Guía · Guía práctica · Correo
Cómo anonimizar correos electrónicos con sus adjuntos
Equipo Anonimatum
En resumen
Anonimizar un correo es tratar a la vez cabeceras, asunto, cuerpo, firma, mensajes citados y cada adjunto, con el mismo criterio para el mismo dato. Lo que no se puede anonimizar no se entrega.
Los correos electrónicos son, con diferencia, el documento que más datos de terceros contiene por página. Un solo mensaje reenviado lleva las direcciones de todos los que estaban en copia, la firma con el móvil de quien escribe, tres respuestas anteriores citadas con sus propias cabeceras y dos adjuntos que son documentos completos. Cuando hay que entregar ese correo a otra persona, cada una de esas capas debe revisarse.
Esta guía explica dónde aparecen los datos personales en un correo .eml o en un .msg de Outlook, por qué imprimir a PDF y tachar suele dejar huecos, cómo tratar los adjuntos y cómo hacerlo con Anonimatum. Los ejemplos son ficticios: un hilo interno donde aparecen el DNI 12345678Z de un empleado inventado y la NIE X1234567L de una proveedora.
Paso a paso
Exporta los correos
Guarda cada mensaje como .eml o como .msg de Outlook, con sus adjuntos. Exporta también los reenvíos y respuestas relevantes.
Define el criterio
Decide qué se elimina (terceros, teléfonos, direcciones, identificadores) y qué debe quedar visible, como los datos del solicitante o del organismo.
Sube los correos
En Anonimatum, sube los .eml o .msg; si forman parte de un caso, agrúpalos en un expediente con mapa compartido.
Configura la detección
Elige una plantilla o activa Anonimización RGPD, Direcciones y los patrones de DNI/NIF, correo y teléfono, y añade a la lista blanca lo que debe quedar visible.
Revisa y aplica
Revisa las marcas propuestas en cabeceras, asunto, cuerpo, firmas y mensajes citados, corrige lo necesario y anonimiza.
Descarga el ZIP
Descarga el ZIP con el correo y los adjuntos en PDF y, si lo necesitas, el .eml reconstruido.
Comprueba los adjuntos
Compara los adjuntos del original con los del ZIP, trata aparte los retenidos y documenta la entrega.
Cuándo hay que anonimizar correos
- Respuestas al derecho de acceso. El artículo 15 del RGPD da derecho a obtener copia de los datos, pero su apartado 4 aclara que ese derecho no puede afectar negativamente a los derechos y libertades de otros. Cuando la copia incluye correos, los datos de compañeros, clientes o terceros deben eliminarse; los del solicitante, no. Lo desarrollamos en solicitudes de acceso a datos.
- Litigios y procedimientos. Aportar un hilo como prueba no obliga a revelar los datos de quien no es parte: teléfonos personales, direcciones de terceros o datos de salud mencionados de pasada.
- Investigaciones internas y canales de denuncia. Al documentar un expediente o compartirlo con asesores externos, conviene proteger la identidad de testigos e informantes.
- Formación, auditoría o pruebas. Usar correos reales como ejemplo exige quitar o sustituir antes cualquier dato que permita identificar a alguien.
Dónde están los datos personales en un correo
| Parte | Qué contiene | Riesgo habitual |
|---|---|---|
| Cabeceras | De, Para, CC, Responder a, fecha, identificadores del mensaje, servidores de paso | Direcciones de terceros y nombres completos en el campo De |
| Asunto | A menudo el nombre del caso o de la persona | «Baja de Juan Pérez» delata el contenido sin abrirlo |
| Cuerpo | Texto del mensaje, en HTML y a veces también en texto plano | Tachar una versión y olvidar la otra |
| Firma | Nombre, cargo, móvil, dirección, a veces foto | Se repite en cada respuesta del hilo |
| Mensajes citados | Respuestas y reenvíos anteriores con sus propias cabeceras | Personas que ya no están en copia siguen apareciendo |
| Adjuntos | PDF, Word, Excel, imágenes y otros correos adjuntos | Cada adjunto es un documento completo con sus propios metadatos |
Hay un detalle que se pasa por alto con frecuencia: el mismo dato aparece varias veces y de formas distintas. «Laura Gómez» en el campo De, «laura.gomez@ejemplo.es» en la cabecera, «Laura» en el saludo y «L. Gómez» en la firma. Si se seudonimiza, todas esas apariciones deben recibir el mismo sustituto o el resultado será incoherente.
Por qué imprimir a PDF y tachar no basta
El método manual habitual es abrir el correo, imprimirlo a PDF y tachar. Funciona para un mensaje suelto, pero tiene limitaciones:
- Los adjuntos se quedan fuera. Al imprimir el correo solo se obtiene el cuerpo; cada adjunto hay que abrirlo, convertirlo y tratarlo por separado, y es fácil olvidar uno.
- Las cabeceras completas no se ven. El PDF muestra De, Para y Asunto, pero el .eml original contiene más campos; si después se entrega el fichero original, esos datos viajan con él.
- El hilo multiplica el trabajo. En un hilo de diez respuestas, la misma firma aparece diez veces.
- Los rectángulos negros sobre un PDF mal generado pueden dejar el texto debajo; consulta nuestra guía para anonimizar un PDF para evitarlo.
Cómo hacerlo con Anonimatum
Desde la versión 1.9.0, Anonimatum admite correos .eml y .msg de Outlook con sus adjuntos. Se anonimizan las cabeceras, el asunto, el cuerpo y los adjuntos compatibles, y el mismo dato recibe el mismo sustituto en todas sus apariciones. El resultado es un ZIP con el correo y los adjuntos en PDF y, si lo pides, el .eml reconstruido. Los adjuntos que no se pueden anonimizar nunca se incluyen en el resultado.
- La detección combina la IA propia de Anonimatum, ejecutada en servidores de la UE sin enviar el texto a modelos externos, con patrones como DNI/NIF, correo electrónico, teléfono o IBAN.
- En una respuesta al derecho de acceso, añade a la lista blanca el nombre y la dirección del solicitante para que sus propios datos sigan visibles.
- Si los correos forman parte de un caso, agrúpalos en un expediente con mapa compartido: el mismo compañero recibirá el mismo seudónimo en todos los mensajes. Más sobre esta técnica en seudonimización.
Comprobaciones antes de entregar
Antes de enviar los correos anonimizados
- He comparado los adjuntos del original con los del ZIP y sé qué se ha retenido.
- He buscado en el resultado los nombres, DNI, NIE y teléfonos de terceros: cero coincidencias.
- Las firmas y los mensajes citados del hilo están tratados igual que el mensaje principal.
- Los datos del solicitante, si es un derecho de acceso, siguen visibles.
- Si entrego el .eml reconstruido, he revisado sus cabeceras.
- He registrado qué se ha entregado, a quién y cuándo.
Para profundizar en el equilibrio entre el derecho de acceso y la protección de terceros, consulta el artículo sobre responder al derecho de acceso sin revelar datos de terceros.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa con los adjuntos que no se pueden anonimizar?
No se incluyen nunca en el resultado. Conviene comparar la lista de adjuntos y decidir si se tratan por otra vía o se deja constancia de que se han retenido.
¿En qué formato se entrega el correo anonimizado?
En un ZIP con el correo y los adjuntos en PDF y, si se pide, el .eml reconstruido.
¿Se anonimizan también las cabeceras y el asunto?
Sí. Se tratan cabeceras, asunto, cuerpo y adjuntos compatibles, y el mismo dato recibe el mismo sustituto en todas sus apariciones.
En un derecho de acceso, ¿se tachan también los datos del solicitante?
No. El solicitante tiene derecho a sus datos; lo que se protege son los datos de terceros. Añade su nombre y su dirección a la lista blanca.
¿Respondéis a derechos de acceso con correos?
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