Publicar actas de pleno y decretos sin datos personales: guía para entidades locales
Las actas de pleno, los decretos de alcaldía y las resoluciones de la junta de gobierno son la memoria de la actividad municipal y, cada vez más, se publican íntegras en la sede electrónica o en el portal de transparencia. Contienen también nombres de vecinos que presentan alegaciones, datos de empleados públicos, domicilios, situaciones sociales o sanciones. Publicar sin revisar es una de las causas más frecuentes de reclamaciones ante la AEPD en el ámbito local.
Esta guía resume qué dice la normativa, qué datos pueden quedar visibles, cuáles hay que suprimir y cómo organizar el trabajo para que la publicación sea rápida y segura.
Qué obliga a publicar y qué protege la ley
La Ley 7/1985, reguladora de las Bases del Régimen Local, establece en su artículo 70.1 que las sesiones del pleno son públicas, aunque pueden ser secretos el debate y la votación de asuntos que afecten al derecho del artículo 18.1 de la Constitución (honor, intimidad y propia imagen) cuando así se acuerde por mayoría absoluta; las sesiones de la junta de gobierno local no son públicas. El artículo 70.2 dispone que los acuerdos se publican o notifican en la forma prevista por la ley, y el 70.3 reconoce el derecho de la ciudadanía a obtener copias de los acuerdos, cuya denegación o limitación por afectar a la intimidad debe motivarse.
La Ley 19/2013, de transparencia, añade la publicidad activa. Su artículo 5.3 aplica a la publicación los límites del derecho de acceso, en especial la protección de datos del artículo 15, y exige que, cuando la información contenga datos especialmente protegidos, solo se publique previa disociación. Las leyes autonómicas de transparencia pueden ampliar lo que se publica, pero no rebajan estas garantías.
Por encima de todo está el principio de minimización del RGPD (artículo 5.1.c): aunque exista habilitación para publicar el acuerdo, no la hay automáticamente para publicar todos los datos personales que contiene. La AEPD ha tramitado procedimientos contra entidades locales por difundir en internet actas con datos de salud o con el DNI de vecinos que no eran necesarios para entender el acuerdo.
Nombre y DNI: la disposición adicional séptima de la LOPDGDD
Cuando sea necesario identificar a un interesado en la publicación de un acto administrativo, la disposición adicional séptima de la LOPDGDD fija la regla: nombre y apellidos más cuatro cifras numéricas aleatorias del DNI, NIE o documento equivalente, alternando las posiciones si se publican varios actos. En las notificaciones por anuncio, la identificación se hace solo con el número completo del documento. Lo que nunca debe aparecer es el nombre junto con el número completo del documento.
Qué se publica y qué se suprime
| Contenido | Ejemplo ficticio | Versión pública |
|---|---|---|
| Concejales y sentido del voto | Intervención de un portavoz en el debate | Se publica: es actividad pública |
| Cargos y empleados en el ejercicio de sus funciones | La secretaria da fe del acuerdo | Nombre y cargo visibles; nunca datos de su vida privada |
| Vecinos que presentan alegaciones o solicitudes | Alegación al plan de movilidad | Suprimir o seudonimizar; si debe identificarse, regla de la DA 7.ª |
| Salud, discapacidad, servicios sociales, violencia de género | Ayuda de emergencia social a una familia | Disociar siempre: datos especialmente protegidos |
| Personal: nombramientos y ceses | Nombramiento de un funcionario interino | Publicable con nombre y puesto |
| Personal: expedientes disciplinarios y bajas | Incoación de un expediente disciplinario | Suprimir la identidad y los hechos personales |
| Sanciones a particulares | Sanción por una infracción de ordenanza | Suprimir identidad, domicilio y matrícula |
| Domicilios, teléfonos, cuentas, firmas manuscritas | Domicilio de notificación del recurrente | Suprimir |
Los decretos de alcaldía de los que se da cuenta al pleno siguen las mismas reglas: un decreto de concesión de una licencia o de una ayuda puede publicarse dejando visibles el objeto, la fecha y el número de expediente, y suprimiendo la identificación del beneficiario cuando no sea necesaria. El caso de uso de transparencia pública con documentos anonimizados desarrolla otros tipos de documento.
Errores técnicos que anulan el esfuerzo
- Actas escaneadas sin OCR: el texto no es buscable para la herramienta y los datos pasan desapercibidos.
- Tachado superpuesto: un recuadro negro en el PDF que deja el texto debajo, recuperable con copiar y pegar.
- Metadatos y propiedades: autor, nombre del fichero o comentarios con datos personales; conviene eliminar los metadatos del PDF antes de publicar.
- Anexos olvidados: el acta está limpia, pero el anexo con el listado de solicitantes no.
- Videoactas y grabaciones: si se publican, las intervenciones de vecinos también son datos personales.
- Buscadores: un acta retirada puede seguir indexada; lo seguro es no publicar el dato desde el principio.
Cómo organizar el trabajo
Funciona bien separar dos versiones: el original íntegro, que se conserva en el expediente y en el libro de actas o de resoluciones, y la versión pública, que se genera para la sede o el portal. Fija por escrito los criterios (qué se publica de cada tipo de documento), aplica siempre la misma lista de concejales y cargos que deben seguir visibles y deja constancia de quién revisó cada documento antes de publicarlo. La checklist para publicar documentos sirve de punto de partida.
Anonimatum está pensado para este flujo. Su plantilla del sistema para resoluciones municipales deja visibles fechas, importes y número de expediente y busca nombres, DNI/NIF, direcciones, matrículas, firmas y sellos. La lista blanca evita tachar a concejales y cargos públicos, el OCR trata las actas escaneadas y la previsualización permite revisar cada propuesta antes de aplicarla. El documento resultante elimina el texto de verdad y sin metadatos, y puede publicarse en el gestor de expedientes o portal de transparencia mediante integración REST o CMIS. El registro de auditoría deja constancia de cada operación sin guardar el contenido. La página para ayuntamientos recoge cómo solicitar una demostración con vuestros propios documentos.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden publicar los nombres de los concejales en las actas?
Sí. Sus intervenciones y votos forman parte de la actividad pública de la corporación. Lo que no procede es publicar datos de su vida privada que aparezcan en el acta.
¿Basta con poner las iniciales del vecino?
No siempre. En municipios pequeños o con datos de contexto (calle, actividad) las iniciales pueden identificar. Valora suprimir también esos datos o seudonimizar.
¿Hay que anonimizar el acta que se entrega a quien pide una copia?
El artículo 70.3 de la LBRL reconoce el derecho a obtener copias, pero su limitación por la intimidad de terceros es posible de forma motivada; a menudo la solución es entregar una versión con los datos de terceros suprimidos.