Como responder a um pedido de acesso aos dados sem expor terceiros

Um antigo trabalhador escreve aos recursos humanos: «Peço uma cópia de todos os meus dados pessoais, incluindo os e-mails em que sou mencionado.» O pedido é válido e o prazo começa a contar nesse dia. Depois alguém abre a caixa de correio: nas mensagens aparecem também colegas, um cliente que apresentou uma reclamação, a chefia que conduziu um processo disciplinar e um fornecedor com o telemóvel na assinatura. Entregar tudo tal como está viola os direitos dessas pessoas; rasurar tudo esvazia a resposta e abre a porta a uma queixa junto da CNPD.

Este artigo propõe um método repetível para encontrar o equilíbrio: o que a lei exige, onde se escondem os dados de terceiros, como expurgá-los de forma eficaz e o que guardar para conseguir demonstrar mais tarde que o pedido foi bem tratado.

O que exige o direito de acesso e onde termina

O artigo 15.º do RGPD reconhece ao titular o direito de saber se os seus dados são tratados, de obter informação sobre o tratamento (finalidades, categorias, destinatários, prazo de conservação, origem) e de receber uma cópia dos dados pessoais em fase de tratamento. O n.º 4 do mesmo artigo estabelece o contrapeso: o direito de obter uma cópia não pode prejudicar os direitos e liberdades de terceiros.

O Tribunal de Justiça da UE esclareceu no acórdão C-487/21 (maio de 2023) que a cópia deve ser uma reprodução fiel e inteligível dos dados e pode incluir excertos de documentos ou documentos inteiros quando isso for indispensável para o titular compreender os seus dados e exercer os seus direitos, tendo sempre em conta os direitos de terceiros. Na prática, muitas vezes será preciso entregar o próprio e-mail, com os dados das outras pessoas ocultados.

Em Portugal, a Lei n.º 58/2019 assegura a execução do RGPD e a CNPD é a autoridade de controlo. Na sua página sobre o direito de acesso, a CNPD lembra que o titular deve guardar prova do pedido e pode dirigir-se à Comissão se não obtiver resposta. Convém não confundir este direito com o acesso a documentos administrativos ao abrigo da Lei n.º 26/2016 (LADA), que segue regras próprias e cujo controlo cabe à CADA.

Prazos a marcar na agenda

• Um mês a contar da receção para responder (art. 12.º, n.º 3, do RGPD).
• Prorrogação até dois meses se o pedido for complexo ou houver muitos pedidos, desde que o titular seja informado, com os motivos, dentro do primeiro mês.
• A resposta é gratuita; só as cópias adicionais ou os pedidos manifestamente infundados ou excessivos permitem cobrar uma taxa razoável ou recusar, sempre com fundamentação.
• Se o pedido não for atendido, o titular deve ser informado no prazo de um mês dos motivos e da possibilidade de apresentar reclamação à CNPD.

Onde se escondem os dados de terceiros

Os nomes no corpo de uma carta saltam à vista. O que escapa costuma estar nos sítios que ninguém revê porque «não são conteúdo»:

• Cabeçalhos de e-mail: destinatários em cópia e em cópia oculta, listas de distribuição, endereços de reencaminhamento e a cadeia de respostas citadas no fim.
• Assinaturas com extensão, cargo ou telemóvel pessoal de colegas e fornecedores.
• Anexos: folhas de cálculo com colunas sobre outros trabalhadores, atas com a lista de presenças, certificados de incapacidade que mencionam familiares.
• Comentários e controlo de alterações no Word, notas do orador em apresentações.
• Metadados: autor, último utilizador que alterou o ficheiro, caminhos de rede com o nome de utilizador.
• Imagens e digitalizações: o cartão de cidadão de outra pessoa no mesmo ficheiro, um carimbo com nome, uma captura de ecrã de um chat.

Um método em seis passos

1. Delimitar e pesquisar

Verifique a identidade de forma proporcionada e só peça esclarecimentos quando forem realmente necessários. Pesquise em todos os sistemas com dados do requerente: correio eletrónico, CRM, processamento salarial, gestão documental, aplicações de negócio. Registe o que pesquisou, onde e com que critérios: essa nota será a sua melhor defesa se a resposta for contestada.

2. Classificar cada documento

Separe três grupos: documentos só com dados do requerente (entregar), documentos sem dados dele (fora do âmbito) e documentos mistos, que dão trabalho. Nestes, decida se basta um excerto ou se o documento completo é necessário para perceber o contexto.

3. Ponderar o que se oculta

Nem todo o dado de um terceiro é ocultado automaticamente. Pergunte se o requerente já conhece a informação, se a pessoa atuava no exercício das suas funções e que prejuízo a divulgação lhe poderia causar. A opinião de um colega sobre o requerente é dado de ambos: o habitual é comunicar o conteúdo e ocultar a identidade de quem a emitiu quando houver risco para ele. A própria CNPD, nas suas orientações sobre procedimentos administrativos, recomenda expurgar contactos, moradas e números de identificação civil que não sejam relevantes.

4. Rasurar de forma irreversível

Um retângulo preto desenhado sobre o texto não apaga nada: as palavras ficam por baixo e podem ser copiadas. Use uma ferramenta que elimine efetivamente o conteúdo, aplane o resultado e remova os metadados do PDF antes de enviar. Nos documentos digitalizados, verifique também a camada de texto OCR invisível.

5. Revisão por outra pessoa

Um colega abre o ficheiro final, procura com Ctrl+F os nomes de terceiros que constavam do original e copia e cola algumas zonas rasuradas. Se algo reaparecer, volta-se ao passo 4.

6. Entregar por um canal seguro

Se o pedido chegou por via eletrónica, a resposta é dada num formato eletrónico de uso corrente, salvo pedido em contrário. Prefira ligações com prazo de validade ou ficheiros protegidos com palavra-passe enviada por outro canal, e evite nomes de ficheiro como «Acesso_Joao_Santos_queixa_da_Maria.pdf».

E-mails e anexos: o caso mais frequente

A maioria dos pedidos de trabalhadores e clientes acaba no correio eletrónico. Imprimir mensagem a mensagem para PDF e rasurar à mão é lento e propenso a falhas, porque a mesma pessoa surge dezenas de vezes com variações («Ana», «A. Silva», «asilva@…»). É preferível trabalhar sobre a mensagem original (.eml ou .msg) para não perder cabeçalhos nem anexos, aplicar a mesma regra a toda a conversa e tratar cada anexo como um documento autónomo. O guia sobre como anonimizar e-mails com anexos explica o processo em detalhe.

O que registar para conseguir demonstrar

O princípio da responsabilidade obriga a poder demonstrar que o pedido foi bem tratado. Um processo mínimo por pedido deve incluir:

Onde entra o Anonimatum

O Anonimatum deteta, com IA própria executada em servidores na União Europeia, nomes, organizações, moradas, telefones, números de identificação e IBAN, e apresenta uma pré-visualização para revisão humana antes de aplicar uma rasura irreversível. Desde a versão 1.9.0 trata e-mails .eml e .msg com anexos: cabeçalhos, assunto e corpo são anonimizados, e os anexos que não podem ser anonimizados nunca são incluídos no resultado. A lista branca mantém visíveis os dados do requerente, os processos agrupam todos os documentos de um pedido e o registo de auditoria do grupo anota cada operação sem guardar nomes nem conteúdos dos documentos. Veja também o caso de uso sobre pedidos de acesso a dados pessoais.