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E-Mails samt Anhängen richtig anonymisieren
Anonimatum-Team
Kurz gesagt
Eine E-Mail zu anonymisieren heißt, Header, Betreff, Text, Signatur, zitierte Nachrichten und jeden Anhang gemeinsam zu behandeln, mit derselben Behandlung für dieselben Daten. Was sich nicht anonymisieren lässt, wird nicht herausgegeben.
E-Mails enthalten mit Abstand die meisten Daten Dritter pro Seite. Eine einzige weitergeleitete Nachricht trägt die Adressen aller Personen in Kopie, die Signatur mit der Mobilnummer des Absenders, drei frühere Antworten samt eigener Header und zwei Anhänge, die vollständige Dokumente sind. Muss diese E-Mail an jemand anderen gehen, ist jede dieser Schichten zu prüfen.
Diese Anleitung zeigt, wo personenbezogene Daten in einer .eml-Datei oder einer Outlook-.msg stehen, warum „als PDF drucken und schwärzen“ oft Lücken lässt, wie Sie mit Anhängen umgehen und wie es mit Anonimatum geht. Die Beispiele sind fiktiv: ein interner Verlauf mit der Steuer-ID 12 345 678 901 eines erfundenen Mitarbeiters.
Schritt für Schritt
E-Mails exportieren
Speichern Sie jede Nachricht als .eml oder Outlook-.msg samt Anhängen, ebenso relevante Antworten und Weiterleitungen.
Kriterien festlegen
Legen Sie fest, was entfernt wird (Dritte, Telefonnummern, Anschriften, Kennungen) und was sichtbar bleibt, etwa die Daten der antragstellenden Person.
E-Mails hochladen
Laden Sie die .eml- oder .msg-Dateien in Anonimatum hoch; gehören sie zu einem Vorgang, fassen Sie sie in einer Akte mit gemeinsamer Zuordnungstabelle zusammen.
Erkennung einstellen
Wählen Sie eine Vorlage oder aktivieren Sie die DSGVO-Option, Adressen und Muster für E-Mail und Telefon, ergänzen Sie eigene Muster und pflegen Sie die Whitelist.
Prüfen und anwenden
Prüfen Sie die vorgeschlagenen Treffer in Header, Betreff, Text, Signaturen und zitierten Nachrichten, korrigieren Sie und anonymisieren Sie.
ZIP herunterladen
Laden Sie das ZIP mit der E-Mail und den Anhängen als PDF und bei Bedarf der wiederhergestellten .eml herunter.
Anhänge kontrollieren
Vergleichen Sie die Anhänge von Original und ZIP, behandeln Sie zurückgehaltene gesondert und dokumentieren Sie die Herausgabe.
Wann E-Mails anonymisiert werden müssen
- Auskunft nach Art. 15 DSGVO. Betroffene haben Anspruch auf eine Kopie ihrer Daten, Absatz 4 stellt aber klar, dass dies die Rechte und Freiheiten anderer nicht beeinträchtigen darf; § 34 BDSG enthält weitere Einschränkungen. Enthält die Kopie E-Mails, müssen Daten von Kollegen, Kunden oder Dritten entfernt werden, die der antragstellenden Person nicht. Mehr dazu unter Auskunftsersuchen beantworten.
- Gerichtsverfahren. Wer einen Verlauf als Beweis vorlegt, muss nicht die Daten Unbeteiligter offenlegen: private Telefonnummern, Anschriften Dritter oder beiläufig erwähnte Gesundheitsdaten.
- Interne Ermittlungen und Hinweisgebersysteme. Beim Aufbau einer Akte oder der Weitergabe an externe Berater ist die Identität von Zeugen und Hinweisgebern zu schützen.
- Schulung, Prüfung oder Tests. Wer echte E-Mails als Beispiel nutzt, muss vorher alles entfernen oder ersetzen, was Personen identifiziert.
Wo personenbezogene Daten in einer E-Mail stehen
| Bestandteil | Inhalt | Typisches Risiko |
|---|---|---|
| Header | Von, An, Cc, Antwort an, Datum, Nachrichtenkennungen, Relay-Server | Adressen Dritter und volle Namen im Feld Von |
| Betreff | Oft der Name des Vorgangs oder der Person | „Krankmeldung Max Mustermann“ verrät den Inhalt ungeöffnet |
| Nachrichtentext | Text in HTML und oft zusätzlich als Nur-Text | Eine Fassung schwärzen, die andere vergessen |
| Signatur | Name, Funktion, Mobilnummer, Anschrift, manchmal Foto | Wiederholt sich in jeder Antwort |
| Zitierte Nachrichten | Frühere Antworten und Weiterleitungen mit eigenen Headern | Personen, die nicht mehr in Kopie sind, tauchen weiter auf |
| Anhänge | PDF, Word, Excel, Bilder und angehängte E-Mails | Jeder Anhang ist ein vollständiges Dokument mit eigenen Metadaten |
Ein Detail wird leicht übersehen: Dieselben Daten tauchen mehrfach in verschiedenen Formen auf. „Anna Becker“ im Feld Von, „anna.becker@beispiel.de“ im Header, „Anna“ in der Anrede und „A. Becker“ in der Signatur. Beim Pseudonymisieren müssen alle diese Vorkommen denselben Ersatzwert erhalten, sonst wird das Ergebnis widersprüchlich.
Warum „als PDF drucken und schwärzen“ nicht reicht
Der übliche manuelle Weg: Nachricht öffnen, als PDF drucken, schwärzen. Für eine einzelne Nachricht funktioniert das, aber mit Grenzen:
- Anhänge bleiben außen vor. Der Druck erfasst nur den Text; jeder Anhang muss geöffnet, umgewandelt und gesondert behandelt werden, und einer wird leicht vergessen.
- Die vollständigen Header sind nicht sichtbar. Das PDF zeigt Von, An und Betreff, die ursprüngliche .eml enthält mehr Felder; wird die Originaldatei je herausgegeben, gehen sie mit.
- Verläufe vervielfachen die Arbeit. In einem Verlauf mit zehn Antworten steht dieselbe Signatur zehnmal.
- Schwarze Balken auf einem schlecht erzeugten PDF können den Text darunter stehen lassen; unsere Anleitung zum Anonymisieren von PDFs zeigt, wie Sie das vermeiden.
So geht es mit Anonimatum
Seit Version 1.9.0 verarbeitet Anonimatum .eml- und Outlook-.msg-Dateien samt Anhängen. Header, Betreff, Nachrichtentext und kompatible Anhänge werden anonymisiert, und dieselben Daten erhalten überall denselben Ersatzwert. Das Ergebnis ist ein ZIP mit der E-Mail und den Anhängen als PDF und auf Wunsch der wiederhergestellten .eml. Anhänge, die sich nicht anonymisieren lassen, werden nie mitgeliefert.
- Die Erkennung kombiniert die eigene KI von Anonimatum auf Servern in der EU, ohne Text an externe Sprachmodelle zu senden, mit Mustern für E-Mail, Telefon oder IBAN; für Kennungen wie die Steuer-ID legen Sie ein eigenes Muster an.
- Bei einer Auskunft setzen Sie Namen und Adresse der antragstellenden Person auf die Whitelist, damit deren eigene Daten sichtbar bleiben.
- Gehören die E-Mails zu einem Vorgang, fassen Sie sie in einer Akte mit gemeinsamer Zuordnungstabelle zusammen: Derselbe Kollege erhält in allen Nachrichten dasselbe Pseudonym. Mehr zur Pseudonymisierung.
Prüfung vor der Herausgabe
Bevor die anonymisierten E-Mails verschickt werden
- Ich habe die Anhänge des Originals mit dem ZIP verglichen und weiß, was zurückgehalten wurde.
- Ich habe im Ergebnis nach Namen, Steuer-IDs und Telefonnummern Dritter gesucht: keine Treffer.
- Signaturen und zitierte Nachrichten wurden wie die Hauptnachricht behandelt.
- Bei einer Auskunft sind die Daten der antragstellenden Person sichtbar geblieben.
- Gebe ich die wiederhergestellte .eml heraus, habe ich ihre Header geprüft.
- Ich habe dokumentiert, was wann an wen herausgegeben wurde.
Mehr zum Spannungsfeld zwischen Auskunftsrecht und Schutz Dritter lesen Sie im Beitrag Auskunft erteilen, ohne Daten Dritter preiszugeben.
Häufige Fragen
Was passiert mit Anhängen, die sich nicht anonymisieren lassen?
Sie werden nie mitgeliefert. Vergleichen Sie die Anhanglisten und entscheiden Sie, ob Sie sie anders behandeln oder ihre Zurückhaltung dokumentieren.
In welchem Format kommt die anonymisierte E-Mail?
Als ZIP mit der E-Mail und den Anhängen als PDF und auf Wunsch der wiederhergestellten .eml.
Werden auch Header und Betreff anonymisiert?
Ja. Header, Betreff, Text und kompatible Anhänge werden verarbeitet, und dieselben Daten erhalten überall denselben Ersatzwert.
Müssen bei einer Auskunft die Daten der antragstellenden Person geschwärzt werden?
Nein. Sie hat Anspruch auf ihre eigenen Daten; geschützt werden die Daten Dritter. Setzen Sie Namen und Adresse auf die Whitelist.
E-Mails samt Anhängen anonymisieren
Sehen Sie sich die Tarife an und anonymisieren Sie .eml- und Outlook-.msg-Dateien mit Vorschau, konsistenten Ersatzwerten und KI, die in der EU läuft.