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Anonimizar e-mails juntamente com os anexos
Equipa Anonimatum
Em resumo
Anonimizar um e-mail é tratar em conjunto cabeçalhos, assunto, corpo, assinatura, mensagens citadas e cada anexo, com o mesmo tratamento para o mesmo dado. O que não se consegue anonimizar não é entregue.
Os e-mails são, de longe, os documentos com mais dados de terceiros por página. Uma única mensagem reencaminhada leva os endereços de todos os que estavam em cópia, a assinatura com o telemóvel de quem escreve, três respostas anteriores citadas com os seus próprios cabeçalhos e dois anexos que são documentos completos. Quando esse e-mail tem de chegar a outra pessoa, cada uma destas camadas deve ser verificada.
Este guia explica onde estão os dados pessoais num ficheiro .eml ou num .msg do Outlook, porque imprimir para PDF e rasurar costuma deixar falhas, como tratar os anexos e como o fazer com o Anonimatum. Os exemplos são fictícios: uma conversa interna com o NIF 123456789 de um trabalhador inventado.
Passo a passo
Exporte os e-mails
Guarde cada mensagem como .eml ou .msg do Outlook, com os anexos, bem como as respostas e reencaminhamentos relevantes.
Defina os critérios
Decida o que sai (terceiros, telefones, moradas, identificadores) e o que fica visível, como os dados do requerente.
Carregue os e-mails
Carregue os .eml ou .msg no Anonimatum; se fazem parte do mesmo processo, agrupe-os com um mapa partilhado.
Configure a deteção
Escolha um modelo ou ative a opção RGPD, as moradas e os padrões de e-mail e telefone, e acrescente à lista branca o que deve ficar visível.
Reveja e aplique
Verifique as ocorrências propostas em cabeçalhos, assunto, corpo, assinaturas e mensagens citadas, corrija e anonimize.
Descarregue o ZIP
Descarregue o ZIP com o e-mail e os anexos em PDF e, se precisar, o .eml reconstruído.
Verifique os anexos
Compare os anexos do original com os do ZIP, trate à parte os retidos e documente a entrega.
Quando é preciso anonimizar e-mails
- Respostas ao direito de acesso. O artigo 15.º do RGPD dá direito a uma cópia dos dados, mas o n.º 4 esclarece que esse direito não pode prejudicar os direitos e liberdades de terceiros. Quando a cópia inclui e-mails, os dados de colegas, clientes ou terceiros devem ser retirados; os do requerente, não. Desenvolvemos o tema em pedidos de acesso a dados.
- Litígios. Juntar uma conversa como prova não obriga a expor quem não é parte: telefones pessoais, moradas de terceiros ou dados de saúde mencionados de passagem.
- Investigações internas e canais de denúncia. Ao constituir um processo ou partilhá-lo com consultores externos, a identidade de testemunhas e denunciantes deve ser protegida.
- Formação, auditoria ou testes. Usar e-mails reais como exemplo exige retirar ou substituir antes qualquer dado que identifique alguém.
Onde estão os dados pessoais num e-mail
| Parte | Conteúdo | Risco habitual |
|---|---|---|
| Cabeçalhos | De, Para, Cc, Responder a, data, identificadores da mensagem, servidores intermédios | Endereços de terceiros e nomes completos no campo De |
| Assunto | Muitas vezes o nome do processo ou da pessoa | «Baixa médica de João Silva» revela o conteúdo sem abrir |
| Corpo | Texto da mensagem, em HTML e por vezes também em texto simples | Rasurar uma versão e esquecer a outra |
| Assinatura | Nome, cargo, telemóvel, morada, por vezes fotografia | Repete-se em cada resposta da conversa |
| Mensagens citadas | Respostas e reencaminhamentos anteriores com os seus cabeçalhos | Pessoas que já não estão em cópia continuam a aparecer |
| Anexos | PDF, Word, Excel, imagens e e-mails anexados | Cada anexo é um documento completo com os seus metadados |
Há um pormenor que escapa muitas vezes: o mesmo dado aparece várias vezes e de formas diferentes. «Ana Ferreira» no campo De, «ana.ferreira@exemplo.pt» no cabeçalho, «Ana» na saudação e «A. Ferreira» na assinatura. Se pseudonimizar, todas essas ocorrências têm de receber o mesmo substituto, ou o resultado fica incoerente.
Porque imprimir para PDF e rasurar não basta
O método manual habitual é abrir o e-mail, imprimi-lo para PDF e rasurar. Funciona para uma mensagem isolada, mas tem limitações:
- Os anexos ficam de fora. A impressão só capta o corpo; cada anexo tem de ser aberto, convertido e tratado à parte, e é fácil esquecer um.
- Os cabeçalhos completos não se veem. O PDF mostra De, Para e Assunto, mas o .eml original contém mais campos; se o ficheiro original for entregue, seguem com ele.
- A conversa multiplica o trabalho. Numa conversa com dez respostas, a mesma assinatura aparece dez vezes.
- Retângulos pretos sobre um PDF mal gerado podem deixar o texto por baixo; o nosso guia para anonimizar um PDF explica como o evitar.
Como fazer com o Anonimatum
Desde a versão 1.9.0, o Anonimatum aceita e-mails .eml e .msg do Outlook com os seus anexos. São anonimizados os cabeçalhos, o assunto, o corpo e os anexos compatíveis, e o mesmo dado recebe o mesmo substituto em todas as ocorrências. O resultado é um ZIP com o e-mail e os anexos em PDF e, se o pedir, o .eml reconstruído. Os anexos que não se podem anonimizar nunca são incluídos.
- A deteção combina a IA própria do Anonimatum, executada em servidores na UE sem enviar o texto a modelos externos, com padrões para e-mail, telefone ou IBAN; os documentos em português são reconhecidos automaticamente, incluindo NIF e Cartão de Cidadão.
- Numa resposta ao direito de acesso, acrescente à lista branca o nome e o endereço do requerente para que os seus próprios dados fiquem visíveis.
- Se os e-mails fazem parte do mesmo processo, agrupe-os com um mapa partilhado: o mesmo colega recebe o mesmo pseudónimo em todas as mensagens. Mais sobre esta técnica em pseudonimização.
Verificações antes de entregar
Antes de enviar os e-mails anonimizados
- Comparei os anexos do original com os do ZIP e sei o que foi retido.
- Pesquisei no resultado nomes, NIF e telefones de terceiros: zero ocorrências.
- Assinaturas e mensagens citadas foram tratadas como a mensagem principal.
- Num direito de acesso, os dados do requerente continuam visíveis.
- Se entregar o .eml reconstruído, verifiquei os seus cabeçalhos.
- Registei o que foi entregue, a quem e quando.
Para aprofundar o equilíbrio entre o direito de acesso e a proteção de terceiros, leia o artigo sobre responder ao direito de acesso sem revelar dados de terceiros.
Perguntas frequentes
O que acontece aos anexos que não se podem anonimizar?
Nunca são incluídos no resultado. Compare as listas de anexos e decida se os trata por outra via ou se regista que foram retidos.
Em que formato é entregue o e-mail anonimizado?
Num ZIP com o e-mail e os anexos em PDF e, se pedido, o .eml reconstruído.
Os cabeçalhos e o assunto também são anonimizados?
Sim. São tratados cabeçalhos, assunto, corpo e anexos compatíveis, e o mesmo dado recebe o mesmo substituto em todo o lado.
Num direito de acesso, os dados do requerente também se rasuram?
Não. O requerente tem direito aos seus dados; o que se protege são os dados de terceiros. Acrescente o nome e o endereço dele à lista branca.
Anonimize e-mails com os seus anexos
Veja os planos e comece a anonimizar ficheiros .eml e .msg do Outlook com pré-visualização, substitutos coerentes e uma IA executada na UE.