Anwendungsfall · Öffentlicher Sektor · Vergabe
Öffentliche Vergabe: Transparenz ohne Preisgabe von Personaldaten und Geschäftsgeheimnissen
Anonimatum-Team
Kurz gesagt
Vergaberecht verlangt Transparenz, doch Angebote enthalten Lebensläufe, Unterschriften, Ausweisdaten und Geschäftsgeheimnisse. GWB und VgV schützen das Vertrauliche, ohne das ganze Angebot zu sperren.
Ein einziges Vergabeverfahren erzeugt viele Unterlagen: Leistungsbeschreibung, Teilnahmeanträge, Angebote mehrerer Bieter, Wertungsmatrix, Vergabevermerk, Bieterfragen und Zuschlagsentscheidung. Ein Teil wird bekannt gemacht, ein Teil von unterlegenen Bietern im Nachprüfungsverfahren eingesehen und ein Teil von Bürgern nach dem IFG oder einem Landesgesetz angefragt.
Angebote sind nicht für die Öffentlichkeit geschrieben. Sie enthalten Lebensläufe des eingesetzten Personals, Unterschriften der Geschäftsführung, Referenzen mit Kontaktdaten von Kunden und oft echte Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Diese Seite erklärt die Rechtslage oberhalb der EU-Schwellenwerte und wie Unterlagen für jeden Empfänger vorbereitet werden.
Die gute Nachricht: Vergaberecht und Datenschutz verlangen nicht, ganze Angebote zurückzuhalten. Wer früh festlegt, welche Angaben sichtbar bleiben, welche als Geschäftsgeheimnis geschützt sind und welche personenbezogenen Daten entfernt werden, kann jede Fassung aus demselben Ausgangsdokument ableiten und bleibt dabei konsistent.
Besonders heikel sind gescannte Anlagen und eingebettete Unterschriften: Sie werden bei einer reinen Textsuche leicht übersehen und tauchen dann ungeschwärzt in der veröffentlichten Fassung auf.
Vertraulichkeit nach VgV und GWB
Nach § 5 VgV darf der öffentliche Auftraggeber keine von den Unternehmen übermittelten und von diesen als vertraulich gekennzeichneten Informationen weitergeben, insbesondere Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse und die vertraulichen Aspekte der Angebote einschließlich ihrer Anlagen. Die Vertraulichkeit gilt aber für konkrete Informationen, nicht pauschal für jedes Dokument.
Im Nachprüfungsverfahren haben die Beteiligten nach § 165 GWB ein Recht auf Einsicht in die Akten der Vergabekammer. Die Vergabekammer versagt die Einsicht, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen, geboten ist. Die Beteiligten müssen Geheimnisse in ihren Unterlagen kenntlich machen; ohne Kennzeichnung kann die Kammer von einer Zustimmung zur Einsicht ausgehen.
Unterhalb der Schwellenwerte gelten je nach Land die Unterschwellenvergabeordnung und Landesvergabegesetze. Spätere Anfragen nach dem IFG oder Landesgesetzen werden mit § 5 IFG (personenbezogene Daten) und § 6 IFG (Geschäftsgeheimnisse) beurteilt.
Wo personenbezogene Daten in Vergabeakten stecken
| Unterlage | Häufige personenbezogene Daten | Übliche Behandlung |
|---|---|---|
| Bekanntmachung und Leistungsbeschreibung | Name und Funktion der Vergabestelle | Veröffentlicht: dienstliche Tätigkeit |
| Technisches Angebot und Konzept | Lebensläufe, Qualifikationen, Projekterfahrung | Namen und Kontaktdaten geschwärzt; gewertete Erfahrung bleibt, soweit nötig |
| Eignungsnachweise | Unterschriften, Ausweisnummern, Privatanschriften der Geschäftsführung | Nicht veröffentlicht; bei Einsicht geschwärzt |
| Wertungsmatrix und Vergabevermerk | Bewertende, teils benanntes Bieterpersonal | Bewertende meist sichtbar; Bieterpersonal geschwärzt |
| Zuschlag und Vertrag | Unterzeichnende beider Seiten | Bekannt gegeben; prüfen, dass keine Angebotsdaten übernommen wurden |
Achten Sie auch auf eingescannte Anlagen: Referenzschreiben mit Durchwahl eines Kunden, Zeugnisse mit Geburtsdatum, Teamfotos mit erkennbaren Personen. Unser Glossareintrag zu personenbezogenen Daten nennt auch weniger offensichtliche Kategorien.
Drei Empfänger, drei Fassungen
- Veröffentlichung: Bekanntmachungen und veröffentlichte Unterlagen enthalten nur, was für die Transparenz nötig ist; keine Ausweisdaten, Unterschriften oder Lebensläufe.
- Akteneinsicht im Nachprüfungsverfahren: Unterlegene Bieter sehen mehr, aber nicht die gekennzeichneten Geschäftsgeheimnisse der Konkurrenz und keine unnötigen Personaldaten.
- Vorlage an Vergabekammer oder Gericht: Die vollständige Akte geht an die Kammer, mit klar markierten vertraulichen Passagen, damit sie über die Einsicht entscheiden kann.
Für allgemeine Auskunftsanträge zu bereits vergebenen Aufträgen gelten die Grundsätze, die wir unter Informationsfreiheit und Schwärzung beschreiben.
Ein praktischer Ablauf für die Vergabestelle
Vor Veröffentlichung oder Akteneinsicht
- In den Vergabeunterlagen verlangen, dass Bieter Geschäftsgeheimnisse begründet kennzeichnen.
- Eignungsnachweise (Ausweise, Unterschriften, Registerauszüge) von veröffentlichten Unterlagen trennen.
- Namen, Kennnummern und Kontaktdaten des Bieterpersonals schwärzen, den gewerteten Inhalt behalten.
- Bieternamen, Bewertende und Zuschlagskriterien sichtbar lassen.
- Unumkehrbar schwärzen und Metadaten vor dem Hochladen entfernen.
- Dokumentieren, was aus welchem Grund geschwärzt wurde, für ein mögliches Nachprüfungsverfahren.
Praxisbeispiel (fiktiv)
Eine Behörde schreibt die Gebäudereinigung ihrer Dienststellen europaweit aus. Das erfolgreiche Angebot einer fiktiven „Muster Gebäudeservice GmbH“ enthält ein Reinigungskonzept, Lebensläufe der Objektleitung und zweier Vorarbeiter, ein detailliertes Personaleinsatzmodell und drei Referenzschreiben. Ein unterlegener Bieter stellt einen Nachprüfungsantrag; parallel fragt ein Journalist nach dem Landesinformationsfreiheitsgesetz nach dem Angebot.
Für die Akteneinsicht im Nachprüfungsverfahren bleiben Firmenname, das Reinigungskonzept in seinen Grundzügen und die gewerteten Qualifikationen sichtbar. Die Lebensläufe verlieren Namen, Privatanschriften und Mobilnummern, die Referenzschreiben die Durchwahl der Ansprechpartner beim Kunden. Das Personaleinsatzmodell hat der Bieter begründet als Geschäftsgeheimnis gekennzeichnet; die Vergabekammer versagt insoweit die Einsicht.
Die Fassung für den Journalisten ist noch enger: Hier fallen zusätzlich alle Angaben weg, die nur für die Rechtsverteidigung der Bieter relevant sind. Wer beide Fassungen aus demselben Ausgangsdokument erzeugt und die Gründe dokumentiert, vermeidet Widersprüche zwischen den Versionen und kann bei einer erneuten Anfrage schnell reagieren. Hilfreich ist es außerdem, schon in den Vergabeunterlagen eine Vorlage für die Kennzeichnung von Geschäftsgeheimnissen beizufügen, damit Bieter diese nicht pauschal, sondern Seite für Seite und mit Begründung markieren.
Wie Anonimatum hilft
Anonimatum erkennt mit eigener KI auf Servern in der EU Personennamen, Ausweisnummern, Unterschriften und Stempel, QR-Codes, Anschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen und zeigt jeden Vorschlag vor dem Anwenden zur Prüfung. Bieter- und Gremiennamen bleiben mit der Positivliste (inverse Anonymisierung) sichtbar; interne Kennungen lassen sich mit eigenen Mustern erfassen.
Die Stapelverarbeitung behandelt alle Angebote eines Verfahrens auf einmal, und die Systemvorlage für Verträge mit seitlichen Stempeln setzt die empfohlenen Optionen in einem Schritt; mehr dazu unter Verträge anonymisieren. Seit Version 1.9.0 lassen sich alle Angebote eines Verfahrens in einer Akte bündeln und das Ergebnis im Dokumentenmanagement oder Transparenzportal veröffentlichen.
Häufige Fragen
Kann ein Bieter sein ganzes Angebot als vertraulich kennzeichnen?
Er kann es versuchen, doch pauschale Kennzeichnungen tragen selten. Die Vergabekammer prüft, welche konkreten Informationen tatsächlich Geschäftsgeheimnisse sind.
Muss der Name des Zuschlagsempfängers geschwärzt werden?
Nein. Unternehmen sind keine betroffenen Personen im Sinne der DSGVO, und der Zuschlag wird bekannt gemacht. Anders kann es bei Einzelunternehmern sein, deren Firmenname eine Person bezeichnet.
Was ist mit namentlich benanntem Schlüsselpersonal?
Für das Verständnis der Wertung genügen meist Qualifikation und Erfahrung ohne Namen und Kontaktdaten.
Gilt § 165 GWB auch unterhalb der Schwellenwerte?
Nein. Das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer betrifft Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte. Unterhalb gelten je nach Land andere Rechtsschutzwege.
Welche Rolle spielt die DSGVO bei Vergabeakten?
Angebote enthalten Daten von Beschäftigten, Geschäftsführern und Referenzkunden. Für deren Veröffentlichung oder Weitergabe braucht der Auftraggeber eine Rechtsgrundlage und muss den Grundsatz der Datenminimierung beachten: Es wird nur offengelegt, was für Transparenz oder Rechtsschutz tatsächlich erforderlich ist.
Vergabeunterlagen sicher vorbereiten
Sehen Sie sich die Tarife an und schwärzen Sie Angebote und Vermerke noch heute, mit Prüfung vor jeder Änderung.