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Anonymiser des e-mails et leurs pièces jointes
Équipe Anonimatum
En bref
Anonymiser un e-mail, c’est traiter ensemble en-têtes, objet, corps, signature, messages cités et chaque pièce jointe, avec le même traitement pour la même donnée. Ce qui ne peut pas être anonymisé n’est pas communiqué.
Les e-mails sont, de loin, les documents qui contiennent le plus de données de tiers par page. Un seul message transféré porte les adresses de toutes les personnes en copie, la signature avec le portable de l’expéditeur, trois réponses antérieures citées avec leurs propres en-têtes et deux pièces jointes qui sont des documents complets. Quand ce courriel doit être transmis à quelqu’un d’autre, chacune de ces couches doit être vérifiée.
Ce guide explique où se trouvent les données personnelles dans un fichier .eml ou un .msg d’Outlook, pourquoi imprimer en PDF puis noircir laisse souvent des trous, comment traiter les pièces jointes et comment procéder avec Anonimatum. Les exemples sont fictifs : un fil interne mentionnant le NIR 1 84 12 75 123 456 78 d’un salarié inventé.
Pas à pas
Exportez les e-mails
Enregistrez chaque message en .eml ou en .msg d’Outlook, avec ses pièces jointes, ainsi que les réponses et transferts pertinents.
Fixez les critères
Décidez ce qui doit disparaître (tiers, téléphones, adresses, identifiants) et ce qui reste visible, comme les données du demandeur.
Chargez les e-mails
Chargez les .eml ou .msg dans Anonimatum ; s’ils relèvent d’un même dossier, regroupez-les avec une table partagée.
Configurez la détection
Choisissez un modèle ou activez l’option RGPD, les adresses et les motifs e-mail et téléphone, puis ajoutez à la liste blanche ce qui doit rester visible.
Relisez et appliquez
Vérifiez les occurrences proposées dans les en-têtes, l’objet, le corps, les signatures et les messages cités, corrigez et lancez l’anonymisation.
Téléchargez le ZIP
Téléchargez le ZIP avec l’e-mail et les pièces jointes en PDF et, si besoin, le .eml reconstruit.
Contrôlez les pièces jointes
Comparez les pièces jointes de l’original et du ZIP, traitez à part celles retenues et consignez la communication.
Quand faut-il anonymiser des e-mails
- Réponses au droit d’accès. L’article 15 du RGPD donne droit à une copie des données, mais son paragraphe 4 précise que ce droit ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés d’autrui. La CNIL rappelle que la réponse peut nécessiter de masquer l’identité de tiers. Quand la copie comprend des e-mails, les données des collègues, clients ou tiers doivent être retirées ; celles du demandeur, non. Voir les demandes d’accès aux données.
- Contentieux. Produire un fil comme pièce ne signifie pas exposer des personnes qui ne sont pas parties : numéros personnels, adresses de tiers ou données de santé mentionnées en passant.
- Enquêtes internes et alertes. Pour constituer un dossier ou le partager avec des conseils externes, l’identité des témoins et des lanceurs d’alerte doit être protégée.
- Formation, audit ou tests. Utiliser de vrais e-mails comme exemples impose d’en retirer ou d’en remplacer d’abord toute donnée identifiante.
Où se trouvent les données personnelles dans un e-mail
| Partie | Contenu | Risque habituel |
|---|---|---|
| En-têtes | De, À, Cc, Répondre à, date, identifiants du message, serveurs relais | Adresses de tiers et noms complets dans le champ De |
| Objet | Souvent le nom du dossier ou de la personne | « Arrêt maladie de Jean Dupont » dévoile le contenu sans l’ouvrir |
| Corps | Texte du message, en HTML et parfois aussi en texte brut | Noircir une version et oublier l’autre |
| Signature | Nom, fonction, portable, adresse, parfois une photo | Répétée à chaque réponse du fil |
| Messages cités | Réponses et transferts antérieurs avec leurs en-têtes | Des personnes qui ne sont plus en copie apparaissent encore |
| Pièces jointes | PDF, Word, Excel, images et e-mails joints | Chaque pièce jointe est un document complet avec ses métadonnées |
Un détail échappe souvent : la même donnée apparaît plusieurs fois sous des formes différentes. « Claire Martin » dans le champ De, « claire.martin@exemple.fr » dans l’en-tête, « Claire » dans la formule d’appel et « C. Martin » dans la signature. En cas de pseudonymisation, toutes ces occurrences doivent recevoir le même substitut, sinon le résultat devient incohérent.
Pourquoi imprimer en PDF et noircir ne suffit pas
La méthode manuelle habituelle consiste à ouvrir le message, l’imprimer en PDF et noircir. Cela fonctionne pour un message isolé, mais avec des limites :
- Les pièces jointes restent de côté. L’impression ne capture que le corps ; chaque pièce jointe doit être ouverte, convertie et traitée séparément, et il est facile d’en oublier une.
- Les en-têtes complets ne sont pas visibles. Le PDF affiche De, À et Objet, mais le .eml original contient d’autres champs ; si le fichier original est un jour communiqué, ils partent avec lui.
- Le fil multiplie le travail. Dans un fil de dix réponses, la même signature apparaît dix fois.
- Des rectangles noirs sur un PDF mal produit peuvent laisser le texte dessous ; notre guide pour anonymiser un PDF explique comment l’éviter.
Avec Anonimatum
Depuis la version 1.9.0, Anonimatum accepte les e-mails .eml et .msg d’Outlook avec leurs pièces jointes. En-têtes, objet, corps et pièces jointes compatibles sont anonymisés, et une même donnée reçoit le même substitut partout où elle apparaît. Le résultat est un ZIP contenant l’e-mail et les pièces jointes en PDF et, si vous le demandez, le .eml reconstruit. Les pièces jointes qui ne peuvent pas être anonymisées ne sont jamais incluses.
- La détection associe l’IA propre d’Anonimatum, exécutée sur des serveurs dans l’UE sans envoyer le texte à des modèles externes, à des motifs (e-mail, téléphone, IBAN) ; les documents en français sont reconnus automatiquement, numéro de sécurité sociale compris.
- Pour une réponse au droit d’accès, ajoutez à la liste blanche le nom et l’adresse du demandeur afin que ses propres données restent visibles.
- Si les e-mails relèvent d’un même dossier, regroupez-les avec une table partagée : un même collègue reçoit le même pseudonyme dans tous les messages. Plus de détails sur la pseudonymisation.
Vérifications avant communication
Avant d’envoyer les e-mails anonymisés
- J’ai comparé les pièces jointes de l’original et du ZIP et je sais ce qui a été retenu.
- J’ai recherché dans le résultat les noms, NIR et téléphones des tiers : aucune occurrence.
- Signatures et messages cités du fil ont été traités comme le message principal.
- Pour un droit d’accès, les données du demandeur restent visibles.
- Si je transmets le .eml reconstruit, j’ai vérifié ses en-têtes.
- J’ai consigné ce qui a été communiqué, à qui et quand.
Pour aller plus loin sur l’équilibre entre droit d’accès et protection des tiers, lisez notre article sur répondre au droit d’accès sans révéler de données de tiers.
Questions fréquentes
Que deviennent les pièces jointes impossibles à anonymiser ?
Elles ne sont jamais incluses dans le résultat. Comparez les listes de pièces jointes et décidez de les traiter autrement ou de consigner leur retenue.
Sous quel format l’e-mail anonymisé est-il livré ?
Dans un ZIP avec l’e-mail et les pièces jointes en PDF et, sur demande, le .eml reconstruit.
Les en-têtes et l’objet sont-ils aussi anonymisés ?
Oui. En-têtes, objet, corps et pièces jointes compatibles sont traités, et une même donnée reçoit le même substitut partout.
Pour un droit d’accès, faut-il masquer les données du demandeur ?
Non. Le demandeur a droit à ses données ; ce sont celles des tiers qu’il faut protéger. Ajoutez son nom et son adresse à la liste blanche.
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