Publier délibérations, procès-verbaux et arrêtés sans données personnelles
Délibérations du conseil municipal, procès-verbaux de séance et arrêtés du maire sont la mémoire de l'action locale et, depuis la réforme de la publicité des actes, leur publication passe d'abord par le site internet de la collectivité. Ces documents contiennent aussi des noms d'administrés, de agents, des adresses, des situations sociales ou des sanctions. Les mettre en ligne sans relecture expose la collectivité à des plaintes et à des demandes d'effacement.
Ce guide résume le cadre juridique, ce qui peut rester visible, ce qu'il faut occulter et comment organiser le travail.
Ce que le CGCT impose de publier
L'ordonnance n° 2021-1310 et le décret n° 2021-1311 du 7 octobre 2021 ont réformé la publicité des actes locaux à compter du 1er juillet 2022. Les actes réglementaires et les actes ni réglementaires ni individuels sont désormais publiés sous forme électronique, sur le site de la collectivité ; les communes de moins de 3 500 habitants peuvent choisir un autre mode de publicité par délibération. Le compte rendu de séance a été remplacé par la liste des délibérations examinées, affichée en mairie et mise en ligne dans la semaine (article L. 2121-25 du CGCT), et le procès-verbal de séance est publié sur le site internet dans la semaine qui suit son adoption (article L. 2121-15).
L'article L. 2121-26 garantit en outre à toute personne le droit de demander communication des délibérations, procès-verbaux et arrêtés municipaux.
Ce que le CRPA et la CNIL imposent d'occulter
Le code des relations entre le public et l'administration pose le principe : avant une mise en ligne, l'article L. 312-1-2 impose d'occulter les mentions couvertes par les secrets protégés (vie privée, secret médical, appréciation sur une personne identifiable…) et d'anonymiser les données personnelles, sauf disposition contraire ou exceptions prévues à l'article D. 312-1-3.
La fiche de la CNIL sur la publication en ligne des documents des collectivités précise l'articulation avec le CGCT : pour les délibérations, procès-verbaux et arrêtés, les mentions qui ne sont ni justifiées ni utiles à l'information du public sur la gestion locale doivent être occultées avant toute publication ; si l'occultation retire tout intérêt au document, il ne peut pas être publié. Elle rappelle aussi que les prises de position des élus en séance relèvent de la vie politique et peuvent être publiées, et recommande d'éviter l'indexation par les moteurs de recherche externes des données identifiantes.
Ce qui reste visible et ce qui s'occulte
| Contenu | Exemple fictif | Version publiée |
|---|---|---|
| Élus et sens du vote | Intervention d'un conseiller d'opposition | Publié : vie politique locale |
| Délégations de fonction ou de signature | Arrêté donnant délégation à un adjoint | Publiable : organisation administrative |
| Administrés auteurs d'une demande ou d'une réclamation | Demande d'occupation du domaine public | Occulter, sauf si l'identité est indispensable à la compréhension |
| Santé, handicap, aide sociale | Attribution d'un secours d'urgence | Toujours occulter |
| Agents : situation individuelle | Sanction disciplinaire d'un agent | Occulter l'identité et les faits personnels |
| Arrêtés de police visant une personne | Arrêté de mise en demeure d'un propriétaire | Occulter nom, adresse précise et références cadastrales identifiantes si non nécessaires |
| Coordonnées, RIB, signatures manuscrites | Adresse postale d'un requérant | Occulter |
Les autorisations d'urbanisme suivent un régime particulier : la CNIL cite un avis de la CADA admettant la communication du nom et de l'adresse du pétitionnaire et de l'architecte. Pour les autres actes individuels, la règle reste de ne publier que ce qui est utile à l'information du public. Le cas d'usage transparence publique et documents anonymisés détaille d'autres types de pièces.
Les erreurs techniques qui ruinent l'effort
- PDF image sans OCR : la CNIL recommande d'ailleurs un format ouvert et réutilisable, pas un simple scan ; sans texte, l'outil ne repère rien.
- Caviardage superposé : un rectangle noir laissant le texte dessous, récupérable par copier-coller.
- Métadonnées : auteur, nom de fichier ou commentaires nominatifs ; pensez à supprimer les métadonnées du PDF avant la mise en ligne.
- Annexes oubliées : la délibération est propre, la liste des bénéficiaires annexée ne l'est pas.
- Retransmissions vidéo : les interventions du public sont aussi des données personnelles.
- Moteurs de recherche : un document retiré peut rester indexé ; le plus sûr est de ne pas publier la donnée.
Organiser le travail
Fixez par écrit la règle applicable à chaque type d'acte, tenez une liste des élus et responsables dont le nom doit rester visible et gardez trace de la relecture. La checklist de publication de documents peut servir de base.
Anonimatum répond à ce flux. Un modèle système pour les décisions des collectivités laisse visibles dates, montants et numéros de dossier et détecte noms, identifiants, adresses, immatriculations, signatures et cachets. La liste blanche évite de masquer élus et responsables, l'OCR traite les registres scannés et l'aperçu permet de valider chaque proposition avant application. Le document final supprime réellement le texte, sans métadonnées, et peut être publié dans la GED ou le portail de la collectivité via REST ou CMIS. Un journal d'audit trace chaque opération sans conserver le contenu. Les formules sont sur la page des tarifs et l'abonnement se souscrit en ligne.
Questions fréquentes
Peut-on publier le nom des élus dans le procès-verbal ?
Oui. Leurs interventions et votes relèvent de la vie politique locale. Les éléments de leur vie privée qui apparaîtraient dans un document sont une autre question.
Faut-il occulter un document communiqué sur demande ?
Le droit de communication de l'article L. 2121-26 du CGCT est large, mais la CNIL rappelle que les mentions non justifiées par l'information du public sur la gestion locale doivent être occultées avant communication.
Combien de temps un acte publié doit-il rester en ligne ?
La CNIL mentionne les règles de publication électronique du CGCT, avec une durée minimale de mise en ligne de deux mois. Au-delà, la question de la conservation des données personnelles se pose.
Les initiales suffisent-elles ?
Pas toujours. Dans une petite commune ou avec des éléments de contexte (rue, activité), des initiales peuvent suffire à identifier. Il faut alors occulter aussi ces éléments.