifiable. Les exemples sont fictifs : un rapport RH mentionnant le numéro de sécurité sociale (NIR) 1 84 12 75 123 456 78 d’une salariée inventée.
Pas à pas
Travaillez sur une copie
Enregistrez une copie du Word original dans un dossier à accès restreint. Toutes les étapes suivantes se font sur la copie.
Faites apparaître le caché
Activez Toutes les marques, affichez les commentaires, cliquez sur Afficher tout (¶) et ouvrez en-têtes, pieds de page et objets incorporés. Supprimez ce qui est inutile.
Décidez ce qui part et ce qui reste
Listez les données à retirer (noms, NIR, adresses, téléphones, signatures) et celles qui restent visibles (organisme, fonctions, dates utiles).
Détectez les données
Dans Anonimatum, chargez le .docx ou le .odt, choisissez un modèle ou activez l’option RGPD et les adresses, puis lancez l’aperçu.
Relisez chaque occurrence
Dans l’aperçu, retirez les occurrences non pertinentes, marquez à la main celles qui manquent et ajoutez à la liste blanche ce qui doit rester visible.
Appliquez et téléchargez
Lancez l’anonymisation et téléchargez le résultat en Word modifiable ou en PDF selon la destination du document.
Contrôlez le fichier final
Recherchez dans le résultat les données de l’original, vérifiez propriétés et révisions, et passez l’inspecteur de document avant l’envoi.
Où se cachent les données personnelles dans un Word
Avant de modifier quoi que ce soit, faites la liste de ce qu’il faut vérifier. Voici les éléments qui font le plus souvent fuiter des informations lorsqu’un document est communiqué à un demandeur, publié au titre de l’accès aux documents administratifs ou produit en justice :
| Élément | Ce qu’il peut révéler | Comment le vérifier |
|---|---|---|
| Suivi des modifications | Texte supprimé toujours présent dans le fichier et nom de chaque relecteur | Révision > Toutes les marques ; accepter ou refuser tout |
| Commentaires | Avis internes et auteur de chaque commentaire | Révision > Afficher les commentaires |
| En-têtes et pieds de page | Nom du signataire, référence du dossier, NIR en pied de page | Double-cliquer en haut et en bas de chaque section |
| Propriétés du document | Auteur, dernier enregistrement par, société, modèle | Fichier > Informations > Propriétés |
| Texte masqué | Paragraphes au format masqué ou texte blanc sur fond blanc | Afficher tout (¶) et changer la couleur de tout le texte |
| Objets incorporés | Feuilles Excel complètes, graphiques avec leurs données, images avec EXIF ou zones rognées | Ouvrir chaque objet ; vérifier les images rognées |
| Notes et zones de texte | Citations nominatives et références à d’autres dossiers | Parcourir chaque section et le volet de navigation |
Deux pièges classiques : surligner un nom en noir ne le supprime pas (le texte reste dessous et peut être copié), et une image rognée dans Word conserve la partie rognée tant qu’on ne supprime pas explicitement les zones rognées lors de la compression. Il en va de même pour ce que l’on ne voit jamais : les métadonnées d’un fichier voyagent avec lui, que quelqu’un ouvre les propriétés ou non.
La méthode manuelle : l’inspecteur de document de Word
L’inspecteur de Word (Fichier > Informations > Vérifier l’absence de problèmes > Inspecter le document) repère les commentaires, révisions, versions, propriétés et informations personnelles, en-têtes, pieds de page et filigranes, texte masqué, données XML personnalisées et contenu invisible, et permet de les supprimer par catégorie. Il mérite d’être lancé à chaque fois en dernière passe, mais ses limites sont nettes :
- Il n’anonymise pas le corps du texte. Noms, NIR, adresses et numéros de téléphone du contenu visible restent en place ; c’est à vous de les trouver et de les remplacer.
- Il supprime des blocs, pas des données. En retirant les en-têtes et pieds de page, vous perdez aussi le logo ou la pagination que vous vouliez garder.
- Rechercher et remplacer ne voit pas les variantes. « Claire Martin », « Mme Martin », « C. Martin » et « la requérante » sont quatre recherches différentes, et un NIR peut être écrit avec ou sans espaces.
- Il n’entre pas dans les objets incorporés. Une feuille Excel collée comme objet garde toutes ses lignes, même celles qui n’apparaissent pas sur la page.
- Certaines suppressions sont irréversibles : travaillez toujours sur une copie.
Pour un document court et sans historique, la méthode manuelle peut suffire. Pour des rapports longs, des lots de dossiers ou des documents passés entre de nombreuses mains, le risque d’oubli augmente à chaque page.
Masquer ou remplacer ? Anonymisation et pseudonymisation
Si le document doit être publié ou quitter définitivement votre organisme, il vous faut une anonymisation : la suppression irréversible de la donnée. Si vous devez encore savoir que la « Personne 1 » du chapitre trois est la même que celle de l’annexe, pour une analyse interne ou pour l’avocat qui suit le dossier, la pseudonymisation avec des substituts cohérents est plus adaptée. Comme le rappelle la CNIL, seules les données réellement anonymes sortent du champ du RGPD ; des données pseudonymisées restent des données personnelles.
Dans un Word qui doit rester modifiable, des rectangles noirs n’ont guère de sens : le destinataire peut déplacer le texte. La démarche cohérente consiste à remplacer chaque donnée par un marqueur ou une valeur fictive, puis à vérifier qu’il n’en reste aucune trace dans le fichier.
Avec Anonimatum : un Word anonymisé et modifiable
Anonimatum accepte les fichiers .doc, .docx et .odt. Depuis la version 1.9.0, les .docx et .odt peuvent être téléchargés en Word modifiable : le document garde sa mise en forme et les données sont remplacées aussi dans les en-têtes, pieds de page, notes et tableaux ; les commentaires sont supprimés, les modifications suivies sont acceptées et les métadonnées retirées. Si une donnée détectée subsistait après traitement, le Word n’est pas livré et le PDF anonymisé est proposé à la place.
- La détection associe l’IA propre d’Anonimatum, exécutée sur des serveurs situés dans l’UE, à des motifs (e-mail, téléphone, IBAN…) ; les documents en français sont reconnus automatiquement, y compris le numéro de sécurité sociale.
- Avant toute application, l’aperçu surligne chaque occurrence pour que vous retiriez les faux positifs ou marquiez à la main ce qui manque.
- La liste blanche garde visibles les termes qui doivent l’être, comme le nom de votre organisme ou une fonction publique.
- Le sélecteur de modèle applique en une fois les options habituelles pour un type de document, et vous pouvez enregistrer les vôtres pour tout le groupe.
Vérifications finales avant diffusion
Avant d’envoyer le Word anonymisé
- J’ai recherché (Ctrl+F) dans le résultat les noms, NIR et téléphones de l’original : aucune occurrence.
- Révision > Toutes les marques n’affiche ni révision ni commentaire.
- Fichier > Informations n’affiche ni l’auteur ni la société de l’original.
- En-têtes, pieds de page et notes de chaque section ont été vérifiés.
- Les images ne gardent pas de zones rognées et ne montrent ni plaque d’immatriculation ni pièce d’identité.
- Si le document est destiné à être publié, j’ai envisagé de diffuser un PDF plutôt qu’un Word.
Si la version finale circule en PDF, notre guide pour anonymiser un PDF détaille les vérifications propres à ce format.
Questions fréquentes
L’inspecteur de document de Word suffit-il ?
Non. Il supprime par blocs commentaires, révisions, propriétés, en-têtes ou texte masqué, mais il ne recherche pas et ne remplace pas les données personnelles du corps du document. C’est une bonne dernière passe, pas une méthode complète.
Surligner un nom en noir suffit-il à l’anonymiser ?
Non. Le texte reste dans le fichier et peut être copié ou recoloré. Il faut le supprimer ou le remplacer par un marqueur ou une valeur fictive.
Le Word anonymisé par Anonimatum reste-t-il modifiable ?
Oui pour les .docx et .odt : il est livré avec sa mise en forme, les données remplacées jusque dans les en-têtes, pieds de page, notes et tableaux, sans commentaires, avec les modifications acceptées et sans métadonnées. Si une donnée subsistait, le PDF est proposé à la place.
Faut-il diffuser un Word ou un PDF ?
Word modifiable si le destinataire doit retravailler le texte. PDF si le document est publié ou communiqué en l’état : cela limite le risque de modification.
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Sources et textes
- Microsoft : supprimer des données masquées et des informations personnelles en inspectant des documents
- CNIL : l’anonymisation de données personnelles
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), considérant 26 et article 4, point 5
- Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (Légifrance)